С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — новый формат учёта трудовой деятельности работников, предусмотренный Федеральным законом от № 439-ФЗ. С 2021 года все работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности в электронном виде, а с 2025 года бумажные трудовые книжки перестали быть основным документом для подтверждения стажа. Однако переход на ЭТК — это не автоматический процесс. Каждый сотрудник должен быть письменно уведомлён о новых правилах и иметь возможность выбрать формат ведения своей трудовой книжки.

Почему уведомление о переходе на ЭТК — обязательное требование?

Согласно ч. 1 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ, работодатель обязан в письменной форме уведомить каждого работника о:

• изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
• праве выбрать между бумажной и электронной трудовой книжкой;
• порядке подачи заявления о выборе формата.

Сроки уведомления были установлены до 30 июня 2020 года для всех действующих сотрудников. Однако для новых работников, принимаемых на работу после этой даты, уведомление должно быть оформлено в день заключения трудового договора.

Несоблюдение этого требования может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ — штрафы для работодателей от 30 000 до 50 000 рублей.

Пошаговая инструкция: как правильно уведомить сотрудника о переходе на ЭТК

1. Подготовьте уведомление — используйте официальную форму, утверждённую Минтрудом России (или разработайте собственную, соответствующую закону).
2. Ознакомьте сотрудника с уведомлением — передайте документ лично под роспись или отправьте по электронной почте с подтверждением получения (если есть согласие на электронный документооборот).
3. Дайте сотруднику время на принятие решения — закон не устанавливает жёсткий срок, но рекомендуется предоставить не менее 5 рабочих дней.
4. Получите письменное заявление от сотрудника о выборе формата: либо о сохранении бумажной трудовой книжки, либо о переходе на электронную.
5. Внесите запись в трудовую книжку — если сотрудник выбрал ЭТК, в его бумажную трудовую книжку вносится запись: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде на основании заявления работника от [дата]», и книжка выдаётся работнику на руки.
6. Передайте сведения в ПФР — в течение 1 рабочего дня после получения заявления работодатель обязан направить в Пенсионный фонд сведения о выборе формата через систему СЗВ-ТД.

Важно!

Даже если сотрудник ранее выбрал бумажную трудовую книжку, он вправе в любой момент подать новое заявление о переходе на ЭТК. Это право закреплено за работником бессрочно.

Образцы уведомлений: полный и краткий варианты

Образец 1: Полное уведомление (рекомендуется для всех сотрудников)

УВЕДОМЛЕНИЕ

Настоящим уведомляем Вас о внесении изменений в трудовое законодательство Российской Федерации, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ.

С 1 января 2020 года ведение трудовой книжки в бумажной форме не является обязательным. Работник имеет право выбрать один из двух вариантов:

• Продолжить ведение трудовой книжки в бумажной форме — в этом случае работодатель продолжает вносить записи в бумажную трудовую книжку, выданную Вам ранее.
• Перейти на ведение трудовой книжки в электронном виде (ЭТК) — в этом случае сведения о Вашей трудовой деятельности будут храниться в информационной системе Пенсионного фонда РФ. Бумажная трудовая книжка будет выдана Вам на руки, но дальнейшие записи в неё не вносятся.

Для реализации своего права Вы должны подать в отдел кадров письменное заявление до [дата — рекомендуется: 10 дней с момента получения уведомления]. Если заявление не будет подано, по умолчанию будет считаться, что Вы выбираете продолжение ведения бумажной трудовой книжки.

При выборе электронной трудовой книжки:

• Все сведения о Вашей трудовой деятельности (приёмы, увольнения, переводы, награды) будут автоматически передаваться в ПФР;
• Вы сможете получить выписку из ЭТК в любое время через портал Госуслуг или в офисе ПФР;
• При увольнении Вы получите от работодателя сведения о трудовой деятельности в электронном виде в виде формы СТД-Р (электронный документ с ЭЦП).

