Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С этого момента работодатели обязаны передавать сведения о приёме‚ переводе‚ увольнении и других кадровых изменениях в Социальный фонд России (СФР) по форме СЗВ‑ТД. Для автоматизации этого процесса широко используется платформа 1С:Предприятие и её конфигурации‚ в частности 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП). В данной статье подробно рассмотрим‚ что такое 1С‚ как она помогает вести электронные трудовые книжки и как правильно организовать регистрацию трудовой деятельности в системе.

Содержание

Что такое 1С?
Электронные трудовые книжки: нормативная база и суть
Как 1С поддерживает работу с ЭТК
Настройка 1С:ЗУП для регистрации трудовой деятельности
Пошаговая инструкция по ведению ЭТК в 1С
Часто задаваемые вопросы

Что такое 1С?

1С – это российская компания‚ разрабатывающая программные продукты на платформе 1С:Предприятие. Платформа предоставляет универсальную среду для создания конфигураций‚ адаптированных под конкретные бизнес‑процессы: бухгалтерский учёт‚ управление торговлей‚ производство‚ кадры и т.д.

Ключевые особенности 1С:

Гибкая настройка под требования законодательства;
Встроенные справочники и классификаторы (ОКВЭД‚ ОКЗ‚ ОКПД2 и др.);
Поддержка электронного документооборота (ЭДО) с государственными органами;
Широкая сеть партнёров и готовых отраслевых решений.

Для работы с кадровыми данными наиболее востребована конфигурация 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП)‚ которая включает модуль ведения электронных трудовых книжек.

Электронные трудовые книжки: нормативная база и суть

Переход на ЭТК регулируеться следующими нормативными актами:

Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О трудовых книжках»;
Постановление Правительства РФ от № 1776 «О порядке ведения электронных трудовых книжек»;
Приказ Минтруда России от № 534н «Об утверждении формы СЗВ‑ТД»;
Инструкции ПФР/СФР по заполнению и передаче сведений.

Сущность ЭТК:

Трудовая деятельность работника фиксируется в электронном виде в информационной базе Социального фонда;
Работодатель отвечает за своевременную передачу сведений (приём‚ перевод‚ увольнение‚ награждение и т.д.);
Сотрудник может в любой момент получить выписку из своей ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через работодателя;
Бумажная трудовая книжка выдаётся только при первом трудоустройстве до 2021 года либо по заявлению работника.

Как 1С поддерживает работу с ЭТК

Конфигурация 1С:ЗУП содержит готовый механизм для:

Формирования и отправки формы СЗВ‑ТД в СФР;
Ведения справочника «Сотрудники» с отметкой о наличии ЭТК;
Автоматической генерации записей в трудовой книжке при кадровых событиях;
Контроля сроков подачи сведений (не позднее следующего рабочего дня после события);

Важно: 1С не хранит саму электронную трудовую книжку – она лишь формирует данные‚ которые затем передаются в СФР через каналы ЭДО (например‚ через сервис «1С‑ЭДО» или напрямую через личный кабинет на сайте СФР).

Настройка 1С:ЗУП для регистрации трудовой деятельности

Прежде чем начинать работу с ЭТК‚ необходимо выполнить базовую настройку конфигурации.

Установка обновлений

Убедитесь‚ что используется актуальная версия платформы и конфигурации (не ниже 8.3.15‚ а лучше 8.3.20+)‚ включающая последние изменения по форме СЗВ‑ТД.

Включение модуля ЭТК

Перейдите в меню Администрирование → Настройки параметров учета;
Вкладка Кадры и расчеты → установите флажок Ведение электронных трудовых книжек;
Сохраните изменения.

Настройка справочников и классификаторов

Справочник ОКЗ (Общероссийский классификатор профессий) – заполните актуальными кодами профессий;
Справочник ОКВЭД – укажите виды экономической деятельности организации;
Справочник Виды наград и поощрений – при необходимости добавьте виды‚ которые будут отражаться в ЭТК.

Настройка канала передачи данных в СФР

В разделе Администрирование → Настройки обмена с внешними системами выберите один из вариантов:

Прямой обмен через сервис 1С‑ЭДО (требуется договор с оператором);
Обмен через файлы XML в формате‚ утверждённом СФР (выгрузка → загрузка в личный кабинет СФР);
Использование веб‑сервиса СФР (если у организации есть соответствующий сертификат).

Проверка прав доступа

Убедитесь‚ что пользователи‚ ответственные за кадровый учёт‚ имеют роли:

Кадровик – доступ к справочнику сотрудников‚ формированию СЗВ‑ТД;
Главный бухгалтер – право на отправку данных в СФР;
Директор – контроль и подписание документов (при необходимости).

