Мало кто задумывается о важности копии трудовой книжки, пока этот документ не потребуют в самый неподходящий момент. Однако, как только вы обратитесь к новому работодателю, подадите заявку на кредит в банк или начнете оформлять государственные пособия, отсутствие правильно заверенной копии может стать серьезным препятствием.

В этой статье мы подробно разберем, в каких ситуациях необходим этот документ, как его правильно оформить и какие сроки установлены законом для его выдачи.

Основные ситуации, когда требуется копия

Копия трудовой книжки — это официальный документ, подтверждающий ваш трудовой стаж и занятость. Она необходима в следующих ключевых случаях:

• Оформление пенсии и социальных выплат. Пенсионный фонд и органы социальной защиты требуют подтверждение стажа для расчета размера пенсии, пособий по безработице, компенсаций и других государственных выплат.
• Трудоустройство. Если ваша оригинальная трудовая книжка находится у предыдущего работодателя (например, вы еще не уволились официально или находитесь в процессе перехода), новый работодатель вправе потребовать заверенную копию для подтверждения вашего опыта.
• Получение кредитов и ипотеки. Банковские организации запрашивают копию трудовой книжки, чтобы убедиться в стабильности вашего финансового положения и подтверждении занятости. Это стандартная процедура при выдаче крупных займов.
• Оформление виз. Консульства многих стран требуют подтверждения места работы и стажа при рассмотрении заявок на получение виз.
• Судебные разбирательства. Документ может понадобиться для подтверждения трудового стажа в суде при решении споров с работодателями или другими инстанциями.

> Важно: Копия должна быть оформлена надлежащим образом. Документ с ошибками в заверении или без необходимых штампов могут не принять, и вам придется тратить время на его переоформление;

Кто и как выдает копию?

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки по его письменному заявлению.

Сроки выдачи

Закон устанавливает четкий срок: копия должна быть предоставлена сотруднику не позднее трех рабочих дней с момента подачи заявления. Нарушение этого срока является нарушением трудового законодательства.

Условия выдачи

Работодатель обязан предоставить копию, если соблюдены следующие условия:
Работодатель ведет трудовую книжку работника в бумажном виде.
Сотрудник подал соответствующее письменное заявление.
Если трудовая книжка уже находится на руках у работника (например, в период между работами), он может сделать копию самостоятельно, но для придания ей юридической силы в официальных инстанциях часто требуется заверение текущим или последним работодателем, либо нотариусом.

Правила правильного оформления и заверения

Самое главное в копии трудовой книжки — это правильность её заверения. Просто отксерить страницы недостаточно. Документ должен быть признан равнозначным оригиналу.

Требования к заверению:

Полнота копирования. Копировать необходимо все заполненные страницы трудовой книжки. Пустые страницы копировать не нужно.
Нумерация страниц. Все страницы копии должны быть пронумерованы.
Прошивка (рекомендуется). Поскольку трудовая книжка — многостраничный документ, страницы копии рекомендуется пронумеровать, прошить нитью, а концы нити заклеить бумажной наклейкой. На наклейке ставится заверительная надпись, подпись уполномоченного лица и печать организации (если она используется).
Заверительная надпись. Если документ не прошит, заверительная надпись («Копия верна»), должность, подпись, расшифровка подписи и дата заверения должны стоять на каждой странице копии.
Актуальность. В надписи обязательно указывается дата заверения. Срок действия копии обычно составляет один месяц с даты заверения, если запрашивающая организация не требует более свежий документ.

> Обратите внимание: Трудовой кодекс РФ не уточняет детально, какой именно способ заверения (прошивка или надпись на каждой странице) считается единственно правильным, однако практика показывает, что государственные органы и банки предпочитают прошитые и пронумерованные документы с печатью на шве.

Электронные трудовые книжки

Стоит помнить, что с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) правила меняются. Если вы перешли на ЭТК, бумажный вариант вам не выдается (если вы не написали заявление о ведении бумажной книжки до конца 2020 года).
В этом случае подтверждением стажа служит:

• Выписка из электронной трудовой книжки (формируется через ПФР/СФР или портал Госуслуг).
• Справка о трудовой деятельности, которую обязан выдать работодатель при увольнении или по запросу сотрудника.

Ответственность работника

Существует важный нюанс, о котором часто забывают. Если работодатель выдал вам оригинал трудовой книжки на руки (например, для оформления пенсии или пособия), вы обязаны вернуть её обратно работодателю.

• Срок возврата: Не позднее трех рабочих дней со дня получения книжки из органа социального страхования (ПФР/СФР).
• Нарушение этого срока может повлечь за собой дисциплинарную ответственность.

Копия трудовой книжки — это документ, который должен быть у каждого работающего гражданина «на готове». Зная, когда она нужна и как правильно её оформить, вы сможете избежать бюрократических проволочек при получении кредита, устройстве на новую работу или оформлении пенсии.

Ключевые моменты, которые нужно помнить:

• Копию делает и заверяет работодатель по заявлению сотрудника.
• Срок выдачи — 3 рабочих дня.
• Заверение должно содержать дату, подпись, должность заверившего лица и (желательно) печать организации.
• Для банков и госорганов важна актуальность документа (обычно не старше 1 месяца).

Берегите свои документы и всегда проверяйте правильность проставленных штампов и записей перед тем, как нести копию в официальную инстанцию.