Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Что такое уведомление о записи в трудовой книжке?
2. Нормативно‑правовая база
3. Когда необходимо направлять уведомление?
4. Содержание и обязательные реквизиты уведомления
5. Форма уведомления (письмо‚ электронный документ)
6. Порядок оформления и направления
7. Образец уведомления
8. Типичные ошибки и способы их исправления
9. Часто задаваемые вопросы

Что такое уведомление о записи в трудовой книжке?

Уведомление – это официальное сообщение работодателя работнику (или бывшему работнику) о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку по почте. Такое сообщение обязано быть направлено в случаях‚ когда трудовая книжка находится у работодателя и требуется её передача.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ):
  • Статья 66.1 – предоставление сведений о трудовой деятельности.
  • Статья 80 – порядок выдачи трудовой книжки при увольнении.
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников (приказ Минтруда РФ от № 58).
• Постановление Минтруда РФ от № 69 – порядок аннулирования и исправления записей.
• Приказ Минтруда РФ от № 123н – порядок электронного документооборота в кадровой сфере (включает электронные трудовые книжки).

Когда необходимо направлять уведомление?

Уведомление требуется в следующих ситуациях:

1. Работник уходит в отпуск‚ увольняется или переходит на электронную трудовую книжку‚ а его бумажная книжка остаётся у работодателя.
2. Работник подал заявление о выдаче трудовой книжки‚ но не указал способ получения (лично/по почте).
3. Работодатель планирует отправить книжку по почте и нуждается в согласии работника.
4. При необходимости исправления неверных дат в графе 2 (дата начала работы) – работнику сообщают о предстоящей корректировке.

Содержание и обязательные реквизиты уведомления

Согласно ТК РФ и Инструкции о ведении трудовых книжек‚ уведомление должно включать:

• Шапку организации (наименование‚ ИНН‚ ОГРН‚ адрес‚ телефон).
• Дата направления письма.
• ФИО работника‚ должность‚ табельный номер.
• Ссылка на нормативный акт (например‚ ст. 66.1 ТК РФ).
• Текст с указанием двух вариантов действия:
  1. Явиться за трудовой книжкой в течение трёх рабочих дней со дня получения уведомления.
  2. Дать письменное согласие на отправку книжки по почте (указать адрес доставки).
• Сроки ответа (не позднее 3 рабочих дней).
• Подпись ответственного лица (директор‚ главный бухгалтер или специалист по кадрам) и печать организации.
• Опционально: реквизиты обратной связи (телефон‚ e‑mail) и QR‑код для электронного согласия.

Форма уведомления

5.1 Письменный вариант (заказное письмо)

Отправляется заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Это гарантирует юридическую доказуемость факта направления.

5.2 Электронный вариант

Если работник согласился получать документы в электронном виде‚ уведомление может быть отправлено в формате PDF через электронную почту или через систему ГАРАНТ/Электронная трудовая книжка. В этом случае необходимо обеспечить электронную подпись отправителя.

Порядок оформления и направления

1. Подготовка документа. Заполните шаблон (см. раздел Образец уведомления)‚ проверьте правильность дат и реквизитов.
2. Согласование. При необходимости согласуйте текст с юридическим отделом.
3. Подпись и печать. Уполномоченное лицо ставит подпись и печать.
4. Отправка.
   • Для бумажного варианта – оформите заказное письмо‚ приложите копию заявления работника (если оно есть) и отправьте в отделение почты.
   • Для электронного варианта – загрузите PDF в систему‚ подпишите электронно и отправьте на указанный e‑mail.
5. Регистрация факта отправки. В журнале исходящей корреспонденции фиксируйте дату‚ способ отправки и номер отправления.
6. Контроль исполнения. В течение 3 рабочих дней проверяйте получение ответа от работника (приход‚ телефонный звонок‚ электронный отклик).

Образец уведомления

Бумажный вариант (заказное письмо)

ООО "Пример"
ИНН 7701234567‚ ОГРН 1127746578901
Адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 10
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67‚ e‑mail: hr@primer.ru

 г.