Пошаговая инструкция по ведению ЭТК в 1С

Шаг 1. Оформление приёма на работу

Откройте Кадровик → Сотрудники → Добавить;
Заполните личные данные‚ укажите дату приёма;
В поле Трудовая книжка выберите Электронная;
После сохранения система автоматически сформирует запись о приёме и подготовит черновик формы СЗВ‑ТД.

Шаг 2. Перевод сотрудника на другую должность

В карточке сотрудника выберите Изменить → Перевод;
Укажите новую должность‚ подразделение‚ дату перевода;
Система создаст запись о переводе и добавит её в формируемый СЗВ‑ТД.

Шаг 3. Увольнение сотрудника

В карточке сотрудника выберите Уволить;
Укажите основание увольнения (по соглашению сторон‚ по инициативе работника и т.д.) и дату;
После подтверждения система сформирует запись об увольнении и подготовит окончательную форму СЗВ‑ТД за период‚ включающую это событие.

Шаг 4. Формирование и отправка СЗВ‑ТД

Перейдите в раздел Отчётность → СЗВ‑ТД;
Установите период (например‚ за месяц);
Нажмите Сформировать – система соберёт все кадровые события за выбранный период;
Проверьте сформированный документ (можно открыть в режиме предварительного просмотра);
Нажмите Отправить в СФР – выберите настроенный канал обмена (1С‑ЭДО‚ файловый обмен или веб‑сервис);
Получите подтверждение о приёме документа СФР (обычно в виде квитанции в журнале обмена).

Шаг 5. Выдача выписки сотруднику

В карточке сотрудника выберите Печатные формы → Выписка из электронной трудовой книжки;
Укажите период‚ за который нужна выписка;
Распечатайте или отправьте сотруднику в электронном виде (например‚ через корпоративную почту).

Все шаги можно автоматизировать с помощью регламентных заданий (например‚ ежемесячная автоматическая отправка СЗВ‑ТД в первый рабочий день следующего месяца).

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?

Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя только до момента первого трудоустройства после 2021 года‚ если сотрудник не подал заявление о выдаче бумажного варианта. После этого достаточно электронного варианта.

Что делать‚ если сотрудник потерял доступ к личному кабинету СФР?

Сотрудник может запросить выписку из ЭТК у своего текущего работодателя (через 1С) или обратиться в МФЦ/СФР с паспортом и СНИЛС для восстановления доступа.

Как исправить ошибку в уже отправленной форме СЗВ‑ТД?

Если ошибка обнаружена до получения подтверждения от СФР‚ формируйте исправленную форму с пометкой «Исправленная» и отправляйте её повторно. Если подтверждение уже получено‚ направляйте уведомление об уточнении (форма СЗВ‑ТД с кодом операции «Уточнение») согласно инструкции СФР.

Нужно ли указывать коды ОКЗ в ЭТК?

Да. При формировании записей о приёме‚ переводе или увольнении система автоматически подставляет код профессии из справочника ОКЗ‚ привязанный к должности сотрудника. Это обязательное требование формы СЗВ‑ТД.

Можно ли вести ЭТК в 1С:Бухгалтерия?

В базовой конфигурации 1С:Бухгалтерия функционал ЭТК отсутствует. Для кадрового учёта и работы с электронными трудовыми книжками необходима конфигурация 1С:ЗУП или специализированное решение 1С:Кадры.

Электронные трудовые книжки – это современный инструмент учёта трудовой деятельности‚ который повышает прозрачность‚ снижает риски потери данных и упрощает взаимодействие с государственными фондами. Платформа 1С:Предприятие‚ а именно конфигурация 1С:Зарплата и Управление Персоналом‚ предоставляет готовый‚ законодательно соответствующий механизм для:

формирования записей о приёме‚ переводе‚ увольнении и других кадровых событиях;
автоматической генерации и отправки формы СЗВ‑ТД в Социальный фонд России;
контроля сроков подачи сведений и выдачи выписок сотрудникам.

Следуя представленной пошаговой инструкции и учитывая рекомендации по настройке справочников и каналов обмена‚ организация сможет безошибочно вести электронные трудовые книжки и избежать штрафов за несвоевременную или некорректную передачу данных в СФР.

Если у вас остались вопросы по настройке 1С под ЭТК или нужна помощь в автоматизации конкретных кадровых процессов – обращайтесь к специалистам 1С‑партнёрам или в службу поддержки вашего поставщика программного обеспечения.