Увольнение сотрудника – это процесс, сопровождаемый рядом обязательных документальных действий․ С 2023 года в России изменились формы некоторых справок и выписок, однако перечень обязательных бумаг остался прежним․ Если у сотрудника была электронная трудовая книжка, вместо привычной записи в ней выдается документ формы СТД‑Р․ Ниже подробно рассматриваем, какие документы обязан предоставить работодатель, какие сроки действуют и как правильно оформить каждое из них․

Обязательные документы, которые выдаются в день увольнения

В соответствии с ТК РФ и КоАП РФ работодатель обязан вручную передать сотруднику следующие документы в день увольнения:

1. Трудовая книжка (если она велась в бумажном виде)․ Запись об увольнении заверяется подписью сотрудника отдела кадров и печатью организации;
2. Сведения о трудовой деятельности по форме СТД‑Р․ Выдается в бумажном виде с подписью и печатью компании или в электронном виде, подписанном усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)․
3. Расчётный лист за последний рабочий месяц․ В шапке указываются ФИО, период расчёта (например, «февраль 2026 г․»), оклад, премии, удержания и количество отработанных дней․ Подпись и печать здесь не требуются․
4. Заверенные выписки из формы ЕФС‑1 (разделы 1, подпункты 1․2 и 3)․ Выписка из подпункта 1․2 содержит сведения о страховом стаже за текущий год, а подпункт 3 – данные об уплаченных взносах в накопительную пенсию․
5. Выписка из раздела 3 формы РСВ․ В ней указываются начисленные доходы и уплаченные взносы по медицинскому, пенсионному и социальному страхованию за квартал, в котором произошло увольнение․

Пример заполнения формы СТД‑Р

В форме СТД‑Р в разделе «Дата увольнения» указывается дата прекращения трудовых отношений, в разделе «Причина увольнения» – выбранный основной документ (например, «по соглашению сторон»)․ Вкладка «Сведения о заработке» заполняется данными из последнего расчётного листа․

Пример выписки из ЕФС‑1 (раздел 1, подпункт 1․2)

+-------------------------------------------+
| 1․2․ Страховой стаж за текущий год |
| 12 месяцев |
+-------------------------------------------+

Пример выписки из ЕФС‑1 (раздел 1, подпункт 3)

+-------------------------------------------+
| 3․ Уплаченные взносы в накопительную пенсию |
| 150 000 руб․ |
+-------------------------------------------+

Пример выписки из РСВ (раздел 3)

+-------------------------------------------+
| Медицинское страхование: 12 000 руб․ |
| Пенсионное страхование: 30 000 руб․ |
| Социальное страхование: 5 000 руб․ |
+-------------------------------------------+

Документы, которые выдаются по запросу сотрудника

Некоторые справки и выписки не являются обязательными к выдаче в день увольнения, однако работодатель обязан подготовить их в течение трёх рабочих дней с момента получения письменного запроса сотрудника․

• Справка о доходах и суммах НДФЛ (форма 6‑НДФЛ)․ Заменила прежнюю форму 2‑НДФЛ, которая использовалась до 1 января 2023 года․
• Справка о размере среднемесячного заработка (для расчёта пособия по временной нетрудоспособности)․
• Справка о работе в организации (по желанию сотрудника может потребоваться для оформления в другом месте)․

Запросы обычно оформляются в свободной форме, но желательно указать, какие именно документы требуются․

Сроки выдачи и ответственность работодателя

По закону:

• Обязательные документы (трудовая книжка, СТД‑Р, расчётный лист, выписки из ЕФС‑1 и РСВ) должны быть переданы в день увольнения․
• Документы, выдаваемые по запросу, – в течение трёх рабочих дней с момента получения запроса․

За несвоевременную выдачу или полное отсутствие документов работодатель рискует получить штраф согласно КоАП РФ (ст․ 5․27)․ Штраф может составить от 10 000 до 50 000 рублей, а в случае выявления нарушений в нескольких случаях сумма штрафа может быть начислена за каждый отдельный документ․

Как правильно оформить каждый документ

Форма СТД‑Р

Указываются ФИО сотрудника, ИНН, ОГРНИП (если есть)․
В разделе «Дата увольнения» указывается фактическая дата прекращения отношений․
В «Причина увольнения» выбирается один из вариантов, предусмотренных ТК РФ (по соглашению сторон, по инициативе работодателя, по инициативе работника, и т․д․)․
В «Сведения о заработке» указываются оклад, премии, удержания, надбавки․
Подпись сотрудника отдела кадров и печать организации (если используется бумажный вариант)․

Расчётный лист

В шапке указываются:

• Наименование организации;
• ИНН организации;
• ФИО сотрудника;
• Период расчёта (например, «февраль 2026 г․»);
• Оклад, премии, надбавки;
• Удержания (НДФЛ, страховые взносы);

В конце указывается подпись (необязательно) и дата составления․

Выписка из ЕФС‑1

В выписке из раздела 1, подпункта 1․2 указываются:

• Страховой стаж за текущий год;
• Сведения о периодах страхования․

В подпункте 3 – данные о взносах в накопительную пенсию․

Выписка из РСВ (раздел 3)

В бланке указываются:

• Сумма начисленных доходов за квартал;
• Уплата медицинского, пенсионного и социального страховых взносов;
• Код подразделения (если требуется)․

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли заменить трудовую книжку полностью? Да․ При наличии электронной трудовой книжки вместо неё выдается форма СТД‑Р․
• Нужна ли подпись сотрудника в трудовой книжке? При выдаче бумажной трудовой книжки подпись сотрудника отдела кадров и печать обязательны․
• Что делать, если работник не получил документы в день увольнения? Сотрудник имеет право потребовать их выдачи в течение трёх рабочих дней․ При игнорировании – можно обратиться в трудовую инспекцию․
• Можно ли оформить все документы в электронном виде? Да, при условии использования усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) и соблюдения требований электронного документооборота․

При увольнении сотрудника работодатель обязан предоставить набор документов, часть из которых заменяет традиционную запись в трудовой книжке․ Главное – своевременная выдача обязательных бумаг (трудовая книжка, СТД‑Р, расчётный лист, выписки из ЕФС‑1 и РСВ) и подготовка дополнительных справок по запросу в установленные сроки․ Правильное оформление этих документов защищает как интересы сотрудника, так и самого работодателя от возможных штрафов и споров․

Если у вас возникнут сомнения по оформлению конкретных форм, рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому делу или в консультационный отдел Федеральной службы по труду и занятости․