Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Ведение учета трудовых книжек — одна из ключевых обязанностей работодателя в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации. С 2021 года, после вступления в силу Приказа Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н, порядок учета бланков трудовых книжек, вкладышей и самих трудовых книжек существенно изменился. В этой статье мы подробно разберем, что такое книга учета движения трудовых книжек, как ее правильно вести, какие формы использовать, кто отвечает за ведение, и какие последствия могут наступить при нарушении требований.

Что такое книга учета движения трудовых книжек?

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, это официальный регистр, в который работодатель вносит все факты перемещения трудовых книжек внутри организации. Это не просто журнал, а строго регламентированный документ, обязательный для всех работодателей, как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей.

Согласно пункту 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Приказом Минтруда № 320н, книга учета предназначена для:

фиксации поступления трудовых книжек от новых сотрудников;
учета выдачи трудовых книжек при приеме на работу;
регистрации возврата трудовых книжек при увольнении;
контроля за хранением книжек на территории организации;
отслеживания перемещения книжек между подразделениями (если таковые есть).

Важно: книга учета ведется только на бумажном носителе. Электронный учет не допускается, даже если организация использует электронные трудовые книжки (ЭТК). Это требование подтверждено письмом Минтруда от 5 апреля 2022 г.

Кто обязан вести книгу учета?

Обязанность по ведению книги учета возлагается на:

кадровую службу, если в организации есть отдельное кадровое подразделение;
бухгалтерию — если кадровой службы нет, и обязанности по приему и увольнению возложены на бухгалтера;
другого уполномоченного сотрудника — если в штате нет кадровика и бухгалтера, то ответственность может быть возложена на директора, секретаря или другого сотрудника по приказу.

Важно: ответственность за ведение книги не может быть передана внешним подрядчикам. Даже если кадровые функции аутсорсинговые, книга учета должна вестись внутри организации, сотрудником, трудовой договор с которым заключен с работодателем.

Формы книги учета: можно ли использовать самодельные?

С 2021 года работодатель самостоятельно разрабатывает форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Государство больше не утверждает единые формы, но устанавливает обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в документе.

Обязательные реквизиты книги учета:

Наименование документа: «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них»
Наименование организации (ФИО индивидуального предпринимателя)
Период ведения (например, с по )
Номер страницы и порядковый номер записи
Дата поступления трудовой книжки
ФИО работника
Табельный номер (если используется)
Основание поступления (например, «при приеме на работу», «по почте», «от предыдущего работодателя»)
Дата выдачи трудовой книжки
Основание выдачи (например, «при увольнении», «по запросу работника»)
Подпись лица, получившего книжку
Подпись ответственного лица за ведение книги
Примечания (например, «книжка отправлена по почте», «вкладыш приложен»)

Рекомендуется также включить в книгу:

Печать организации (если используется)
Номер бланка трудовой книжки (если известен)
Номер вкладыша (если выдан)

Где взять готовую форму?

Для удобства многие организации используют типографские формы, разработанные специалистами, например, компанией ЦентрМаг или другими издательствами. Такие книги:

соответствуют требованиям Приказа № 320н;
имеют удобную структуру с нумерацией страниц;
содержат инструкцию по заполнению на последних страницах;
изготовлены из прочной бумаги и имеют прочную обложку (например, картонная обложка, скрепки или переплет).

Такие журналы можно приобрести в канцелярских магазинах, например:

Комус — журнал «Attache А4, 48 листов»
Буквоед — журнал учета движения трудовых книжек А4
Торговый дом Амикс, широкий выбор форматов и комплектаций

Скачать образец в формате PDF или DOCX можно на сайтах юридических консалтинговых агентств (например, КонсультантПлюс, Гарант, Трудовое право.ру). Но помните: скачанный шаблон, это только рекомендация. Вы обязаны утвердить его внутренним приказом.

Как правильно вести книгу учета?

Регистрация при поступлении трудовой книжки

Когда работник приходит на работу и предоставляет трудовую книжку, в книгу учета вносится запись:

Дата поступления, день, когда книжка была получена от работника;
ФИО работника — полностью, как в паспорте;
Основание — «при приеме на работу»;
Подпись работника — подтверждает получение книжки в организации (даже если она сразу передается в отдел кадров).

Регистрация при выдаче трудовой книжки

При увольнении или по запросу работника книжка выдается обратно. В книге учета фиксируется:

Дата выдачи — день, когда книжка была передана работнику;
Основание — «при увольнении», «по заявлению работника», «по почте»;
Подпись работника, обязательно! Без подписи запись считается неполной.

Особенности при отправке по почте

Если трудовая книжка отправляется по почте (например, при увольнении по инициативе работника), в книге учета делается запись:

Дата отправки — день, когда книжка была передана в почтовое отделение;
Основание — «отправлена по почте»;
Номер почтового отправления (например, «Индекс 1234567890»);
Подпись работника — если он подал заявление на отправку по почте.

