Дата публикации: 22 мая 2026 года

Последняя редакция: 22 мая 2026 года

Зачем нужно уведомление о получении трудовой книжки?

Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. После увольнения работодатель обязан:

• Выдать трудовую книжку в последний рабочий день (ст. 84.1 ТК РФ);
• Если работник не явился, отправить уведомление о необходимости её получить;
• Если работник не заберёт документ в течение 2 лет, передать его в архив.

Когда нужно отправлять уведомление?

Уведомление направляется в следующих случаях:

1. Работник отсутствовал на рабочем месте в день увольнения (болезнь, командировка, отпуск и т.д.);
2. Работник отказался получать трудовую книжку без уважительной причины;
3. Работник не явился за документом в установленный срок;
4. Работник не проживает по месту нахождения компании и не может забрать документ лично.

Как правильно оформить уведомление?

Документ составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты:

Структура уведомления:

1. Шапка документа:
   • Наименование организации (полное и сокращённое);
   • ИНН, ОГРН (при наличии);
   • Адрес организации;
   • Дата составления уведомления;
   • Номер документа (приказ, распоряжение).
2. Адресат:
   • ФИО бывшего работника;
   • Адрес проживания (по прописке или фактический);
   • Персональные данные (дата рождения, паспортные данные — при необходимости).
3. Основной текст:

   Указывается, что:

   • Трудовая книжка готова к выдаче;
   • Необходимо явиться в отдел кадров для её получения;
   • Указывается срок (обычно 7 дней с момента получения уведомления);
   • Приводятся контактные данные для уточнений.
4. Подпись:
   • Руководитель организации или уполномоченное лицо;
   • Печать организации (если есть).

Пример формулировки основного текста:

Как отправить уведомление?

Уведомление можно направить:

• Почтой России (заказным письмом с уведомлением) — наиболее надёжный способ;
• Электронной почтой (если у работника есть подтверждённая электронная почта);
• Через личный кабинет на сайте работодателя (если такая возможность предусмотрена);
• Через представителя (например, через нотариуса).

Важно: Если уведомление отправлено по почте, датой получения считается дата, указанная в уведомлении о вручении.

Что делать, если работник не заберёт трудовую книжку?

Если бывший сотрудник не явился за документом в течение 2 лет, работодатель:

1. Направляет повторное уведомление;
2. Если ответа нет — трудовая книжка передаётся в архив;
3. Работник может получить её в любое время в течение 50 лет (ст. 66 ТК РФ).

Внимание! Несвоевременная выдача трудовой книжки может привести к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).

Образец уведомления (готовый шаблон)

Вы можете скачать бесплатный шаблон уведомления в формате DOC по ссылке ниже:

📥 Скачать образец уведомления о получении трудовой книжки (DOC)

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отправить уведомление по электронной почте?

Да, если у работника есть подтверждённая электронная почта и он ранее давал согласие на такой способ связи. Однако лучше дублировать уведомление почтой.

Что делать, если работник не проживает по указанному адресу?

В этом случае уведомление отправляется по последнему известному адресу. Если почта возвращается — составляется акт о невозможности вручения.

Можно ли не отправлять уведомление?

Нет! Это нарушает трудовое законодательство и может повлечь за собой штрафы.

Сколько времени даётся на получение трудовой книжки?

Обычно — 7 рабочих дней с момента получения уведомления. Если работник не явился — документ передаётся в архив.

Уведомление о получении трудовой книжки — это не просто формальность, а обязательная процедура, закреплённая законом. Правильное оформление и своевременное направление уведомления помогут избежать споров и административной ответственности.

Если у вас остались вопросы по оформлению уведомления или процедуре выдачи трудовой книжки, рекомендуем обратиться к юристу по трудовому праву;