Вопрос о том‚ можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку‚ стал особенно актуален после введения в действие электронного формата документа в 2020 году. Ниже подробно рассмотрены правовые основы‚ порядок оформления‚ плюсы и минусы двойного ведения‚ а также ответы на часто задаваемые вопросы.
Общие положения
- Трудовая книжка (бумажная или электронная) — основной документ‚ фиксирующий трудовую историю работника.
- С 1 января 2021 года в России введён электронный формат трудовой книжки‚ который считается равноправным бумажному.
- Работник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки‚ а также сохранить обе формы одновременно.
Нормативно‑правовая база
Основные нормативные акты‚ регулирующие вопрос двойного ведения трудовых книжек:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ):
- Статья 66 – порядок ведения трудовой книжки.
- Статья 66.1 – электронная трудовая книжка (введена в 2020 г.)
- Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от г. № 14‑6/ООГ‑5052 (комментарий к переходу на электронный формат).
- Приказы Минтруда РФ и методические рекомендации‚ опубликованные на порталах КонсультантПлюс‚ Онлайн‑инспекция и др.
Согласно статье 66 ТК РФ работник может подать письменное заявление о желании вести бумажную трудовую книжку. При этом‚ если он одновременно желает пользоваться электронным форматом‚ отдельного заявления подавать не требуется – достаточно одного заявления о способе ведения‚ в котором указать оба варианта.
Как оформить одновременно бумажную и электронную трудовую книжку
Шаг 1. Подготовка заявления
Работник заполняет письменное заявление (образец можно взять в любой организации или на официальных сайтах Минтруда). В заявлении указываются:
- ФИО‚ должность‚ подразделение;
- Желание вести трудовую книжку в бумажном и электронном виде;
- Дата и подпись.
Шаг 2. Подача заявления работодателю
Заявление подаётся в отдел кадров (или в HR‑службу) не позднее 31 декабря 2020 года включительно для новых работников‚ желающих сразу перейти на электронный формат. Если заявление подаётся позже‚ работник всё равно может сохранить бумажную книжку‚ но электронный вариант будет оформлен уже после начала трудовых отношений.
Шаг 3. Оформление бумажной книжки
Работодатель выдаёт бумажную трудовую книжку в течение трёх рабочих дней после получения заявления. Книжка заполняется в соответствии с ТК РФ (записи о приёме‚ переводе‚ увольнении и т.д.).
Шаг 4. Регистрация электронной книжки
Для создания электронной трудовой книжки необходимо:
- Обратиться в Госуслуги или в корпоративный портал работодателя‚ где реализована система Электронной трудовой книжки (ЭТК).
- Подтвердить личность (паспорт‚ СНИЛС).
- Согласовать с работодателем передачу данных из бумажной книжки в электронный реестр (это делается автоматически системой).
Шаг 5. Синхронизация записей
После регистрации обе книжки находятся в синхронном режиме: любые изменения (переводы‚ повышения‚ увольнения) вносятся одновременно в бумажный документ и в электронный реестр. При необходимости работник может запросить выписку из ЭТК в любой момент.
Права и обязанности работника
- Право выбора формы – работник может выбрать любую из форм или обе одновременно.
- Обязанность своевременно информировать работодателя о желании изменить форму ведения (письменное заявление).
- Сохранность данных – электронный реестр гарантирует защиту от потери‚ однако работник обязан хранить бумажную книжку в надёжном месте.
- Перенос записей – при смене работодателя все записи из обеих форм передаются новому работодателю автоматически через систему ЭТК;
Плюсы и минусы двойного ведения
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
|
|
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1. Можно ли иметь две электронные трудовые книжки?
Нет. По статье 66.1 ТК РФ каждому работнику присваивается один уникальный идентификатор в системе ЭТК. Наличие более одной электронной книжки считается ошибкой и подлежит исправлению.
Вопрос 2. Нужно ли подавать два заявления‚ если я хочу и бумажную‚ и электронную книжку?
Нет. Одно заявление о способе ведения трудовой книжки‚ в котором указано желание вести её в обоих форматах‚ полностью покрывает требование законодательства.
Вопрос 3. Что делать‚ если работодатель отказывается вести электронную книжку?
Работник имеет право обратиться в Трудовую инспекцию с жалобой. Согласно Письму Минтруда от г.‚ работодатели обязаны обеспечить возможность ведения ЭТК для всех работников‚ если это технически возможно.
Вопрос 4. Можно ли отказаться от бумажной книжки‚ если уже есть электронная?
Да. Работник может подать заявление о прекращении ведения бумажной трудовой книжки. При этом все записи сохраняются в электронном реестре‚ а бумажный документ возвращается работнику (по желанию) или уничтожается в соответствии с внутренними правилами организации.
Вопрос 5. Какие организации могут требовать только бумажную книжку?
Некоторые государственные службы (например‚ при оформлении пенсионных прав в ПФР) и отдельные финансовые учреждения могут запрашивать оригинал бумажной книжки. Поэтому наличие бумажного варианта часто упрощает такие процедуры.
Согласно действующему законодательству РФ‚ одновременное ведение бумажной и электронной трудовой книжки полностью законно. Это позволяет работнику сочетать преимущества цифрового формата (удобный доступ‚ автоматическая передача данных) с надёжностью традиционного бумажного документа. Для реализации такой схемы достаточно подать одно письменное заявление‚ после чего работодатель выдаёт бумажную книжку и регистрирует электронную в системе ЭТК. При этом обе формы находятся в синхронном режиме‚ а работник сохраняет свои права и обязанности в полном объёме.
Если у вас возникли вопросы по оформлению или вы столкнулись с отказом работодателя‚ рекомендуем обратиться в Трудовую инспекцию или к квалифицированному юристу‚ специализирующемуся на трудовом праве.
Дата публикации: г.