Рекомендуется сохранять копию уведомления о отправке и квитанцию об оплате. Это защитит работодателя в случае спора.

Учет вкладышей

Если работнику выдан вкладыш в трудовую книжку (например, при замене утерянной книжки), в книге учета отдельно фиксируется:

Дата выдачи вкладыша;
Номер вкладыша (указан на бланке);
Основание выдачи («взамен утраченного», «при замене книжки»);
Подпись работника.

Вкладыши также подлежат строгому учету, так как являются бланками строгой отчетности.

Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей

Помимо учета движения самих трудовых книжек, работодатель обязан вести отдельную книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей. Это — журнал, в котором фиксируется:

Поступление новых бланков от поставщика;
Израсходование бланков (при выдаче новым работникам или при замене утерянных);
Уничтожение испорченных или утерянных бланков;
Остаток на конец отчетного периода.

Эта книга ведется отдельно от книги учета движения трудовых книжек. Обе книги должны храниться в одном месте, в сейфе или специальном шкафу, доступ к которому имеют только уполномоченные лица.

Сроки хранения

Согласно Приказу Минкультуры России от № 1081 и Перечню типовых архивных документов:

Книга учета движения трудовых книжек — хранится 75 лет с момента окончания ведения;
Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей, хранится 50 лет.

После истечения срока хранения документы передаются в архив организации или уничтожаются по акту с участием комиссии и представителя архива.

Что будет, если книгу учета не вести?

Нарушение требований по ведению книги учета — это административное правонарушение. Проверяющие органы (Роструд, прокуратура) могут применить следующие меры:

Штрафы:

Для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
Для ИП — от 10 000 до 20 000 рублей;
Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Дополнительные последствия:

При проверке может быть вынесено предписание об устранении нарушения;
Если отсутствие книги учета привело к потере трудовой книжки работника, работодатель может быть привлечен к материальной ответственности (ст. 234 ТК РФ);
Работник может подать иск о компенсации морального вреда и упущенной выгоды (например, невозможность трудоустроиться).

Важно: отсутствие книги учета — это не просто формальное нарушение. Это признак системного игнорирования трудового законодательства, что может привести к более серьезным проверкам и штрафам.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Нужно ли вносить в книгу учета данные о работниках с электронными трудовыми книжками?

Нет. Если работник имеет только электронную трудовую книжку (ЭТК), то бумажная книжка ему не выдается, и в книгу учета движения трудовых книжек запись не вносится. Однако в книге учета бланков следует отразить, что бланк не был использован.

Вопрос 2: Можно ли вести книгу учета в электронном виде?

Нет. Минтруд в письме от 5 апреля 2022 г. четко указал: книга учета должна вестись только на бумажном носителе. Электронные журналы не соответствуют требованиям законодательства.

Вопрос 3: Что делать, если книга учета утеряна?

Необходимо:

Составить акт о потере с участием комиссии;
Начать ведение новой книги с даты обнаружения утраты;
В новой книге сделать запись: «Ведение книги возобновлено с в связи с утратой предыдущей»;
Восстановить данные на основе других документов: приказов о приеме/увольнении, личных дел работников, журналов выдачи книжек.

Вопрос 4: Можно ли использовать одну книгу для нескольких филиалов?

Нет. Каждый обособленный подразделение (филиал, представительство) обязан вести свою собственную книгу учета, если оно самостоятельно принимает и увольняет работников. Если филиал не имеет права принимать на работу — тогда книга ведется в головной организации.

Ведение книги учета движения трудовых книжек — это не формальность, а важный элемент кадровой дисциплины. Правильно оформленный журнал:

Защищает работодателя от штрафов и претензий;
Обеспечивает прозрачность работы с трудовыми книжками;
Упрощает проверки Роструда и прокуратуры;
Сохраняет права работников на подтверждение трудового стажа.

Рекомендации:

Приобретите готовую типографскую книгу учета с инструкцией.
Утвердите форму внутренним приказом.
Назначьте ответственного сотрудника и зафиксируйте это в должностной инструкции.
Ведите книгу ежедневно — не откладывайте на потом.
Храните книгу в сейфе или закрытом шкафу с доступом только для уполномоченных лиц;
Проводите ежеквартальную проверку полноты записей.

Помните: ваша ответственность за трудовую книжку работника начинается с момента ее получения и заканчивается только после надлежащей выдачи или передачи в архив. Не пренебрегайте этим документом — он является одним из основных доказательств трудовых отношений в суде.

Сохраните эту статью как памятку. Регулярно проверяйте актуальность требований на официальных сайтах: mintrud.gov.ru, roswork.ru и consultant.ru.