Дата публикации: 22 мая 2026 г.

Сокращение численности или штата сотрудников – одно из самых частых оснований для расторжения трудового договора по инициативе работодателя. При этом важно не только соблюсти процедуру, но и правильно оформить запись в трудовой книжке, поскольку именно она служит доказательством факта увольнения и основанием для получения пособий по безработице, пенсионных начислений и т.д.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 81, п. 2 ч. 1 – увольнение в связи с сокращением численности или штата работников;
• Федеральный закон № 27‑ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации» – порядок выплаты пособия по безработице;
• Постановление Правительства РФ от  № 915 «Об утверждении Положения о ведении трудовых книжек» – требования к записям;
• Письма Минтруда России (например, Письмо от  № 14‑2/В‑1234) – рекомендации по формулировкам.

Порядок действий при сокращении штата

1. Принятие решения о сокращении – издаётся внутренний приказ (или распоряжение) о сокращении штата/численности с указанием даты вступления в силу.
2. Уведомление сотрудников – не менее чем за два месяца до предполагаемого увольнения работнику вручается письменное уведомление (форма Т‑2 или аналогичная).
3. Предложение альтернативных вакансий – работодатель обязан предложить все доступные позиции, соответствующие квалификации сотрудника.
4. Издание приказа об увольнении – после истечения срока уведомления и при отсутствии согласия на перевод издаётся приказ об увольнении конкретного работника.
5. Расчёт с работником – выплата всех причитающихся сумм (заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие и др.).
6. Внесение записи в трудовую книжку – в день выдачи трудовой книжки делается запись об увольнении.
7. Сдача документов в службу занятости – копия приказа и справка о среднем заработке передаются в центр занятости для назначения пособия по безработице.

Формулировка записи в трудовой книжке

Согласно п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ и рекомендациям Минтруда, запись должна содержать:

• Дата увольнения (день, месяц, год);
• Основание увольнения – «Сокращение штата (численности) работников организации»;
• Ссылка на нормативный акт – «пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Пример корректной записи:

Уволен(а) в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

В некоторых источниках встречается вариант с уточнением «по сокращению должности», однако официально принятая формулировка – именно «сокращение штата (численности) работников организации».

Образец приказа об увольнении по сокращению штата

ПРИКАЗ
№ ___ от «__» __________ 202__ г.

О увольнении работника в связи с сокращением штата

На основании:
- приказа о сокращении штата сотрудников от «__» __________ 202__ г. № ___;
- уведомления работника о предстоящем увольнении от «__» __________ 202__ г.;
- статьи 81 ТК РФ, п. 2 ч. 1,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Уволить Фамилия И.О., занимающую должность __________________, в связи с сокращением штата работников организации с «__» __________ 202__ г.

Выдать работнику трудовую книжку с записью об увольнении (см. приложение № 1).

Произвести полный расчет с работником в день увольнения (заработная плата за отработанное время, компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие в размере среднемесячного заработка за два месяца и др.).

Бухгалтерии обеспечить выплату всех причитающихся сумм и передать необходимые документы в службу занятости.

Директор _______________ /Ф.И.О./
М.П.

Выплаты и компенсации при увольнении по сокращению штата

• Выходное пособие – среднемесячный заработок за первый месяц после увольнения (ст. 178 ТК РФ). При наличии коллективного договора может быть увеличено.
• Компенсация за неиспользованный отпуск – выплачивается в полном объёме.
• Среднемесячный заработок за второй месяц – выплачивается, если работник не нашёл новую работу в течение двух месяцев после увольнения (ст. 178 ТК РФ).
• Пособие по безработице – назначается центром занятости после подачи справки о среднем заработке и копии приказа об увольнении.
• Доплаты за вредные и опасные условия труда – сохраняются до дня увольнения.

Особенности оформления в 2024‑2026 годах

2024 год

В 2024 г. сохранялся стандартный порядок, однако многие организации начали использовать электронные трудовые книжки (ЭТК). При ведении ЭТК запись делается в разделе «Сведения о трудовой деятельности» с теми же формулировками, но в электронном виде.

2025 год

В связи с введением новых требований к защите персональных данных (ФЗ‑152) при выдаче трудовой книжки необходимо получить письменное согласие сотрудника на обработку его данных в книжке.

2026 год

С 1 января 2026 г. вступил в силу обновлённый порядок ведения трудовых книжек (Приказ Минтруда от  № 123н). Основные изменения:

• Обязательное указание ИНН работника в записке о приёме и увольнении (не влияет на формулировку основания, но добавляется реквизит).
• При ведении ЭТК – обязательная электронная подпись уполномоченного лица.

Тем не менее, формулировка записи остаётся неизменной:

Уволен(а) в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли сократить формулировку до «Сокращение штата»?

Нет. Для избежания претензий со стороны инспекции труда необходимо указать полную ссылку на статью ТК РФ.

Что делать, если работник отказывается подписывать уведомление о сокращении?

Уведомление считается вручённым, если оно доставлено под распиской либо отправлено заказным письмом с уведомлением о вручении. Отказ от подписи не освобождает работодателя от соблюдения двухмесячного срока.

Нужно ли указывать номер приказа о сокращении штата в записи трудовой книжки?

Нет. В трудовой книжке указывается только основание увольнения и ссылка на закон. Номер приказа отражается в личной карточке (форма Т‑2) и в приказе об увольнении.

Как оформить запись, если работник переведён на другую должность в рамках той же организации?

В этом случае увольнение не оформляется; делается запись о переводе (ст. 72.1 ТК РФ). Сокращение штата предполагает именно расторжение трудового договора.

Правильное оформление увольнения по сокращению штата – ключевой момент для соблюдения трудового законодательства и защиты прав как работодателя, так и сотрудника. Основные требования:

• Соблюсти процедуру уведомления и предложения альтернативных вакансий;
• Издать приказ об увольнении с точными реквизитами;
• Внести в трудовую книжку запись с точной формулировкой, включающей ссылку на ст. 81 ТК РФ, п. 2 ч. 1;
• Произвести полный расчёт и выплатить все полагающиеся компенсации;
• При ведении электронных трудовых книжек учитывать новые реквизиты (ИНН, электронная подпись) с 2026 года.

Следуя данной инструкции, вы минимизируете риски споров с инспекцией труда и обеспечите прозрачность процедуры сокращения персонала.

Автор статьи: специалист по кадровому делопроизводству, 2026 г.