Важное напоминание: С 1 января 2021 года при приеме на работу в России обязательно ведение электронной трудовой книжки (ЭТК). Бумажная трудовая книжка (ТК) выдается только по письменному заявлению работника, если он ранее уже имел такую книжку; Для иностранных граждан, впервые устраивающихся на работу в РФ, действует особый порядок.
Ключевой принцип на 2026 год:
Все сведения о трудовой деятельности работников, включая иностранных граждан, обязаны передавать в Социальный фонд России (СФР) в форме Сведений о трудовой деятельности (форма ЕФС-1). Эти сведения формируют основу электронной трудовой книжки.
Обязанность работодателя: что нужно знать
Работодатель, принимающий иностранного гражданина, обязан:
- Заключить трудовой договор в соответствии с ТК РФ и миграционным законодательством.
- Оформить допуск к работе на основании патента, трудового договора или иного законного основания.
- Передать в СФР сведения о приеме, увольнении и иных изменениях в течение 15 дней с использованием формы ЕФС-1.
- По запросу работника выдать справку о его трудовой деятельности, если тот не имеет доступа к ЭТК.
Особенности для иностранного работника, впервые устраивающегося в РФ
Это самый частый и важный случай. Если иностранец ранее никогда не работал в России по трудовому договору и у него нет бумажной трудовой книжки, то:
Электронная трудовая книжка открывается автоматически
С момента первого приема на работу в РФ в базе СФР автоматически создается электронная трудовая книжка. Бумажный бланк не выдается. Все записи будут вноситься исключительно в электронную форму.
Что делать, если у иностранца есть зарубежный стаж?
Стаж, полученный за пределами РФ, не отражается в электронной трудовой книжке автоматически. Для его учета при назначении пенсии или иных социальных выплат необходимо:
- Предоставить в Пенсионный фонд (СФР) документы, подтверждающие трудовую деятельность за рубежом (трудовые книжки, справки, контракты и т.д.).
- Пройти процедуру взаимного признания страхового стажа (если есть соответствующий международный договор) или подтверждения иностранного стажа в установленном порядке.
Важно: Эти документы не заменяют электронную трудовую книжку РФ, а служат дополнительным доказательством общего трудового стажа.
Частые проблемы и их решения
У иностранного работника нет никаких документов о стаже (например, приехал из Луганской области, документы утеряны)
В этом случае:
- Работодатель оформляет его как впервые трудоустроенного в РФ.
- Электронная трудовая книжка создается с нуля.
- Для подтверждения стажа, полученного на территории ЛНР/ДНР или в других странах, работнику необходимо самостоятельно обратиться в органы СФР/ПФР с имеющимися у него доказательствами (справки, выписки, свидетельства).
У иностранца есть бумажная трудовая книжка, выданная в другой стране
Российская трудовая книжка (бумажная или электронная) ведется только на территорию РФ. Иностранная книжка:
- Не является основанием для отказа в приеме на работу.
- Не подлежит «оформлению» или «переводу» в российский стандарт.
- Является дополнительным документом, который работник может использовать для подтверждения своего опыта при решении вопросов пенсионного обеспечения через СФР.
Алгоритм действий для работодателя (пошаговая инструкция)
- При приеме на работу: Уточните у кандидата, работал ли он ранее по трудовому договору в РФ. Если нет — готовьтесь к оформлению ЭТК с нуля.
- При заключении договора: В разделе «Сведения о трудовой книжке» укажите: «Трудовая книжка не ведется (электронная)». Если у работника есть старая бумажная ТК, выданная в РФ, укажите ее серию и номер.
- В течение 15 дней: Подайте в СФР форму ЕФС-1 с данными о приеме на работу. Это и есть основание для создания ЭТК.
- При увольнении: Подайте в СФР форму ЕФС-1 с данными об увольнении. Запись об увольнении появится в электронной книжке работника.
- По запросу работника: Выдайте справку о трудовой деятельности (форма СТД-Р) или помогите получить доступ к ЭТК через портал Госуслуг.
Таблица: Сравнение ситуаций для иностранного работника
| Ситуация | Что делает работодатель? | Что делает работник? |
|---|---|---|
| Впервые работает в РФ (нет бумажной ТК, не работал ранее по ТД) | Подает ЕФС-1 о приеме. ЭТК создается автоматически. Бумажную ТК не выдает. | Получает доступ к ЭТК через Госуслуги. Для учета зарубежного стажа собирает документы и обращается в СФР. |
| Работал в РФ ранее (есть бумажная ТК) | Подает ЕФС-1. По заявлению работника может выдать бумажную ТК (с переносом записей) или вести только ЭТК. | Решает, вести ли бумажную ТК или перейти полностью на ЭТК. Заявляет о своем выборе письменно; |
| Нет документов о стаже (утеря, пожар и т.д.) | Оформляет как впервые трудоустроенного. Подает ЕФС-1. | Пытается восстановить документы через консульство, архив или иные органы. Обращается в СФР с заявлением о включении стажа по имеющимся доказательствам. |
⚠️ Типичные ошибки работодателей:
- Выдача бумажной трудовой книжки иностранцу, впервые работающему в РФ. Это нарушение. С 2021 года для таких работников ведение только электронное.
- Неподача или несвоевременная подача формы ЕФС-1. Это влечет административную ответственность и нарушает права работника на учет стажа.
- Отказ принимать иностранную трудовую книжку как документ. Это необоснованно. Она может служить доказательством, но не заменяет российскую ЭТК.
Где и как работник может посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Иностранный работник, имеющий электронную трудовую книжку, может:
- Получить доступ через портал Госуслуг (необходима подтвержденная учетная запись).
- Обратиться в отделение СФР с паспортом и запросом на получение выписки.
- Получить справку о трудовой деятельности (форма СТД-Р) у своего работодателя.
Для иностранного работника, впервые устраивающегося в России, электронная трудовая книжка, единственная возможная форма. Задача работодателя, четко и своевременно передавать данные в СФР через форму ЕФС-1. Зарубежный стаж не попадает в ЭТК автоматически и требует отдельного документального подтверждения в пенсионные органы. Соблюдение этих правил защищает и права работника (учет стажа), и работодателя (отсутствие штрафов).
Статья составлена на основе действующего законодательства РФ (ТК РФ, ФЗ № 400-ФЗ «О страховых пенсиях», постановления Правительства РФ) и практики применения на 2026 год. Рекомендуется уточнять актуальность норм в конкретной ситуации.