При сохранении бумажной трудовой книжки:

• Работодатель продолжит вносить записи в Вашу бумажную трудовую книжку;
• Сведения о трудовой деятельности в ПФР не будут передаваться автоматически — для подтверждения стажа потребуется предъявлять бумажную книжку;
• При увольнении Вы получите бумажную трудовую книжку с последней записью.

В случае возникновения вопросов обращайтесь в отдел кадров по телефону [номер] или по адресу [адрес].

С уважением,
[ФИО руководителя/начальника кадрового отдела]
[Должность]
[Наименование организации]
[Дата]

С уведомлением ознакомлен:
ФИО: _________________________
Подпись: _____________________

Образец 2: Краткое уведомление (для сотрудников, уже прошедших информирование)

В соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от , с 1 января 2020 года введена возможность ведения трудовой книжки в электронном виде.

Вы имеете право выбрать:

• сохранить бумажную трудовую книжку, записи продолжатся в ней;
• перейти на электронную трудовую книжку — сведения будут храниться в ПФР, бумажная книжка выдаётся на руки.

Для выбора формата подайте письменное заявление в отдел кадров до [дата]. Если заявление не подано — будет считаться, что Вы выбираете бумажную трудовую книжку.

С уважением,
[ФИО, должность]
[Организация]
[Дата]

С уведомлением ознакомлен:
ФИО: _________________________
Подпись: _____________________

Что делать, если сотрудник хочет перейти на ЭТК?

Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель должен:

1. Принять заявление (форма не утверждена законом, но рекомендуется использовать свободную форму с указанием ФИО, должности, даты, подписи и даты подачи).
2. Внести в бумажную трудовую книжку запись: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде на основании заявления работника от [дата]». Запись оформляется в графе 4 (сведения о трудовой деятельности) и заверяется печатью и подписью ответственного лица.
3. Выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки под роспись.
4. В течение 1 рабочего дня направить в ПФР форму СЗВ-ТД с отметкой: «Выбор работника — электронная трудовая книжка».

После перехода на ЭТК никакие новые записи в бумажную трудовую книжку вносить нельзя. Все последующие изменения (приёмы, увольнения, переводы) фиксируются только в электронном виде.

Как получить сведения о стаже для начисления больничных?

После перехода на ЭТК работодатель не имеет доступа к полной истории трудовой деятельности сотрудника. Поэтому для расчёта больничных и других социальных выплат необходимо:

• Запросить у сотрудника форму СТД-ПФР — выписку из электронной трудовой книжки, которую он может получить через личный кабинет на портале Госуслуг или в офисе ПФР;
• Или запросить у ПФР сведения через систему электронного документооборота (если организация имеет доступ к сервису «Личный кабинет работодателя»).

Сотрудник обязан предоставить эту информацию по требованию работодателя — в противном случае расчёт больничного может быть затруднён.

Что будет, если сотрудник не согласен с переходом на ЭТК?

Сотрудник имеет полное право отказаться от перехода на электронную трудовую книжку. В этом случае:

• Работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку;
• Никаких санкций, увольнений или дискриминации за такой выбор — запрещено.

Если сотрудник не подал заявление в установленный срок, по умолчанию считается, что он выбирает бумажную трудовую книжку — это не нарушение закона.

Уведомление сотрудника о переходе на электронную трудовую книжку, это не формальность, а важный этап соблюдения трудового законодательства. Правильно оформленное уведомление и заявление защищают как работника, так и работодателя от споров, штрафов и ошибок в расчётах.

Рекомендации:

• Всегда используйте письменную форму уведомления и заявления, устные согласия не имеют юридической силы;
• Храните копии уведомлений и заявлений не менее 5 лет (срок хранения кадровых документов);
• Проводите регулярные информационные сессии для сотрудников — особенно для тех, кто работает в офисах, на производстве, в удалёнке;
• Обновляйте внутренние инструкции кадрового отдела в соответствии с актуальными требованиями ПФР и Минтруда.

Электронная трудовая книжка — это удобство, прозрачность и защита прав работника. Главное — сделать этот переход осознанным и законным для всех.

Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Рекомендуется регулярно проверять обновления на официальном сайте Пенсионного фонда РФ и Минтруда России.