Иванов Иван Иванович
должность: инженер‑технолог
таб. № 12345
г. Москва‚ ул. Лесная‚ д. 5‚ кв. 12

УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие
на её отправку по почте

В соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации
и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников‚
сообщаем Вам‚ что Ваша трудовая книжка находится у работодателя.

Просим Вас в течение трёх рабочих дней с даты получения
данного письма выполнить одно из следующих действий:

Явиться в отдел кадров ООО "Пример" по адресу‚ указанному выше‚
 и получить трудовую книжку лично.

Выразить согласие на отправку трудовой книжки по почте.
 Для этого направьте письменный ответ (можно по электронной почте
 hr@primer.ru) с указанием точного почтового адреса доставки.

Если в течение указанного срока Вы не дадите согласие и не
явитесь за книжкой‚ она будет храниться у работодателя в
соответствии с п. 3 ст. 80 ТК РФ.

Контактное лицо: Петрова Мария Сергеевна‚
тел.: +7 (495) -23‑45‑68‚ e‑mail: m.petrov@primer.ru

С уважением‚
____________________
Петрова М. С.
Директор по персоналу
(подпись)

Печать

Электронный вариант (PDF с ЭЦП)

Тот же текст‚ но внизу вместо печати – цифровая подпись‚ а в
теле письма добавлен QR‑код‚ открывающий форму согласия.

Типичные ошибки и способы их исправления

• Неправильная дата в графе 2 трудовой книжки. Дата должна соответствовать дате начала работы (колонка 9 Уведомления)‚ а не дате приказа о приёме. Ошибку исправляют признанием записи недействительной и внесением новой записи.
• Отсутствие указания срока ответа. Без чёткого срока работник может затянуть процесс‚ а работодатель рискует нарушить ст. 80 ТК РФ.
• Отсутствие подписи уполномоченного лица. Письмо считается недействительным‚ если подпись и печать отсутствуют.
• Отправка без уведомления о вручении. При отправке обычной почтой необходимо использовать заказное письмо с описью вложения.
• Неправильный адрес получателя. Проверьте актуальность почтового адреса‚ особенно если работник переехал.

Часто задаваемые вопросы

9.1 Как быстро получить трудовую книжку после увольнения?

Работодатель обязан выдать (или направить) трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней со дня обращения работника (ст. 80 ТК РФ).

9.2 Можно ли отправить трудовую книжку по электронной почте?

Трудовую книжку в бумажном виде отправить по почте можно только после получения согласия работника. Электронную трудовую книжку (ЭТК) можно передать через систему ГАРАНТ без дополнительного согласия‚ если работник уже перешёл на электронный формат.

9.3 Что делать‚ если работник не отвечает на уведомление?

Через 3 рабочих дня после отправки уведомления работодатель может направить повторное письмо с пометкой «Повторное уведомление». При отсутствии ответа в течение 10 дней книжка может быть передана в архив работодателя‚ но при этом сохраняется обязанность выдать её по требованию.

9.4 Как аннулировать ошибочную запись в трудовой книжке?

Запись признаётся недействительной приказом работодателя‚ в котором указываются причина и ссылка на нормативный акт (постановление Минтруда РФ от № 69). После этого в книжку вносится корректная запись.

9.5 Нужно ли уведомлять работника‚ если он сразу получает свою книжку?

Если работник лично приходит за книжкой в тот же день‚ отдельное уведомление не требуется‚ однако рекомендуется оформить акт выдачи‚ где фиксируются дата‚ подпись работника и ответственного лица.

Уведомление о записи в трудовой книжке – важный документ‚ который обеспечивает соблюдение прав работника и защищает интересы работодателя. Правильное оформление‚ своевременная отправка и чёткое указание сроков позволяют избежать конфликтов и юридических споров.

При возникновении сомнений рекомендуется проконсультироваться с юристом‚ специализирующимся на трудовом праве‚ или обратиться в Минтруд России за разъяснениями.