Вопрос о том, необходимо ли указывать структурное подразделение при заполнении трудовой книжки работника, является одним из самых частых у кадровиков и работодателей. Ответ на него не так однозначен, как может показаться на первый взгляд, и напрямую зависит от условий трудового договора. В этой статье мы подробно разберем нормативную базу, правила внесения записей и типичные ошибки.
Что говорит закон: базовое правило
Согласно пункту 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утвержденной Постановлением Минтруда России от № 69), в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), а также наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации.
Таким образом, ключевым фактором выступает именно наличие условия о работе в конкретном подразделении в трудовом договоре.
Когда указание структурного подразделения ОБЯЗАТЕЛЬНО
Существует два основных сценария, при которых наименование структурного подразделения должно быть обязательно указано в графе 3 трудовой книжки:
- Подразделение указано в трудовом договоре. Если в контракте работника прописано, что он принимается в конкретный отдел, цех, лабораторию или филиал, работодатель обязан продублировать эту информацию в трудовой книжке. Например, формулировка может звучать так: «Принят в отдел маркетинга на должность менеджера».
- Подразделение находится в другой местности. Если структурное подразделение организации расположено в другом городе или регионе (отличном от головного офиса), то указание этого подразделения и его местонахождения в трудовом договоре является обязательным требованием ТК РФ. Следовательно, эта информация в обязательном порядке переносится и в трудовую книжку (Информационный портал Роструда Онлайнинспекция.рф).
Когда указание структурного подразделения НЕ ТРЕБУЕТСЯ
Если в трудовом договоре с работником не указано конкретное структурное подразделение (то есть он принимается просто на должность в штат организации), то и в трудовой книжке делать запись о подразделении не нужно. В таком случае в графе 3 пишется только наименование должности, профессии, специальности с указанием квалификации. Например: «Принят на должность бухгалтера».
Примеры заполнения графы 3 «Сведения о работе»
- С подразделением: «Принят в производственный цех №2 на должность токаря».
- Без подразделения: «Принят на должность токаря».
Переименование структурного подразделения
Часто на практике возникает ситуация, когда отдел или цех меняет свое название (например, «Отдел продаж» стал «Департаментом коммерции»). Как быть в этом случае?
Если структурное подразделение было указано в трудовом договоре, то при его переименовании необходимо:
- Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении наименования подразделения.
- Издать приказ о переименовании подразделения.
- Внести запись в бумажную трудовую книжку.
Важный нюанс: при переименовании подразделения в трудовой книжке делается запись именно о переименовании, а не о переводе. Перевод подразумевает изменение трудовой функции или поручение работы у другого работодателя, в то время как переименование отдела не меняет сущности работы сотрудника.
Электронная трудовая книжка (СТД-Р)
С переходом на электронные трудовые книжки (форма СТД-Р) правила остались аналогичными. В графе 5 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» подразделение указывается ровно по тем же принципам: только если оно является обязательным условием трудового договора. Если у организации нет структурных подразделений или оно не указано в договоре, графа заполняется только наименованием должности.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка №1: Внесение записи о структурном подразделении в трудовую книжку, когда в договоре оно не прописано. Это нарушение Инструкции № 69, которое может привести к необходимости исправлять запись.
- Ошибка №2: Несоответствие наименования подразделения в договоре и в трудовой книжке. Запись в книжке должна слово в слово повторять формулировку из трудового договора и приказа о приеме на работу.
- Ошибка №3: Оформление переименования подразделения как «перевода». Правильно писать: «Структурное подразделение “Отдел кадров” переименовано в “Управление по работе с персоналом”».
Резюме
Главное правило при заполнении трудовой книжки — полное соответствие условиям трудового договора. Наличие записи о структурном подразделении не является самоцелью. Если подразделение фигурирует в договоре, пишем его в книжке обязательно. Если нет — ограничиваемся только наименованием должности. Такой подход гарантирует соблюдение трудового законодательства и избавит работодателя от ненужных штрафов и исправлений.