В современной практике трудового права вопросы, связанные с удержанием стоимости трудовой книжки или её вкладыша, становятся особенно актуальными. Это касается как случаев порчи или утраты документа по вине работника, так и ситуаций, когда работодатель обязан выдать новый бланк при приеме на работу впервые или при необходимости дополнительного вкладыша.

В данной статье мы подробно рассмотрим:

• Правовые основания для удержания стоимости трудовой книжки;
• Как правильно оформить удержание через заявление работника;
• Образцы документов и пошаговые инструкции;
• Ответственность работодателя и работника;
• Частые ошибки и как их избежать.

Правовые основания для удержания стоимости трудовой книжки

Согласно статье 238 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), работник несет материальную ответственность за ущерб, причиненный работодателю. Однако удержание стоимости бланка трудовой книжки возможно только в строго определенных случаях.

В то же время, если:

• работник пришел устраиваться впервые и у него нет трудовой книжки;
• необходим дополнительный вкладыш;
• работник испортил бланк по собственной неосторожности;

— то работодатель вправе выдать новый бланк, но стоимость бланка может быть удержана из заработной платы работника по его письменному заявлению.

Это регулируется:

• Пунктом 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225);
• Статьей 137 ТК РФ, которая разрешает удержания из заработной платы по инициативе работника.

При этом удержание не может превышать 20% от заработной платы за один месяц (статья 138 ТК РФ).

Когда работодатель обязан выдать трудовую книжку

Согласно статье 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в последний день работы. В случае задержки выдачи трудовой книжки более чем на один день, работодатель обязан выплатить работнику компенсацию в размере среднего заработка за каждый день задержки (статья 234 ТК РФ).

Также работодатель обязан:

• вести учет движения трудовых книжек;
• обеспечивать их сохранность;
• вносить записи в соответствии с законодательством;
• выдавать дубликаты в случае утери или порчи.

Если работник не получил трудовую книжку в день увольнения, он вправе обратиться в суд или трудовую инспекцию.

Как оформить удержание стоимости трудовой книжки

Удержание возможно только с согласия работника. Для этого необходимо:

Шаг 1. Написание заявления работником

Работник должен подать письменное заявление об удержании стоимости бланка трудовой книжки из его заработной платы. Образец такого заявления приведен ниже.

К заявлению прилагаются:

• чек или квитанция о покупке бланка (если работник приобретал его самостоятельно);
• акт о порче или утрате трудовой книжки (если документ был испорчен по вине работника).

Шаг 2. Издание приказа об удержании

На основании заявления работника работодатель издает приказ об удержании. Образец приказа:

Шаг 3. Отражение удержания в расчетных документах

В расчетном листке за май 2026 года должна быть указана сумма удержания с пояснением причины.

Пример записи в расчетном листке:

• Начислено: 50 000 руб.
• Удержано: 300 руб. (стоимость бланка трудовой книжки)
• К выплате: 49 700 руб.

На что обратить внимание при удержании

Ограничения по удержанию

Согласно статье 138 ТК РФ, общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать:

• 20% от заработной платы — в общем случае;
• 50% — при удержании по нескольким исполнительным документам;
• 70%, в случаях, предусмотренных федеральным законом (например, при взыскании алиментов).

Поэтому перед удержанием важно убедиться, что общая сумма удержаний не превышает установленный лимит.

Документальное оформление

Все удержания должны быть документально подтверждены:

• заявлением работника;
• приказом об удержании;
• актом о порче или утрате;
• квитанцией или чеком на покупку бланка;
• ведомостью на выплату заработной платы с указанием удержаний.

Бухгалтерский учет

Удержание отражается в бухгалтерском учете проводкой:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

На сумму удержания.

Ответственность сторон

Ответственность работодателя

Если работодатель:

• не выдал трудовую книжку в последний день работы;
• неправильно оформил запись об увольнении;
• не выплатил компенсацию за задержку;

— он несет ответственность по статье 234 ТК РФ и может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства).

Ответственность работника

Если работник испортил бланк трудовой книжки по неосторожности, он может быть привлечен к материальной ответственности в размере стоимости бланка, но только по его заявлению об удержании.

Если удержание произведено без согласия, работник вправе обратиться в трудовую инспекцию или суд для защиты своих прав.

Частые ошибки и как их избежать

Ошибка 1. Удержание без заявления работника

Последствие: Признание удержания незаконным, обязанность вернуть удержанную сумму с процентами.

Решение: Всегда требуйте письменное заявление от работника.

Ошибка 2. Удержание сверх установленного лимита (20%)

Последствие: Административная ответственность для работодателя.

Решение: Проверяйте общий объем удержаний перед каждой выплатой.

Ошибка 3. Отсутствие документального подтверждения

Последствие: Невозможность доказать правомерность удержания в суде.

Решение: Оформляйте все документы: заявление, приказ, акт, расчетные ведомости.

Ошибка 4. Неправильное оформление трудовой книжки

Последствие: Признание записи недействительной, необходимость исправления.

Решение: Следуйте Правилам ведения трудовых книжек и приказу Минтруда России от № 589н.

Образцы документов

Образец заявления об удержании стоимости трудовой книжки (Word, PDF)

Вы можете скачать бесплатный образец заявления по ссылке:

• Заявление об удержании стоимости трудовой книжки (образец 2026)
• Приказ об удержании (образец 2026)
• Акт о порче трудовой книжки

Образец расчетного листка с удержанием

Пример заполнения расчетного листка:

Используйте этот чек-лист при оформлении удержания стоимости трудовой книжки:

1. Проверьте, есть ли у работника основания для выдачи нового бланка (первичное трудоустройство, порча по вине работника).
2. Получите от работника письменное заявление об удержании.
3. Оформите акт о порче или утрате трудовой книжки (если применимо).
4. Издайте приказ об удержании.
5. Убедитесь, что общая сумма удержаний не превышает 20% от зарплаты.
6. Отразите удержание в расчетном листке.
7. Отразите удержание в бухгалтерском учете.
8. Сохраните все документы не менее 5 лет;

Удержание стоимости трудовой книжки — это деликатная процедура, требующая строгого соблюдения трудового законодательства. Основные правила:

• Удержание возможно только с согласия работника;
• Обязательно наличие заявления и приказа;
• Нельзя превышать лимит удержаний (20%);
• Все действия должны быть документально подтверждены;
• Работодатель не вправе удерживать стоимость, если документ испорчен не по вине работника.

Следуя этим рекомендациям, вы избежите споров с работниками и проверок со стороны контролирующих органов.

Если у вас остались вопросы или нужны дополнительные образцы документов — обратитесь к профильному юристу или в службу по работе с персоналом.

Дата публикации: 22 мая 2026 года