С 2022 года в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки (ЭТК). Несмотря на то‚ что принципы оформления увольнения остаются теми же‚ процесс внесения записи в электронный документ имеет свои особенности. В статье подробно рассматриваются правовые основы‚ порядок заполнения‚ образцы формулировок и типичные ошибки.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 77‚ часть первая‚ пункт 3: «Трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работника (по собственному желанию)».
- Постановление Правительства РФ от 30 апреля 2022 г. № 585 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек в электронном виде».
- Приказ Минтруда России от 27 апреля 2022 г. № 322н «Об утверждении формы отчётной формы ЕФС‑1 (Электронная форма сведений о трудовой деятельности)».
Эти нормативные акты определяют‚ что запись об увольнении должна быть внесена в день прекращения трудового договора и должна соответствовать точному тексту приказа (или иного решения работодателя).
Ключевые элементы записи
В соответствии с КонсультантПлюс и рекомендациями Роструда‚ в любой трудовой книжке (бумажной или электронной) запись состоит из четырёх граф:
- Порядковый номер записи – автоматически генерируется в ЭТК.
- Дата увольнения – день‚ когда трудовой договор считается прекращённым.
- Причина увольнения – в нашем случае «по собственному желанию» (формулировка «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника»);
- Наименование и реквизиты документа – приказ (распоряжение) работодателя‚ его дата и номер.
Пошаговая инструкция по внесению записи в ЭТК
Шаг 1. Подготовка документов
- Заявление работника об увольнении (по ТК РФ – за две недели до даты увольнения‚ если иное не предусмотрено коллективным договором).
- Приказ (распоряжение) руководителя о прекращении трудового договора. Образец приказа можно скачать из официальных ресурсов (пример: Приказ о прекращении трудового договора в связи с увольнением по собственному желанию).
- Расчётный лист (выплата всех положенных компенсаций‚ отпускных‚ больничных и т.д.).
Шаг 2. Заполнение отчётной формы ЕФС‑1
Электронная форма ЕФС‑1 заполняется в личном кабинете работодателя в системе «Госуслуги» или в специализированных HR‑сервисах (1С:Зарплата и Управление Персоналом‚ SAP HR и др.). Необходимо указать:
- ьный лист – реквизиты организации.
- Раздел 1‚ подраздел 1.1 – сведения о трудовой деятельности (даты начала и окончания‚ должность‚ основание увольнения).
- Раздел 2 – сведения о расчёте с работником.
Шаг 3. Подача формы в СФР
После заполнения форму необходимо отправить в Систему Федерального реестра (СФР) не позднее следующего рабочего дня после даты увольнения. Система автоматически генерирует запись в электронную трудовую книжку сотрудника.
Шаг 4. Проверка записи
Работник и работодатель могут в любой момент проверить корректность внесённой информации через личный кабинет «Госуслуги» или мобильное приложение «Электронная трудовая книжка». При обнаружении ошибок следует оформить запрос на исправление в соответствии с инструкцией Минтруда.
Примеры формулировок
Ниже представлены несколько вариантов формулировок‚ которые допускаются ТК РФ и часто используются в практике:
- «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника‚ пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ».
- «Трудовой договор прекращён по собственному желанию работника».
- «Трудовой договор расторгнут по желанию работника (согласие сторон)».
Все варианты равнозначны‚ главное – точное указание основания и ссылки на нормативный акт.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли ставить подпись и печать на записи в электронной книжке?
В ЭТК подпись и печать не требуются. Запись считается юридически действительной после подтверждения в СФР и цифровой подписи (ЭЦП) ответственного лица‚ которая автоматически проставляется системой.
Можно ли внести запись в электронную книжку позже дня увольнения?
Согласно статье 77 ТК РФ запись должна быть внесена в день прекращения трудового договора. При технических сбоях допускается подача в течение 3 рабочих дней‚ но необходимо документировать причину задержки.
Что делать‚ если у сотрудника нет доступа к личному кабинету «Госуслуги»?
Работодатель обязан предоставить копию выписки из ЭТК в бумажном виде (по запросу сотрудника) и/или помочь сотруднику оформить доступ через центр обслуживания граждан.
Как исправить ошибку в записи?
Для исправления ошибки необходимо:
- Подготовить акт об ошибке‚ подписанный обеими сторонами.
- Сформировать корректирующий приказ.
- Отправить исправленную форму ЕФС‑1 в СФР с пометкой «корректировка».
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Решение |
|---|---|---|
| Указание неверной даты увольнения | Несоответствие расчётных документов‚ возможные штрафы для работодателя | Проверять дату в приказе и в расчётных листах перед вводом в ЕФС‑1 |
| Отсутствие ссылки на статью ТК РФ | Запись может быть признана некорректной при проверке инспекций | Всегда указывать «пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ» |
| Не отправлена форма в СФР в срок | Штраф за нарушение порядка ведения трудовых книжек (до 30 тыс. руб.) | Установить автоматическое напоминание в HR‑системе |
Полезные ссылки и образцы
- КонсультантПлюс – порядок заполнения записи
- Минтруд России – Приказ № 322н от
- Образец приказа о прекращении трудового договора (PDF) – скачать
- Форма ЕФС‑1 в личном кабинете «Госуслуги» – перейти
Запись об увольнении по собственному желанию в электронной трудовой книжке – процесс‚ требующий точного соблюдения нормативных требований и своевременного взаимодействия между работником‚ работодателем и государственными информационными системами. При правильном оформлении:
- Сокращается риск административных штрафов;
- Обеспечивается прозрачность расчётов с сотрудником;
- Упрощается проверка данных в будущем (для сотрудника и новых работодателей).
Следуя описанным шагам и используя приведённые образцы‚ вы сможете без ошибок оформить увольнение по собственному желанию в электронную трудовую книжку.
Дата актуализации статьи: 23 мая 2026 г. 13:53. Информация собрана из открытых источников‚ включая КонсультантПлюс‚ официальные сайты Минтруда и практические руководства HR‑специалистов.