Дата публикации: 22 мая 2026 года
Вопрос удержания стоимости трудовой книжки из заработной платы работника является актуальным как для бухгалтеров, так и для кадровиков. Согласно действующему законодательству, такие удержания возможны только при наличии письменного заявления сотрудника. В данной статье мы подробно рассмотрим:
- Правовые основания для удержания
- Порядок оформления документов
- Бухгалтерские проводки
- Ограничения и особенности процедуры
Правовые основания для удержания стоимости трудовой книжки
Нормативная база
Согласно статье 137 Трудового кодекса РФ, удержания из заработной платы могут производиться только в случаях, прямо предусмотренных федеральными законами. К таким случаям относится:
- Возмещение неотработанного аванса, выданного в счет заработной платы;
- Погашение задолженности по подотчетным суммам;
- Возмещение ущерба, причиненного работодателю;
- Возмещение стоимости бланка трудовой книжки или вкладыша (на основании пункта 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Размер удержания
Согласно статье 138 ТК РФ, общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать:
- 20% от заработной платы;
- 50% в случаях, предусмотренных федеральными законами (например, при удержании алиментов).
В отношении стоимости трудовой книжки действует общее правило — не более 20% от заработной платы.
Порядок оформления документов
Шаг 1: Получение заявления от работника
Для правомерного удержания необходимо:
- Получить от работника письменное заявление об удержании стоимости трудовой книжки;
- Заявление должно содержать:
- ФИО работника;
- Должность;
- Сумму удержания;
- Подпись работника;
- Дата составления.
Директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от Петрова Петра Петровича
(должность, ФИО)
Заявление
Прошу удержать из моей заработной платы стоимость бланка трудовой книжки в размере 300 (Триста) рублей.
г. _______________ /Петров П.П./
Шаг 2: Издание приказа (при необходимости)
В некоторых случаях (например, при утрате трудовой книжки по вине работника) работодатель может издать приказ о взыскании стоимости бланка. Однако, даже в этом случае требуется согласие работника на удержание.
Бухгалтерские проводки при удержании стоимости трудовой книжки
Типовые проводки
Удержание стоимости трудовой книжки отражается в бухгалтерском учете следующими проводками:
Сумма удержания: 3 000 рублей
Проводки:
Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 73.03 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», 3 000 руб.
Объяснение: Списание задолженности работника перед работодателем за бланк трудовой книжки.
Сумма удержания: 235 рублей
Проводки:
Дт 2.304.03.830 «Удержания из заработной платы» Кт 2.209.34.660 «Расчеты по ущербу имуществу», 235 руб.
Объяснение: Погашение задолженности по возмещению стоимости вкладыша.
Учет НДФЛ
При удержании стоимости трудовой книжки необходимо помнить, что:
- НДФЛ удерживается с полной суммы заработной платы;
- Удержание стоимости трудовой книжки производится после удержания НДФЛ;
- В расчетном листке указывается сумма удержания и сумма к выплате.
Особенности и ограничения
Нельзя удержать без согласия работника
Согласно статье 137 ТК РФ, удержание стоимости трудовой книжки возможно только:
- По письменному заявлению работника;
- В размере, не превышающем 20% от заработной платы;
- После удержания НДФЛ и исполнительных документов.
Случаи, когда удержание невозможно
Удержание стоимости трудовой книжки не допускается в следующих случаях:
- Если работник не написал заявление;
- Если сумма удержания превышает 20% от заработной платы;
- Если удержание производится в бесспорном порядке (без согласия работника).
Ответственность работодателя
В случае неправомерного удержания работник вправе:
- Обратиться в трудовую инспекцию;
- Подать иск в суд;
- Требовать возмещения ущерба.
Практические рекомендации
Для бухгалтеров
При оформлении удержания необходимо:
- Проверить наличие заявления работника;
- Убедиться, что сумма удержания не превышает 20% от заработной платы;
- Отразить удержание в расчетном листке;
- Своевременно отразить проводки в бухгалтерском учете.
Для кадровиков
При оформлении трудовой книжки необходимо:
- Разъяснить работнику порядок возмещения стоимости бланка;
- Получить письменное заявление об удержании;
- Следить за соблюдением трудового законодательства.
Удержание стоимости трудовой книжки из заработной платы работника — это процедура, требующая строгого соблюдения трудового законодательства. Основные моменты, которые необходимо помнить:
- Обязательное наличие письменного заявления работника.
- Ограничение размера удержания, не более 20% от заработной платы.
- Удержание производится после удержания НДФЛ.
- Отражение в бухгалтерском учете: Дт 70 Кт 73.03.
- Ответственность за неправомерное удержание — вплоть до судебных разбирательств.
Соблюдение всех требований законодательства позволит избежать спорных ситуаций и обеспечит правомерность удержания стоимости трудовой книжки из заработной платы.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли удержать стоимость трудовой книжки без заявления работника?
Нет. Согласно статье 137 ТК РФ, удержание возможно только при наличии письменного согласия работника.
Какую максимальную сумму можно удержать?
Общий размер всех удержаний не может превышать 20% от заработной платы. В некоторых случаях (например, при удержании алиментов) — до 50%.
Нужно ли удерживать НДФЛ с суммы удержания?
Нет. НДФЛ удерживается с полной суммы заработной платы. Удержание стоимости трудовой книжки производится после удержания НДФЛ.
Можно ли удержать стоимость трудовой книжки с несовершеннолетнего работника?
Да. Согласно пункту 47 Правил ведения трудовых книжек, стоимость бланка может быть удержана с несовершеннолетнего работника при наличии его согласия.
Полезные ссылки
- Официальный сайт КонсультантПлюс
- Главная книга — бухгалтерские новости
- Аюдар Инфо — бухгалтерский учет
Дата следующего обновления: 22 ноября 2026 года