В процессе увольнения работник имеет право потребовать выдачу своей трудовой книжки. Чтобы оформить этот процесс корректно, необходимо правильно составить уведомление, в котором указываются все необходимые детали и требования. Ниже представлена подробная инструкция, примеры оформления и полезные рекомендации.
Зачем нужен документ‑уведомление?
Уведомление служит официальным подтверждением того, что работник обязан:
- Явиться в отдел кадров для получения трудовой книжки;
- Подтвердить согласие на её отправку по почте, если он не может лично забрать документ;
- Получить копию или выписку из трудовой книжки в случае потери оригинала.
Без такого уведомления работодатель рискует нарушить Трудовой кодекс РФ и столкнуться с юридическими претензиями со стороны сотрудника.
1.1 Когда требуется уведомлять?
Уведомление необходимо направить в следующих случаях:
- При увольнении по инициативе работодателя;
- При расторжении трудового договора по соглашению сторон;
- При досрочном увольнении по желанию работника;
- При необходимости оформить выдачу трудовой книжки по почте.
Документ следует отправлять за не менее 5 рабочих дней до даты, когда работник должен будет получить книжку.
Образец уведомления
Ниже приведён готовый шаблон уведомления, который можно адаптировать под конкретные условия вашей организации.
Уведомление работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой От: ________________________ (наименование организации) Кому: ______________________ (ФИО работника) Уважаемый(ая) ______________________! В связи с вашим увольнением с позиции ______________________ (должность) с ___________ (дата увольнения) просим в течение __________ (указать срок) явиться в отдел кадров для получения своей трудовой книжки. В случае невозможности лично посетить наш офис, вы имеете право выразить согласие на отправку трудовой книжки по почте. Для этого необходимо подписать согласие, приложив копию вашего паспорта. При получении документа просим предъявить паспорт и подписать акт приёма‑передачи. С уважением, ______________________ (должность, подпись, печать)
2.1 Как заполнить бланк
Полный пример заполнения уведомления (редакция от ) доступен в нашем конструкторе документов. В нём указаны все обязательные поля:
- Номер и дата уведомления;
- ФИО работника;
- Должность и подразделение;
- Дата увольнения;
- Срок явки;
- Подпись работника.
Для скачивания готовых форм в Word и PDF перейдите по ссылке Конструктор документов.
Заявление о выдаче трудовой книжки
Если работник не может лично забрать документ, он может подать заявление о выдаче копии трудовой книжки. Ниже – типовой образец (редакция от ).
Заявление работника о выдаче трудовой книжки Я, ______________________ (ФИО), паспорт: ______________________ выдан ______________________ (кем и когда), прошу выдать мне копию моей трудовой книжки, так как оригинал утерян/не получен при увольнении. Подпись: ______________________
Документ можно оформить в электронном виде и отправить на корпоративную почту, указав в теме «Заявление о выдаче трудовой книжки».
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отказать в выдаче трудовой книжки? – Нет. По закону работник имеет право получить свой документ в любой момент.
- Какие сроки выдачи? – Обычно в течение 10 рабочих дней с момента подачи заявления.
- Что делать, если работник отказывается от получения? – В этом случае необходимо оформить письменное уведомление о невозможности выдачи и предложить отправку по почте.
Полезные ссылки и скачивание шаблонов
Для удобства вы можете скачать готовые образцы документов:
- Образец акта о неполучении трудовой книжки (2026)
- Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку (2026)
- Заявление о выдаче трудовой книжки (редакция 1 от )
- Письмо сотруднику о получении трудовой книжки (2025)
Все перечисленные формы доступны в форматах Word (.docx) и PDF, их можно редактировать под свои нужды.
Правильное оформление уведомления и заявления о выдаче трудовой книжки – важный шаг в соблюдении трудовых прав работника и соблюдении требований законодательства. Используйте представленные шаблоны, учитывайте даты и сроки, и ваш процесс оформления будет прозрачным и без рисков.
Если у вас возникнут вопросы по оформлению документов, обратитесь в наш Конструктор документов или свяжитесь с отделом кадров.