При увольнении сотрудника в связи с сокращением численности или штата организации запись в трудовой книжке (или в сведениях о трудовой деятельности) должна соответствовать строгому нормативному требованию Трудового кодекса РФ. Ниже подробно рассмотрено, какая именно формулировка используется, как её правильно оформить и какие нюансы следует учитывать.

Нормативная база

Основание для увольнения по сокращению штата закреплено в статье 81 Трудового кодекса Российской Федерации, а именно в пункте 2 части первой этой статьи:

Уволен(а) по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Эта формулировка является обязательной и должна воспроизводиться точно без сокращений. Любые укорочения слов (например, «по сокращ. штата») считаются ошибкой и могут повлечь административную ответственность для кадровой службы.

Как оформить запись в трудовой книжке

Запись вносится в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек. Стандартный порядок выглядит так:

1. Графа 1 – порядковый номер записи (например, 12).
2. Графа 2 – дата увольнения (день, месяц, год).
3. Графа 3 – сведения о работнике (профессия, specialty, должность).
4. Графа 4 – основание прекращения трудового договора (полная формулировка из ст. 81 ТК РФ).
5. Графа 5 – подпись уполномоченного лица и печать организации (если требуется).

Пример заполнения:

• Графа 1: 12
• Графа 2:
• Графа 3: бухгалтер
• Графа 4: Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Графа 5: ______________________ (подпись) М.П.

Особенности электронной трудовой книжки

С 2021 года ведение трудовых книжек возможно в электронном виде. При увольнении по сокращению штата в электронную трудовую книжку вносится та же запись, что и в бумажный вариант, через форму СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности). Формулировка не меняется:

Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Что делать, если запись сделана с ошибкой

Согласно пункту 5.1 раздела «Заполнение сведений об увольнении» (КонсультантПлюс), любые сокращения слов в трудовой книжке не допускаются. Если запись содержит ошибку:

1. Составляется дополнительная запись с исправлением (указывается номер новой записи, дата исправления и правильная формулировка).
2. Или выдаётся справка о трудовой деятельности с верной записью, которую работник может предъявить новому работодателю.
3. В случае электронной трудовой книжки исправление вносится через корректирующую форму СТД‑Р.

Дополнительные документы при увольнении по сокращению

Помимо записи в трудовой книжке, работодатель обязан:

• Выдать справку о доходах (2‑НДФЛ) за период работы.
• Произвести все положенные выплаты: компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие (среднемесячный заработок за два месяца) и, при наличии оснований, среднемесячный заработок за третий месяц для работников районов Крайнего Севера.
• Направить в Социальный фонд РФ сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС‑1 не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.

Таким образом, при сокращении штата в трудовой книжке (или в электронных сведениях о трудовой деятельности) должна быть внесена запись, полностью соответствующая формулировке пункта 2 части первой статьи 81 ТК РФ:

Уволен(а) по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Соблюдение этой нормы гарантирует законность оформления увольнения, исключает риски штрафов для работодателя и обеспечивает работнику корректные документы для последующего трудоустройства и получения социальных выплат.