В данной статье подробно рассматривается, как правильно отразить информацию о приёме, переводе, увольнении и других событиях трудовой деятельности сотрудника в электронной трудовой книжке (ЭТК) с использованием конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) редакция 8.3. Мы разберём необходимые настройки, документы и формы отчётности, которые следует заполнять, чтобы данные корректно попали в СЗВ‑ТД и СТД‑Р.

Подготовка системы к ведению электронной трудовой книжки

Прежде чем начинать вносить записи, убедитесь, что в программе активирован режим ведения ЭТК и заполнены справочники, необходимые для формирования отчётов.

Включение режима электронной трудовой книжки

1. Перейдите в меню Администрирование → Настройки учета персонала.
2. На вкладке Общие установите флажок Вести электронную трудовую книжку.
3. Сохраните изменения.

Настройка справочников

• Классификатор профессий (ОКЗ) – заполните актуальными кодами профессий, чтобы они попадали в поле Профессия СЗВ‑ТД.
• Виды занятий – укажите виды трудовой деятельности (основная, совместительство, внешнее совместительство и т.д.).
• Основания для приёма/увольнения – проверьте, что в справочнике присутствуют все необходимые коды (по ТК РФ, по соглашению сторон и др.).

Настройка параметров отчётности

1. Откройте Отчётность → Настройки электронной трудовой книжки.
2. Укажите период, за который будет формироваться СЗВ‑ТД (обычно текущий год).
3. Проверьте, что в поле Формировать СТД‑Р стоит галочка, если требуется выписка из трудовой книжки.

Отражение приёма на работу

Приём сотрудника – первый шаг, после которого формируется первая запись в ЭТК.

Создание документа «Приём на работу»

1. Перейдите в раздел Кадры → Приём на работу.
2. Нажмите Создать и заполните поля:
   • Сотрудник – выберите физическое лицо из справочника.
   • Дата приёма – укажите фактический день начала работы.
   • Подразделение, Должность – выберите соответствующие значения.
   • Вид занятия – основная работа, совместительство и т.д.
   • Трудовой договор – укажите номер и дату договора.
3. В нижней части формы установите флажок Начало трудовой деятельности, если сотрудник до этого момента не имел трудового стажа (необходимо для формирования первой записи в ЭТК).
4. Нажмите Провести и закрыть.

Проверка формирования записи в ЭТК

• Откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники → выберите сотрудника → История трудовых отношений).
• Убедитесь, что появилась запись с типом Приём на работу, содержащая дату, должность, подразделение и основание (трудовой договор).
• Эта запись автоматически попадает в формируемый СЗВ‑ТД за соответствующий период.

Отражение кадровых переводов и изменений условий труда

Любое изменение должности, подразделения, вида занятия или условия труда должно быть отражено в ЭТК.

Документ «Перевод на другую должность»

1. Перейдите в Кадры → Перевод на другую должность.
2. Создайте новый документ, выберите сотрудника и укажите:
   • Дата перевода;
   • Новое подразделение и должность;
   • Основание (приказ, соглашение и т.д.).
3. Установите флажок Изменить трудовую функцию, если меняется профессия по ОКЗ.
4. Проведите документ.

Документ «Изменение условий труда»

1. В разделе Кадры → Изменение условий труда создайте документ.
2. Укажите изменяемые параметры (режим работы, размер оклада, наличие надбавок и т.д.).
3. После проведения система добавит соответствующую запись в историю трудовых отношений.

Все записи, сделанные через данные документы, автоматически включаются в формируемый СЗВ‑ТД и могут быть выведены в СТД‑Р при необходимости.

Отражение увольнения

Увольнение сотрудника также фиксируется в ЭТК и отражается в отчёте СЗВ‑ТД за период увольнения.

Документ «Увольнение»

1. Перейдите в Кадры → Увольнение.
2. Создайте документ, выберите сотрудника и заполните:
   • Дата увольнения (день, следующий за последним рабочим днём);
   • Основание увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.);
   • Номер и дату приказа об увольнении;
   • Выходное пособие и компенсации (если предусмотрены).
3. Установите флажок Окончание трудовой деятельности, если после увольнения сотрудник не будет продолжать работу в организации.
4. Проведите документ.

Проверка записи в ЭТК

• В карточке сотрудника в разделе История трудовых отношений должна появиться запись типа Увольнение с указанием даты и основания.
• Эта запись будет включена в СЗВ‑ТД за месяц увольнения и сформирует запись в СТД‑Р (выписка из трудовой книжки).

Формирование и отправка отчётов СЗВ‑ТД и СТД‑Р

После того как все кадровые события отражены в документах, необходимо сформировать официальные отчёты для ПФР.

Формирование СЗВ‑ТД

1. Перейдите в Отчётность → Электронные трудовые книжки → СЗВ‑ТД.
2. Укажите период (месяц, квартал, год) и нажмите Сформировать.
3. Система соберёт все записи из истории трудовых отношений сотрудников за выбранный период и создаст XML‑файл.
4. Проверьте файл на наличие ошибок (можно воспользоваться встроен