Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России несколько лет назад и прочно вошла в документооборот. Это стало удобно и сразу привлекло внимание как крупных работодателей, так и сотрудников. Главное преимущество ЭТК, россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России (СФР) и какая информация о стаже там хранится.
Однако при увольнении работника у кадровиков и бухгалтеров часто возникают вопросы: как правильно оформить прекращение трудового договора в цифровом формате? Разберемся в этом подробно.
Что такое ЭТК и в чем ее особенности при увольнении?
Трудовая книжка — это документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и кем работал человек, а также о причинах его ухода. При переходе на электронный формат суть документа не поменялась, изменился лишь способ хранения и передачи данных.
При увольнении сотрудника работодатель обязан передать соответствующие сведения в Социальный фонд России. Делается это путем подачи отчета по форме ЕФС-1. Важно помнить, что бумажная трудовая книжка не аннулируется автоматически: если сотрудник ранее сохранил ее (не написал заявление о переходе на ЭТК), то увольнение нужно оформить и в бумаге, и в электронном виде.
Пошаговая процедура увольнения при электронной трудовой книжке
Процесс оформления увольнения при ЭТК практически не отличается от стандартного, но фокус смещается на своевременную передачу цифровых данных в СФР.
- Издание приказа об увольнении. Основанием для прекращения трудовых отношений выступает приказ (распоряжение) работодателя. Он составляется по унифицированной форме или по форме, разработанной организацией.
- Ознакомление работника. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под подпись. Если он отказывается подписывать, составляется соответствующий акт.
- Внесение данных в ЭТК (формирование отчета). Кадровик или бухгалтер заполняет сведения о увольнении для передачи в СФР.
- Выдача документов и окончательный расчет. В последний рабочий день сотруднику выплачиваются все причитающиеся суммы и выдается справка о сумме заработка (по форме 182н), а также иные документы, связанные с работой.
- Предоставление отчета в СФР. Данные об увольнении направляются в фонд в установленные сроки.
Сроки предоставления сведений в СФР
Самое главное помнить, что соблюдение сроков — это ответственность работодателя. Штрафы за опоздание существенные.
- При обычном увольнении (по собственному желанию, соглашению сторон и т.д.) сведения необходимо подать в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении.
- Если увольнение происходит по сокращению штата или в связи с ликвидацией организации, действуют особые сроки: отчет нужно подать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа, но не позднее дня фактического увольнения.
Какую информацию нужно передать в СФР при увольнении?
В подразделе 1 «Сведения о трудовой деятельности» формы ЕФС-1 необходимо заполнить следующие графы:
- Дату приема на работу (для контекста).
- Дату увольнения.
- Причину увольнения (код в соответствии с ТК РФ, например, п. 3 ч. 1 ст. 77 — по собственному желанию).
- Основание для увольнения — реквизиты приказа (номер и дата).
- Признак того, ведет ли работодатель бумажную трудовую книжку на данного сотрудника.
Образец заполнения сведений об увольнении (для ЕФС-1)
Ниже представлен наглядный пример того, как должна выглядеть информация об увольнении в отчете, который работодатель отправляет в Социальный фонд.
Пример: Увольнение по собственному желанию
Предположим, сотрудник Иванов И.И. увольняется 15 мая 2026 года. Приказ об увольнении издан в тот же день.
- Фамилия, Имя, Отчество: Иванов Иван Иванович
- СНИЛС: 123-456-789 00
- Дата приема:
- Дата увольнения:
- Код причины увольнения: Договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
- Норма закона: п. 3 ч. 1 ст. 77
- Документ-основание: Приказ № 45-к от
- Признак ведения бумажной трудовой книжки: Нет (если сотрудник перешел на ЭТК)
Нужно ли давать сотруднику выписку из ЭТК при увольнении?
Да, это очень важный момент. Согласно Трудовому кодексу РФ, по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему заверенные копии документов, связанных с работой, в т.ч. сведения о трудовой деятельности (ст. 62 ТК РФ).
Даже если сотрудник уходит, он имеет право запросить у вас выписку из электронной трудовой книжки. Она предоставляется:
- Бесплатно.
- В бумажном виде (заверяется подписью и печатью работодателя) или в электронной форме (подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью).
- Срок предоставления, не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
Что делать, если сотрудник отказался от ЭТК?
Как перейти на электронные трудовые книжки и можно ли отказаться от них — вопрос, который волновал многих в 2020 году. Если сотрудник ранее подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, то при его увольнении вы должны:
- Внести запись об увольнении в его бумажную трудовую книжку по всем правилам кадрового делопроизводства.
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки в последний рабочий день.
- Одновременно передать сведения об этом увольнении в СФР по форме ЕФС-1 (так как дублирование сведений для СФР обязательно для всех работодателей).
Частые ошибки при оформлении увольнения с ЭТК
- Нарушение сроков сдачи ЕФС-1. Многие путают сроки и сдают отчет только в день выплаты зарплаты. При увольнении это ошибка — сдавать нужно на следующий день после приказа.
- Неверный код причины увольнения. Код в ЕФС-1 должен строго соответствовать формулировкам ТК РФ и Классификатору причин увольнения.
- Забыли выдать сведения по заявлению. Если работник попросил выписку из ЭТК, а работодатель отказал, это прямое нарушение трудового законодательства, влекущее штрафы.
Электронная трудовая книжка сделала процесс увольнения более прозрачным для работника: он может самостоятельно отследить статус передачи данных через портал Госуслуг или личный кабинет СФР. Для работодателя же главным требованием стала строгая дисциплина в части своевременной и корректной подачи отчетности по форме ЕФС-1. Соблюдайте сроки, внимательно указывайте коды причин увольнения и не забывайте о праве сотрудника на получение выписки, и тогда процесс увольнения пройдет без штрафов и претензий со стороны контролирующих органов.