Увольнение сотрудника по сокращению штата – один из самых частых вариантов прекращения трудового договора. При этом в трудовой книжке необходимо сделать точную и законную запись, иначе возможны споры с работником и проблемы при дальнейшем трудоустройстве.

Правовая основа

Согласно статье 81 ТК РФ, основанием для увольнения по сокращению является:

• снижение численности работников;
• сокращение штата;
• избыточность нагрузки;
• технические или организационные изменения.

Для корректного оформления необходимо оформить приказ об увольнении, который подписывается руководителем и передается в кадровый отдел.

Нормативные акты, которые следует учитывать

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 81, ст. 84).
2. Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек».
3. Текущие разъяснения Федерального центра по труду и занятости.

Шаги по заполнению записи в трудовой книжке

Заполнение происходит в четырёх полях записи (графы). Ниже – пошаговый алгоритм.

Графа 1 – порядковый номер записи

Указывается новый номер записи, который следует в последовательности всех записей о работе сотрудника.

Графа 2 – дата увольнения

Указывается точная дата прекращения трудовых отношений (дд.мм.гггг).

Графа 3 – основание увольнения

Требуется чётко обозначить основание. Для сокращения используется формулировка:

Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 ТК РФ

Если сокращение связано с уменьшением численности, формулировка меняется на:

Уволен в связи с сокращением численности работников организации

Графа 4 – дата и номер приказа (распоряжения)

Указывается номер приказа (распоряжения) и дата его подписания. Пример:

Приказ № 15 от

Образцы заполнения

Для наглядности приведём несколько типовых записей.

Пример записи при сокращении штата

Графа 1: 27
Графа 2: 
Графа 3: Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 ТК РФ
Графа 4: Приказ № 15 от 

Пример записи при сокращении численности

Графа 1: 28
Графа 2: 
Графа 3: Уволен в связи с сокращением численности работников организации
Графа 4: Приказ № 18 от 

Частые ошибки и как их избежать

• Неуказание точного основания. – в графе 3 необходимо полностью цитировать статью ТК РФ.
• Омиссивное указание даты и номера приказа. – без этого запись считается недействительной.
• Несоответствие даты увольнения дате в приказе. – дата в графе 2 должна совпадать с датой в приказе.
• Путаница с формулировками «сокращение штата» и «сокращение численности». – используйте правильную формулировку в зависимости от причины увольнения.

Документы, которые необходимо выдать работнику

После того как запись внесена в трудовую книжку, работодатель обязан выдать сотруднику пакет документов:

1. Приказ об увольнении (копия).
2. Трудовую книжку с новой записью.
3. Справку о доходах (форма 2‑НДФЛ).
4. Справку о выплатах (выходное пособие, компенсации).
5. Справку о начисленных отпускных (если имеется).

Выплаты, связанные с увольнением по сокращению

К ним относятся:

• Налоговый вычет из заработка.
• Выходное пособие (не менее одного месяца среднего заработка).
• Компенсацию за неиспользованный отпуск.
• Пособие по временной нетрудоспособности (если есть).

Расчёт выходного пособия производится по формуле:

ОП = (Средний заработок за последние 12 месяцев) ÷ 12 × 1

Средний заработок учитывает все выплаты, облагаемые страховыми взносами.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли увольнять сотрудника без приказа? – Нет, без приказа увольнение не считается законным.
2. Нужна ли подпись сотрудника на приказе? – Подпись не обязана быть, но рекомендуется получить её для подтверждения получения документа.
3. Можно ли оформить увольнение в электронной форме? – Да, при условии использования электронной подписи и соблюдения требований электронного документооборота.
4. Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись об увольнении? – Нужно добавить новую строку с новым порядковым номером, не меняя предыдущие записи.

Заполнение записи в трудовой книжке при увольнении по сокращению – это ответственный процесс, требующий точного соблюдения законодательных норм и правильного оформления документации. При правильном заполнении:

• снижается риск последующих споров;
• обеспечивается прозрачность выплат;
• сохраняется репутация организации.

Следуя приведённому алгоритму и используя образцы записей, вы сможете без проблем оформить увольнение по сокращению и корректно зафиксировать его в трудовой книжке.