В 2026 году работники могут вести трудовую книжку как в бумажном, так и в электронном виде.
Если сотрудник предпочитает бумажную форму, он обязан оформить письменное заявление работодателю.
Ниже приведены подробные сведения о правовой базе, порядке оформления, обязанностях работодателя и практических рекомендациях.
Правовая база
- Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О трудовой книжке» – основной нормативный акт, регулирующий ведение трудовой книжки.
- Положения постановления Правительства РФ от 26 января 2020 г. № 8 о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК).
- Требования ЕФС‑1 (первый раздел 1 и подразделы 1.1, 1.2) – форма, в которой фиксируется выдача и закрывающая запись трудовой книжки.
- Требования Минтруда к хранению трудовых книжек (срок хранения – 5 лет после увольнения).
Когда работник должен подать заявление?
Заявление о ведении бумажной трудовой книжки можно подать:
- При приёме на работу (если работодатель ещё не выбрал формат).
- В любой момент после начала работы, если работник ранее выбрал электронный формат и теперь хочет перейти на бумажный.
- При желании продолжить ведение бумажной трудовой книжки, если ранее работник подавал заявление о переходе на ЭТК.
Если заявление не подано, работодатель обязан вести книгу в бумажном виде до тех пор, пока работник не подаст заявление о переходе на ЭТК.
Процедура оформления заявления
Заявление должно быть составлено в письменной форме и подписано работником. Важно, чтобы в заявлении были указаны:
- ФИО работника.
- Дата и место работы.
- Форма ведения – «бумажная».
- Согласие на выдачу и хранение трудовой книжки.
- Дата и подпись работника.
После получения заявления работодатель обязан:
- Выдать трудовую книжку с первой записью о приёме.
- Внести в книгу закрывающую запись при увольнении.
- Сдать форму ЕФС‑1 с датой получения заявления.
- Соблюдать требования по хранению (5 лет после увольнения).
Обязанности работодателя
- Выдача трудовой книжки в течение 5 рабочих дней с даты приёма.
- Своевременное внесение записей о приёме, переводе, увольнении.
- Сохранение копии заявления и ЕФС‑1 в электронном виде.
- Обеспечение доступа работника к его трудовой книжке по запросу.
- При отказе от бумажной книги (если работник подал заявление о переходе на ЭТК) – прекращение ведения бумажной версии.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Если работник ранее выбрал бумажную форму, но теперь хочет перейти на ЭТК, он обязан подать письменное заявление о переходе. В заявлении указывается:
- ФИО, дата рождения, должность.
- Согласие на переход на ЭТК.
- Дата и подпись.
После получения заявления работодатель обязан:
- Внести запись о переходе в бумажную книгу.
- Сформировать электронную запись в системе 1С:Зарплата и управление персоналом.
- Соблюдать требования ЕФС‑1.
Пример заявления о ведении бумажной трудовой книжки
Заявление о ведении бумажной трудовой книжки Я, ______________________________ (ФИО), дата рождения _____________________, должность __________________________, принимаю на себя обязательство вести трудовую книжку в бумажном виде. Согласен(на) на выдачу и хранение трудовой книжки в порядке, установленном законодательством РФ. Подпись: __________________
Пример заявления о переходе на ЭТК
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) Я, ______________________________ (ФИО), дата рождения _____________________, должность __________________________, заявляю о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде. Согласен(на) на передачу всех данных в систему ЭТК и на прекращение ведения бумажной версии. Подпись: __________________
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли вести обе версии одновременно?
Нет. Работник должен выбрать один формат. Если он подал заявление о переходе, бумажная книга закрывается. - Что делать, если работодатель не выдаёт книгу?
Работник может обратиться в инспекцию труда. Закон обязывает работодателя выдавать книгу в течение 5 рабочих дней. - Как долго хранить бумажную книгу?
5 лет после увольнения. После этого срок можно сократить до 3 лет, если обе стороны согласны. - Можно ли вернуть книгу после увольнения?
Да, работник имеет право на возврат книги в течение 30 дней после увольнения. Работодатель обязан вернуть её в надлежащем состоянии.
Практические рекомендации
- Сохраняйте копию заявления и ЕФС‑1 в электронном виде.
- Проверяйте, что все записи в книге корректны (даты, должности, зарплаты).
- При переходе на ЭТК обязательно сохраните бумажную копию закрывающей записи.
- Если вы хотите сменить формат, подайте заявление как можно скорее, чтобы избежать задержек.
- Обращайтесь в отдел кадров за разъяснениями, если не уверены в правильности заполнения.
Ведение трудовой книжки – важный элемент трудового законодательства.
Работник, желающий вести бумажную трудовую книжку, обязан подать работодателю письменное заявление.
Работодатель, в свою очередь, обязан выдавать книгу, вести записи и хранить её в соответствии с требованиями закона.
Понимание процесса и соблюдение всех формальностей поможет избежать конфликтов и обеспечит надёжность трудовой документации.