Дата публикации: 01:44:35

Увольнение по собственному желанию – одно из самых распространённых оснований прекращения трудового договора. С 2026 года многие организации перешли на электронные трудовые книжки, однако правила их заполнения остаются строго регламентированными.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной записи, хранящейся в системе ЕГИСЗП (Единый государственный информационный система труда). Она позволяет:

• сохранять все записи о приёме, переводе и увольнении в едином электронном виде;
• упростить выдачу справок и выписок сотрудникам;
• снизить риск потери или повреждения бумажных документов.

Несмотря на переход на электронный формат, записи об увольнении по собственному желанию оформляются по тем же правилам, что и в бумажной форме.

Пошаговая инструкция по оформлению увольнения

Подготовка документации

Перед тем, как внести запись в электронную трудовую книжку, необходимо собрать обязательный набор документов:

1. Заявление работника об увольнении по собственному желанию;
2. Приказ об увольнении (или соглашение сторон, если увольнение согласовано);
3. Выписка из ЕФС‑1 (сведения о страховых взносах);
4. Расчётный лист с расшифровкой выплат;
5. Справка о среднем заработке (при необходимости);
6. Копии трудового договора и иных кадровых документов (по запросу работника).

Формулировка записи

В электронной форме запись должна соответствовать формулировке, предусмотренной п. 5.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Пример:

Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса РФ.

Эта формулировка фиксируется в системе независимо от того, используется бумажный или электронный формат.

Внесение записи в электронную книжку

Для внесения записи выполните следующие действия:

• Откройте личный кабинет сотрудника в системе электронных трудовых книжек;
• Выберите раздел «Записи об увольнении»;
• Введите порядковый номер записи (обычно это номер последней записи);
• Скопируйте точную формулировку, указанную в пункте 2.2;
• Укажите дату увольнения (например, 2024‑03‑19T11:24:02);
• Сохраните изменения.

После сохранения система автоматически сформирует официальную запись, которая будет отображаться в выписке из электронной трудовой книжки.

Какие документы выдаются работнику при увольнении?

Согласно п. 5.2 и рекомендациям ГАРАНТ.РУ, при увольнении по собственному желанию работнику обязательно выдаются:

• Электронная или бумажная трудовая книжка (или выписка из неё);
• Расчетный лист с расшифровкой выплат;
• Выписка о трудовом стаже и пенсионных взносах;
• Копию приказа об увольнении;
• Справки о доходах, среднем заработке и иных выплатах (по запросу).

Дополнительные документы (например, копии трудового договора, приказов, дипломов) выдаются только по просьбе работника.

Специфика оформления в 2026 году

В 2026 году многие организации всё ещё используют бумажные трудовые книжки, однако запись об увольнении по собственному желанию оформляется одинаково в обоих форматах:

• Указывается причина увольнения – «по собственному желанию»;
• Ссылка делается на пункт 3 статьи 77 ТК РФ;
• Вводятся дата и номер записи;
• Формулировка не меняется с 1 сентября 2026 года.

Таким образом, независимо от выбранного формата, запись должна соответствовать требованиям ТК РФ и внутренним нормативным актам организации.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли уволить сотрудника во время отпуска?

Да. Российское законодательство и ТК РФ не запрещают увольнение по собственному желанию в период отпуска, однако необходимо соблюдать все процедурные сроки и оформить документы в соответствии с установленными правилами.

Как правильно оформить запись, если увольнение произошло по соглашению сторон?

В этом случае в записи указывается формулировка «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 ТК РФ». Для увольнения по собственному желанию используется пункт 3 той же статьи.

Что делать, если в электронной книжке уже есть ошибка в записи?

Ошибку можно исправить, подав официальное заявление в кадровый отдел и внеся корректировку в системе, оставив в истории изменений указание даты и причины исправления.

Переход на электронные трудовые книжки не меняет базовых требований к оформлению увольнения по собственному желанию. Главное – соблюдать установленные формулировки, правильно указать статью ТК РФ и своевременно выдавать работнику все обязательные документы. При правильном заполнении электронной записи работодатель минимизирует риск юридических споров и упрощает процесс кадрового учёта.

Для более детального ознакомления с примерами заполнения и актуальными нормативными актами рекомендуем обращаться к ресурсам ГАРАНТ.РУ и КонсультантПлюс.