При увольнении работника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку в день прекращения трудового договора. Однако на практике часто встречаются ситуации‚ когда сотрудник отсутствует на рабочем месте в свой последний рабочий день или отказывается забирать документы. В таких случаях‚ чтобы избежать ответственности за задержку выдачи трудовой книжки‚ работодатель обязан направить работнику специальное уведомление по почте.
Зачем отправлять уведомление?
Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ‚ если в день увольнения выдать трудовую книжку работнику невозможно (он отсутствует или отказывается её забирать)‚ работодатель должен:
- Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку по почте.
- Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Если уведомление не отправлено‚ работодатель может быть привлечен к материальной ответственности и обязан будет выплатить работнику средний заработок за каждый день задержки.
Как правильно отправить уведомление?
Чтобы документ имел юридическую силу‚ необходимо соблюсти следующие правила:
- Форма отправки: Уведомление следует отправлять заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Опись и почтовая квитанция будут служить доказательством отправки именно этого документа в случае судебных споров.
- Адрес: Письмо отправляется по адресу проживания (регистрации) работника‚ известному работодателю. Если в личной карточке или трудовом договоре указано несколько адресов‚ лучше отправить уведомления по всем известным адресам.
- Сроки: Уведомление должно быть отправлено не позднее следующего рабочего дня после дня увольнения‚ если работник не явился за документами.
Что должно быть в уведомлении?
Законодательством не установлена строгая форма (унифицированный образец) данного документа‚ поэтому работодатель может составить его самостоятельно. В уведомлении в обязательном порядке должна содержаться следующая информация:
- Наименование организации-работодателя‚ юридический адрес и контактные данные.
- ФИО и должность уволенного работника.
- Реквизиты приказа об увольнении (дата и номер).
- Прямое указание на необходимость явиться за трудовой книжкой.
- Предложение направить трудовую книжку по почте (с просьбой дать письменное согласие на это).
- Адрес и время‚ когда можно забрать документ.
- Предупреждение о снятии ответственности с работодателя со дня отправки уведомления.
- Подпись руководителя организации или иного уполномоченного лица.
- Дата составления уведомления.
Образец уведомления по почте явиться за трудовой книжкой
Ниже представлен подробный образец документа‚ который вы можете адаптировать под свою организацию.
Бланк/Шапка организации
ООО «Наименование организации»
Юридический адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 1
ИНН 7712345678 / КПП 771234567 / ОГРН 1234567890123
Тел.: +7 (495) -23-45-67
Исх. № 45-у
От «23» мая 2026 г.
Уведомление
Кому: Иванову Ивану Ивановичу
Адрес: 654321‚ г. Самара‚ пр-т Ленина‚ д. 10‚ кв. 5
УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте
Уважаемый Иван Иванович!
Настоящим уведомляем Вас о том‚ что в связи с прекращением трудового договора с Вами на основании пункта 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ (по собственному желанию)‚ приказом от «20» мая 2026 г. № 24-к Вы были уволены «20» мая 2026 г.
В день увольнения Вы на рабочем месте отсутствовали‚ в связи с чем выдать Вам трудовую книжку не представилось возможным.
На основании части 6 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ просим Вас:
- Явиться за получением трудовой книжки в отдел кадров ООО «Наименование организации» по адресу: г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 1‚ кабинет 15‚ в рабочие дни с 09:00 до 18:00.
- Либо направить в наш адрес письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте.
Сообщаем‚ что со дня направления данного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Трудовые книжки‚ не полученные работниками при увольнении‚ хранятся у работодателя в соответствии с требованиями законодательства.
Генеральный директор
ООО «Наименование организации»
_________________ / Петров П.П./
(подпись) (Ф.И.О.)
Что делать после отправки уведомления?
После того как уведомление отправлено‚ действия работодателя зависят от ответа работника:
- Работник явился лично: Выдайте трудовую книжку на руки. Не забудьте взять с работника подпись в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них‚ а также в личной карточке формы Т-2.
- Работник прислал согласие по почте: Вышлите трудовую книжку ценным письмом с описью вложения. Опись необходима для подтверждения того‚ что в конверте именно трудовая книжка‚ а не пустой лист.
- Работник не ответил: Трудовая книжка должна храниться у работодателя до востребования (согласно правилам ведения и хранения трудовых книжек‚ невостребованные документы хранятся не менее 50 лет). Отправлять документ по собственной инициативе без согласия работника запрещено.
Важные нюансы
- Если работник отказался получить трудовую книжку на месте (например‚ при ознакомлении с приказом об увольнении)‚ об этом необходимо составить соответствующий акт‚ а уже затем отправлять почтовое уведомление.
- По письменному обращению работника‚ не получившего трудовую книжку после увольнения‚ работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.
- Все почтовые квитанции‚ описи вложения и копии самого отправленного уведомления необходимо подшить в личное дело (или дело уволенного сотрудника) и хранить на случай возможных судебных разбирательств.
Соблюдение этих несложных правил и использование корректного образца уведомления поможет работодателю защитить свои интересы и избежать штрафов со стороны трудовой инспекции.