Ведение личных дел и трудовых книжек сотрудников является важнейшим аспектом кадровой работы в любой организации. Это не только требует соблюдения определенных правил и норм, но и играет ключевую роль в управлении персоналом и обеспечении прозрачности и эффективности кадровой политики.
Что такое личное дело сотрудника?
Личное дело сотрудника ⎼ это сборник документов, содержащих информацию о работнике, его трудовой деятельности, квалификации, дисциплинарных проступках и достижениях. К перечню документов, находящихся в личном деле, относятся:
- Анкета
- Заявление о приеме на работу
- Копия приказа о приеме на работу
- Копии диплома об образовании
- Справка о прохождении медицинской комиссии
- Рекомендации и характеристики
- Трудовой договор
- Выписка из приказа о приеме на работу
- Выписки из протоколов об избрании на должность
- Личная карточка и прочее
Правила работы с личными делами
Работа с личными делами сотрудников регулируется определенными правилами и нормами. С 1 января 2020 года работодатели обязаны ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведены кадровые мероприятия или подано заявление о порядке ведения трудовой книжки, представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности сотрудника.
Также важно отметить, что с вступила в силу новая Инструкция о личных делах работников, которая пересмотрела перечень документов, которые необходимо включать в личное дело.
Ведение электронных трудовых книжек
С января 2023 года сведения, которые содержат заявления о трудовых книжках, необходимо подавать с помощью формы ЕФС-1. Это требует от работодателей организовать работу с электронными трудовыми книжками и обеспечить своевременное представление сведений в ПФР.
Хранение личных дел и трудовых книжек
Личные дела и трудовые книжки должны храниться в специальных условиях, обеспечивающих их сохранность и конфиденциальность. Сроки хранения личных дел и трудовых книжек определяются законодательством и могут варьироваться в зависимости от категории работников и типа документов.
Ведение личных дел и трудовых книжек сотрудников является важнейшим аспектом кадровой работы, требующим соблюдения определенных правил и норм. Организации должны обеспечить прозрачность и эффективность кадровой политики, а также соблюдать законодательные требования по хранению и представлению сведений о трудовой деятельности сотрудников.
Используя современные технологии и автоматизируя процесс ведения личных дел и трудовых книжек, организации могут повысить эффективность кадровой работы и обеспечить соблюдение законодательных требований;