В 2026 году рынок труда России находится на завершающем этапе масштабной цифровой трансформации. С 1 января 2026 года официально завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Несмотря на то, что основным форматом ведения стажа стал цифровой, вопрос приобретения бумажных трудовых книжек остается актуальным для многих работодателей. В этой статье мы подробно разберем, кому, зачем и как необходимо приобретать бумажные бланки в текущих реалиях.

Текущая ситуация: Бумага или цифра?

Прежде чем приступать к закупкам, руководителю или специалисту отдела кадров важно четко понимать статус документа:

• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это основной способ фиксации стажа для всех работников, устроившихся на работу после 1 января 2021 года, а также для тех, кто написал заявление о переходе на ЭТК в более ранние периоды.
• Бумажная трудовая книжка — сохраняется у работников, которые не подали заявления о переходе на электронную версию и чей стаж велся на бумаге до 2021 года. Также бумажный формат может вестись параллельно по желанию работника (в определенных случаях) или использоваться для восстановления утраченных данных.

Важно: С 1 января 2023 года в оборот были введены трудовые книжки и вкладыши нового образца. Старые бланки (выпущенные до 2023 года) действовали до exhaustion (пока не закончились), но сейчас организации должны ориентироваться только на актуальные формы.

Кто обязан приобретать бумажные трудовые книжки?

Согласно действующему законодательству РФ, ситуация с закупкой бланков следующая:

Для новых сотрудников: Если человек устраивается на работу впервые после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка ему не заводится. Весь стаж ведется исключительно в электронном виде. Работодатель не покупает для него бланк.
Для сотрудников, сохранивших бумажную книжку: Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка (заведенная до 2021 года) и он не переходил на ЭТК, работодатель обязан продолжать вносить в нее записи.

• Если в старой книжке закончились страницы, работодатель обязан приобрести вкладыш.
• Если книжка утеряна или пришла в негодность, и работник просит завести новую бумажную (в случаях, когда это допускается законодательством для восстановления стажа), работодатель может предоставить бланк.

Ключевой момент: Работодатель не имеет права навязывать работнику переход на электронную книжку или, наоборот, требовать обязательного наличия бумажной, если она не велась ранее. Закупка бланков производится организацией для обеспечения непрерывности кадрового документооборота в отношении тех сотрудников, у которых бумажный формат является действующим.

Где приобрести трудовые книжки и вкладыши?

Покупка трудовых книжек — это строго регламентированный процесс. Приобретать бланки можно только у официальных поставщиков, имеющих соответствующие лицензии и договоры с изготовителями (обычно это государственные предприятия, такие как «Гознак», или авторизованные дистрибьюторы).

Основные каналы закупки:

• Официальные дилеры издательств: Компании, напрямую сотрудничающие с фабриками по производству бланков строгой отчетности.
• Специализированные магазины канцелярии для бизнеса: Крупные поставщики офисной техники и документации, работающие с юридическими лицами.
• Онлайн-площадки государственных и крупных коммерческих структур: Например, порталы поставщиков для госзакупок или корпоративные маркетплейсы.

Внимание: Покупка трудовых книжек с рук, на непроверенных сайтах-агрегаторах или в обычных канцелярских магазинах без предоставления документов о легальности происхождения бланков запрещена. Использование поддельных бланков влечет за собой серьезную административную и уголовную ответственность для руководителя организации.

Процедура оформления закупки в организации

Чтобы легально приобрести и использовать бланки, необходимо выполнить ряд внутренних процедур:

Издание приказа: Руководитель организации издает приказ о необходимости закупки бланков трудовых книжек и вкладышей. В приказе указывается ответственный сотрудник (обычно начальник отдела кадров или бухгалтер).
Выделение средств: Финансовый отдел должен предусмотреть расходы на покупку бланков. Согласно ТК РФ, работодатель берет на себя расходы по приобретению бланков, но может удерживать их стоимость с работника при выдаче (хотя на практике многие компании берут эти расходы на себя как административные).
Постановка на учет: Это критически важный этап. Все приобретенные бланки должны быть оприходованы.

• Ведется Книга учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
• В книге фиксируются серия, номер каждого бланка, дата поступления и дата выдачи.
• Минтруд РФ рассматривает возможность и уже допускает ведение этой книги в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, что упрощает учет в 2026 году.

Требования к бланкам нового образца

При закупке в 2026 году убедитесь, что приобретаемые бланки соответствуют требованиям, введенным с 2023 года:

• Наличие современных степеней защиты от подделки.
• Соответствующая нумерация и серийность.
• Правильное оформление ьного листа и внутренних страниц.

Вкладыши приобретаются отдельно и также подлежат строгому учету. Они вшиваются в трудовую книжку, когда в ней заканчиваются страницы для записей.

Ответственность работодателя

Работодатель несет полную ответственность за правильное хранение, учет и выдачу бланков.

• Утеря бланков: При утере бланков составляется акт, и информация передается в правоохранительные органы.
• Неправильное заполнение: Ошибки при внесении записей в бумажную книжку могут привести к проблемам у работника при оформлении пенсии, что повлечет судебные иски к организации.
• Отказ в выдаче: Невыдача трудовой книжки в день увольнения или задержка передачи сведений в ПФР (СФР) грозит штрафами.

Чек-лист для руководителя: Что делать прямо сейчас?

Проведите аудит: Проверьте, сколько у вас сотрудников продолжают вести бумажные трудовые книжки.
Проверьте запасы: Убедитесь, что на складе есть чистые бланки и вкладыши нового образца на случай необходимости (окончание страниц, утеря).
Наладьте учет: Убедитесь, что Книга учета движения трудовых книжек и Книга учета бланков ведутся корректно (в бумажном или электронном формате, если это разрешено внутренними регламентами и технически обеспечено).
Обучите персонал: Специалисты отдела кадров должны знать правила заполнения именно актуальных бланков 2023-2026 годов выпуска.

Несмотря на завершение переходного периода на электронные трудовые книжки в 2026 году, бумажный документооборот в сфере труда полностью не упразднен для определенной категории работников. Грамотное приобретение, учет и хранение бумажных трудовых книжек остается важной частью compliance-политики любой организации. Использование только официальных каналов закупки и строгий внутренний контроль помогут избежать юридических рисков и обеспечат защиту прав ваших сотрудников.

Помните: трудовая книжка, это основной документ о трудовом стаже, и отношение к ней со стороны работодателя демонстрирует уровень корпоративной культуры и законопослушности компании.