Данная статья представляет собой подробное руководство по порядку ведения, оформления, хранения и использования трудовых книжек на территории Донецкой Народной Республики (ДНР)․ Информация основана на официальной Инструкции о порядке ведения и хранения трудовых книжек (доступна по ссылке gisnpa-dnr․ru) и дополнена практическими рекомендациями из профильных публикаций․

Нормативная база

• Инструкция о порядке ведения и хранения трудовых книжек (утверждена Министерством труда и социальной защиты ДНР)․
• Трудовой кодекс ДНР (статьи, регулирующие оформление трудовых отношений)․
• Постановления и приказы органов исполнительной власти ДНР по вопросам кадрового учёта․

Цель и задачи инструкции

Основная цель – обеспечить единообразное, достоверное и конфиденциальное ведение трудовых книжек, что позволяет:

• подтверждать трудовой стаж работника;
• оформлять пенсионные и социальные выплаты;
• предоставлять данные государственным органам при необходимости;
• защищать права работника и работодателя․

Кто отвечает за ведение трудовых книжек?

Ответственность возлагается на одно из следующих лиц (в зависимости от структуры организации):

1. Специалист отдела кадров (кадровик)․
2. Бухгалтер, осуществляющий кадровый учёт․
3. Директор (или его уполномоченный zástupce) в небольших организациях․

Важно: лицо, ответственное за ведение, должно пройти инструктаж по данной инструкции и ознакомиться с требованиями конфиденциальности․

Оформление трудовой книжки

Первичное заполнение

• При приёме на работу сотрудник получает новую трудовую книжку (если у неё нет предыдущей) или передаёт старую для переноса данных․
• В книжке указываються:
• ФИО работника полностью;
• Дата рождения;
• Серия и номер предыдущей трудовой книжки (если имеется);
• Дата заполнения первой записи;
• Подпись ответственного лица и печать организации․

Внесение записей о трудовой деятельности

Каждая запись о приёме, переводе, увольнении или иных изменениях трудового статуса оформляется следующим образом:

1. Дата события (число, месяц, год)․
2. Наименование организации (полное, согласно уставу)․
3. Должность, профессия или специальность․
4. Основание приказа (номер и дата приказа о приёме/переводе/увольнении)․
5. Подпись ответственного лица и печать организации․

Пример записи:

г․ – принят на работу в ООО «СтройГрупп» на позицию инженера-проектировщика согласно приказу № 45 от г․

Исправления и дополнения

Если в трудовой книжке допущена ошибка, её следует исправить согласно пункту 5․1 инструкции:

• Ошибочная запись зачёркивается одной тонкой линией так, чтобы осталась читаемой․
• Сверху пишется исправленная информация․
• Рядом ставится подпись ответственного лица, дата исправления и печать организации․
• Запрещается использовать корректирующие жидкости, скотч или иные способы полного стирания записи;

Хранение и учёт трудовых книжек

Место хранения

Трудовые книжки хранятся в металлическом шкафу или сейфе, обеспечивающем защиту от пожара, влаги и несанкционированного доступа․ Доступ к шкафу имеют только уполномоченные лица․

Журнал учёта

Для контроля за движением книжек ведётся журнал, в котором фиксируются:

• Дата получения/выдачи книжки;
• ФИO работника;
• Номер и серия книжки;
• Подпись лица, получившего/выдавшего книжку;
• Примечание (например, «на хранение», «выдана на руки»)․

Сроки хранения

После увольнения работника трудовая книжка выдаётся ему на руки под расписку․ Если работник отказывается получить книжку, она хранится в организации не менее 50 лет с даты последней записи, после чего подлежит уничтожению по акту․

Конфиденциальность и защита данных

Сведения, содержащиеся в трудовой книжке, относятся к персональным данным и подлежат защите в соответствии с Законом ДНР «О персональных данных»․ Не допускается:

• Разглашение информации без согласия работника;
• Использование данных в целях, не связанных с трудовыми отношениями;
• Передача книжки третьим лицам без законного основания․

Электронные трудовые книжки (ЕТК)

С 2022 года в ДНР допускается ведение электронных трудовых книжек через государственный портал «ТрудДНР»․ Основные положения:

• ЕТК имеет равную юридическую силу с бумажным вариантом;
• Ввод данных осуществляется ответственным лицом через личный кабинет;
• Все изменения фиксируются с отметкой времени и цифровой подписью;
• Работник может выписать выписку из ЕТК в любой момент;
• При переход с бумажного на электронный формат необходимо перенести все записи и заверить их печатью организации․

Ответственность за нарушения

Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек влечёт:

• Предупреждение или замечание от государственной инспекции труда;
• Штраф в размере от 5 до 20 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ) в зависимости от тяжести нарушения;
• При повторных или грубых нарушениях – приостановление деятельности организации на срок до 3 месяцев;

Практические рекомендации для кадровиков

1. Регулярно (не реже одного раза в квартал) проводить сверку наличия книжек с данными журнала учёта․
2. Обеспечить обучение новых сотрудников отдела кадров по инструкции․
3. Вести резервную копию электронных трудовых книжек на защищённом сервере․
4. При переходе на электронный формат сохранять бумажные оригиналы в архиве не менее 5 лет․
5. Использовать только утверждённые бланки трудовых книжек, приобретённые у authorised поставщиков․

Соблюдение инструкции по ведению трудовых книжек в ДНР гарантирует законность кадрового учёта, защищает права работников и упрощает взаимодействие с пенсионным и социальным обеспечением․ Ответственные лица должны внимательно следовать указанным требованиям, своевременно обновлять свои знания и применять современные инструменты (в т․ч․ электронные трудовые книжки) для повышения эффективности и надёжности работы․

Статья подготовлена на основе официальных источников и актуальной нормативной базы на май 2026 года․