Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. Несмотря на развитие электронных форм учёта, бумажный вариант продолжает применяться во многих организациях. Ниже подробно рассмотрен процесс утверждения бланка трудовой книжки, актуальные нормативные акты и особенности его использования с 2023 года.

Нормативная база

• Федеральный закон от № 439‑ФЗ – в пункте 8 статьи 2 указано, что формирование сведений о трудовой деятельности работника осуществляется в установленном порядке, включая ведение бумажной трудовой книжки.
• Приказ Минтруда России № 320Н от – утвердил новую форму трудовой книжки (и соответствующий бланк), которая вступила в силу с 1 января 2023 года.
• Трудовой кодекс РФ (ст; 66) – определяет трудовую книжку как основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
• Постановление Правительства РФ от № 1845 – регулирует вопросы приобретения, хранения и выдачи бланков трудовых книжек работодателем.

Эти нормативные акты совместно устанавливают, что работодатель обязан обеспечить работника бланком трудовой книжки установленного образца и вести её в соответствии с утверждённой формой.

Что такое «утвердить бланк трудовой книжки»?

Под утверждением понимают официальное принятие конкретного образца бланка (формата, размеров, расположения полей) в качестве обязательного для использования в организации. Утверждение может быть выполнено:

1. На уровне федерального законодательства (Приказ Минтруда № 320Н).
2. На уровне внутренних локальных актов организации (приказ о принятии бланка, утверждение образца в положении о кадровом документообороте).

После утверждения бланк считается действительным для заполнения трудовых записей, выдачи сотрудникам и хранения в личном деле.

Основные особенности новой формы (с )

• Обновлённый макет – изменено расположение разделов «Сведения о работе», «Награды и поощрения», «Сведения оDismissal».
• Увеличенные поля для дат – формат ДД.ММ.ГГГГ теперь занимает больше места, что снижает риск ошибок при заполнении.
• Наличие QR‑кода (опционально) – позволяет быстро проверить подлинность бланка при помощи специального приложения.
• Уточнённые требования к бумаге – плотность не менее 80 г/м², цвет – белый, без линий и рисунков, обеспечивающих хорошую читаемость рукописного текста.

Эти изменения направлены на повышение надёжности ведения трудовых записей и упрощение последующей digitization (перевода в электронный вид).

Порядок утверждения бланка в организации

Подготовка проекта

• Скачать актуальный образец бланка с официального сайта Минтруда России (раздел «Нормативные акты»).
• Проверить соответствие образца требованиям Приказа № 320Н (формат A5, поля, шрифт).
• При необходимости внести корпоративные реквизиты (логотип, наименование организации) в верхнюю или нижнюю часть бланка – это допустимо, если не искажает основные поля.

Внутреннее утверждение

1. Подготовить проект приказа о утверждении бланка трудовой книжки.
2. Согласовать проект с юридическим отделом и службой кадров.
3. Издать приказ (пример формулировки):
   «Приказываю утвердить бланк трудовой книжки установленного образца, соответствующий Приказу Минтруда России № 320Н от , для использования в организации с .»
4. Ознакомить сотрудников отдела кадров и бухгалтерии с новым бланком под подпись.
5. Обеспечить закупку достаточного количества бланков (с учётом текущей численности сотрудников и запаса на случай порчи).

Хранение и выдача

• Бланки хранятся в отделе кадров в условиях, исключающих повреждение (сухое, темное место, защищённое от прямого солнечного света).
• При приёме на работу сотруднику выдаётся новый бланк трудовой книжки под расписку в личной карточке.
• При переводе сотрудника на другую должность внутри организации бланк остаётся у работника; при увольнении – выдаётся на руки вместе с справкой о стаже.

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовой книжки

Нарушение требований к бланку и порядку его ведения может повлечь:

• Административные штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение правил ведения трудовых книжек) – от 1 000 до 5 000 руб для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб для организаций.
• Трудовые споры, связанные с невозможностью подтверждения стажа работника при обращении в Пенсионный фонд или при трудоустройстве.
• Репутационные риски – утрата доверия со стороны сотрудников и контролирующих органов.

Практические рекомендации для кадровой службы

1. Регулярно обновляйте нормативную базу – подпишитесь на рассылку Минтруда и следите за изменениями в Приказах и Постановлениях.
2. Ведите журнал учёта бланков – фиксируйте количество полученных, выданных и оставшихся бланков, чтобы избежать дефицита или излишков.
3. Обучайте сотрудников отдела кадров – проводите краткие инструктажи по правильному заполнению новых полей (особенно дат и QR‑кода).
4. Используйте проверочные чек‑листы перед выдачей бланка сотруднику (соответствие формата, отсутствие механических повреждений, читаемость полей).
5. Архивируйте копии бланков – при переходе на электронный трудовой резерв сохраняйте скан‑копии выданных книжек в соответствии с требованиями к хранению персональных данных.

Утверждение бланка трудовой книжки – это не просто формальная процедура, а важный элемент обеспечения законности кадрового документооборота организации. Соблюдение требований Федерального закона № 439‑ФЗ, Приказа Минтруда № 320Н и внутренних локальных актов позволяет:

• Гарантировать соответствие трудовой книжки установленному образцу;
• Снизить риски административных штрафов и трудовых споров;
• Обеспечить удобство и надёжность ведения трудовых записей как для работодателя, так и для сотрудника.

Следуя представленным рекомендациям и регулярно обновляя свои внутренние нормативные документы, кадровая служба сможет эффективно управлять процессом утверждения и использования бланков трудовых книжек в условиях меняющегося законодательства.