Трудовая книжка – один из важнейших документов‚ подтверждающих трудовую историю работника. В ней фиксируются сведения о месте работы‚ должности‚ сроках трудового договора‚ основаниях увольнения и многое другое. Одним из вопросов‚ который часто возникает у сотрудников и работодателей‚ является необходимость указания номера телефона в трудовой книжке. В этой статье мы разберём‚ какие нормативные акты регулируют этот вопрос‚ какие практические рекомендации существуют и как правильно оформить запись в бумажной и электронной трудовой книжке.

Что регулирует оформление трудовой книжки?

Содержание и порядок заполнения трудовой книжки регулируются Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и рядом подзаконных актов:

• Статья 66 ТК РФ – перечень обязательных сведений‚ которые должны быть внесены в трудовую книжку.
• Постановление Правительства РФ от № 1595 «Об утверждении формы трудовой книжки».
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «Об электронных трудовых книжках» (ч. 3 ст. 2).

Обязан ли работодатель указывать номер телефона в трудовой книжке?

Согласно статье 66 ТК РФ‚ в трудовую книжку вносятся следующие сведения:

1. Фамилия‚ имя‚ отчество работника.
2. Дата рождения.
3. Сведения о трудовой деятельности (дата приема‚ должность‚ основание увольнения и т.д.).
4. Сведения о награждениях‚ повышении квалификации.

Ни один из перечисленных пунктов не подразумевает указание номера телефона. Поэтому законодательством не предписано вносить контактный номер в трудовую книжку. Тем не менее‚ в некоторых организациях в графе «Примечание» или в отдельном поле могут фиксировать телефон для внутренних нужд (например‚ для быстрого оповещения в случае экстренной ситуации). Такое дополнение не является обязательным и должно соответствовать требованиям конфиденциальности персональных данных.

Как правильно оформить запись о телефоне (если это необходимо)

Если работодатель решает указать номер телефона‚ следует соблюдать следующие правила:

• Согласие работника. По закону о персональных данных (ФЗ № 152‑ФЗ) любое обработка персональных данных‚ включая их запись в трудовой книжке‚ требует согласия субъекта данных.
• Размещение в разделе «Примечание». Номер телефона следует вносить в строку «Примечание» (если такая строка предусмотрена в шаблоне) или в отдельный листок‚ прикреплённый к трудовой книжке.
• Обновление при изменении. При смене номера работник обязан в письменной форме уведомить работодателя‚ а работодатель – внести исправление в соответствии с правилами исправления записей (штриховка‚ подпись и печать).
• Защита от несанкционированного доступа. Доступ к трудовой книжке имеет только работник и уполномоченные лица организации. Номер телефона не должен быть виден посторонним.

Электронная трудовая книжка и телефонный номер

С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК). По статье 66.1 ТК РФ сведения о трудовой деятельности фиксируются в электронном виде‚ а доступ к ним осуществляется через портал ПФР.

В ЭТК также нет обязательного поля для телефона. При желании организации добавить контактный номер‚ это делается в разделе «Дополнительные сведения» и также требует согласия работника.

Преимущества ЭТК при работе с контактными данными

• Автоматическое обновление данных без необходимости физического доступа к книжке.
• Контроль доступа: только уполномоченные пользователи могут просматривать или изменять сведения.
• Сокращение риска утраты или повреждения бумажных документов.

Последствия неправильного указания телефона

Несоблюдение правил оформления может привести к:

1. Нарушению законодательства о персональных данных – возможны штрафы для работодателя.
2. Отказу в признании записи в трудовой книжке в случае спора (например‚ при проверке ПФР).
3. Уменьшению доверия со стороны сотрудников и ухудшению имиджа организации.

Как правильно исправлять ошибку‚ если номер телефона был внесён неверно

Для исправления записи в бумажной трудовой книжке необходимо:

1. Сделать двойную линию (штриховку) через ошибочную запись.
2. Подписать исправление (работник и лицо‚ вносящее запись) и поставить печать организации.
3. Внести правильный номер в свободную строку «Примечание» или в отдельный листок.

В электронной трудовой книжке исправление производится через портал ПФР: работник подаёт запрос‚ а уполномоченный кадровик вносит корректировку в системе.

Практические рекомендации для работодателей

• Не вносите номер телефона в трудовую книжку без письменного согласия работника.
• Если телефон нужен только для внутренних целей‚ фиксируйте его в отдельном документе (например‚ в личном деле сотрудника)‚ а не в трудовой книжке.
• Обучайте кадровый персонал правилам заполнения и исправления записей в трудовых книжках;
• При переходе на электронную трудовую книжку убедитесь‚ что в системе предусмотрены поля для «Дополнительных сведений» и что они защищены в соответствии с ФЗ о персональных данных.

Номер телефона не является обязательным элементом трудовой книжки согласно действующему законодательству. Его указание допускается только при наличии согласия работника и должно быть оформлено в соответствии с правилами ведения документа. При переходе на электронную трудовую книжку процесс упрощается‚ но требования к защите персональных данных остаются прежними. Соблюдая указанные рекомендации‚ работодатели смогут избежать юридических рисков и обеспечить корректное ведение трудовых книжек.

Дата публикации: