Согласно статье 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день прекращения трудового договора. Однако в случае, если сотрудник по уважительным причинам не может явиться за документом лично, например, из-за болезни, командировки, отсутствия на связи или проживания в другом городе, трудовая книжка может быть направлена по почте. Но для этого необходимо соблюсти строгую процедуру, включающую обязательное направление письменного уведомления работнику.
Почему уведомление обязательно?
Отправка трудовой книжки по почте — это не просто удобство, а юридически значимый шаг, который освобождает работодателя от ответственности за задержку выдачи документа. Без надлежащего уведомления работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства, включая штрафы до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица.
Согласно судебной практике и разъяснениям Роструда, с момента направления уведомления работодатель перестаёт нести ответственность за хранение трудовой книжки, если работник не отреагировал на него в разумный срок (обычно 3–5 рабочих дней).
Как правильно составить уведомление?
Уведомление, это официальный документ, который должен содержать следующие обязательные элементы:
- Наименование организации (полное и сокращённое);
- ФИО и должность работника;
- Дата увольнения;
- Указание на факт невозможности выдачи трудовой книжки в день увольнения;
- Предложение явиться за трудовой книжкой лично в указанный срок (например, в течение 3 рабочих дней);
- Предложение дать письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте;
- Предупреждение о том, что с момента направления уведомления работодатель перестаёт нести ответственность за задержку выдачи;
- Дата составления уведомления;
- Подпись руководителя и печать организации (если есть).
Образец уведомления
УВЕДОМЛЕНИЕ
ИП Иванов И.И.
ИНН 7701234567
ОГРНИП 315774600123456
Гражданину: Петрову Петру Петровичу
Должность: Менеджер по продажам
Дата увольнения: 15 мая 2026 года
В соответствии со статьей 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации, в день увольнения Вам должна была быть выдана трудовая книжка. Однако по состоянию на 16 мая 2026 года Вы не явились за трудовой книжкой в офис организации.
Настоящим уведомляем Вас о следующем:
- Вы можете лично явиться за трудовой книжкой в офис компании по адресу: г. Москва, ул. Советская, д. 10, каб. 205, в рабочие дни с 9:00 до 17:00 до 20 мая 2026 года включительно.
- Если Вы не можете явиться лично, Вы имеете право направить в адрес организации письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте. Согласие должно быть подписано Вами и содержать Вашу фамилию, имя, отчество, адрес для отправки и дату.
- В случае отсутствия Вашего ответа в течение 3 рабочих дней с момента получения настоящего уведомления, организация вправе направить трудовую книжку по почте только после получения Вашего письменного согласия.
- С момента направления настоящего уведомления (17 мая 2026 года) ООО «Фея» перестаёт нести ответственность за задержку выдачи трудовой книжки в соответствии с частью 6 статьи 84.1 ТК РФ.
Подпись: _______________ /И.И. Иванов/
(печать)
Как отправить трудовую книжку по почте?
После получения письменного согласия работника работодатель обязан отправить трудовую книжку только заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.
- Заказное письмо — подтверждает факт отправки и адресата;
- Уведомление о вручении — возвращает работодателю подпись получателя, что является доказательством получения документа;
- Опись вложения — обязательна, чтобы зафиксировать, что в конверте находилась именно трудовая книжка (и, при необходимости, другие документы: справка 2-НДФЛ, копия приказа об увольнении и т.д.).
Важно: не отправляйте трудовую книжку обычной почтой, бандеролью или курьером без подтверждения вручения. Это нарушение закона и повышает риски потери документа и последующих претензий со стороны работника.
Что делать, если письмо вернулось?
Если трудовая книжка, отправленная по почте, возвращается работодателю (например, из-за неправильного адреса, отсутствия получателя или отказа от получения), работодатель обязан:
- Сохранить возвращённое письмо и уведомление о вручении как доказательство попытки отправки;
- Направить работнику новое уведомление с просьбой уточнить адрес для отправки;
- Хранить трудовую книжку в архиве организации до момента её получения работником.
Согласно статье 84.1 ТК РФ, работодатель обязан хранить трудовую книжку неограниченный срок, пока работник не получит её. При этом ответственность за хранение возникает только до момента направления уведомления. После возврата письма ответственность вновь возобновляется.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отправить трудовую книжку по почте без согласия работника?
Нет, нельзя. Согласие работника в письменной форме — обязательное условие. Отправка без согласия нарушает закон и может повлечь штрафы и судебные иски.
Какой срок действия согласия?
Согласие действует бессрочно, если не отменено работником письменно. Однако рекомендуется направлять трудовую книжку в разумные сроки, в течение 1–2 недель после получения согласия.
Нужно ли указывать в уведомлении адрес для отправки?
Нет, адрес указывает сам работник в своём согласии. В уведомлении достаточно предложить ему предоставить этот адрес.
Можно ли отправить согласие по электронной почте?
Да, если работник подпишет согласие цифровой подписью (ЭЦП) или пришлёт скан подписанных документов. В противном случае — требуется бумажный документ с личной подписью.
- Всегда направляйте уведомление в день увольнения, если работник не явился за трудовой книжкой.
- Уведомление должно быть письменным, подписано и заверено печатью.
- Трудовую книжку можно отправить по почте только после получения письменного согласия работника.
- Отправляйте только заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.
- Храните все документы (уведомление, согласие, почтовые квитанции) не менее 5 лет — это срок исковой давности по трудовым спорам.
Соблюдение этих правил не только защищает работодателя от штрафов, но и демонстрирует уважение к правам работника — ведь трудовая книжка является важнейшим документом, подтверждающим стаж и профессиональную биографию человека.
Помните: правильное уведомление — это не формальность, а защита вашей компании и уважение к сотруднику.