Трудовая книжка — это один из важнейших документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), что делает актуальным вопрос ведения этого документа в обоих форматах. В данной статье мы подробно рассмотрим все аспекты ведения трудовой книжки как на бумаге, так и в электронном виде.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка — это официальный документ, который:

• Подтверждает трудовой стаж работника;
• Служит основанием для начисления пенсии;
• Является доказательством трудовой деятельности при приеме на работу;
• Содержит информацию о наградах, поощрениях и дисциплинарных взысканиях.

Ведение трудовой книжки на бумаге

Правила оформления бумажной трудовой книжки

При ведении бумажной трудовой книжки необходимо соблюдать следующие правила:

1. Правильное оформление ьного листа:
   • Фамилия, имя, отчество работника;
   • Дата рождения;
   • Образование;
   • Профессия или специальность.
2. Заполнение записей:
   • Все записи должны быть внесены на русском языке;
   • Использовать чернила черного, синего или фиолетового цвета;
   • Записи должны быть четкими и разборчивыми;
   • Не допускаются сокращения, кроме общепринятых;
   • Все записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (если есть).
3. Порядок внесения записей:
   • Записи о приеме на работу;
   • Перевод на другую должность;
   • Увольнение;
   • Награды и поощрения;
   • Дисциплинарные взыскания.

Типичные ошибки при ведении бумажной трудовой книжки

• Отсутствие даты: Все записи должны содержать дату их внесения;
• Неправильное оформление: Использование карандаша, корректора или неразборчивый почерк;
• Пропуск записей: Несвоевременное внесение информации о приеме или увольнении;
• Отсутствие подписей: Незаверенные записи без подписи ответственного лица;
• Неправильное хранение: Утеря или повреждение трудовой книжки.

Ведение электронной трудовой книжки (ЭТК)

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка, это цифровая версия традиционной трудовой книжки, которая хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). С 1 января 2026 года все работодатели обязаны перейти на ведение ЭТК, если работник не подал заявление об отказе от бумажной версии.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Отсутствие риска потери: Данные хранятся в электронном виде и не могут быть утеряны;
• Удобный доступ: Работник может получить доступ к своей трудовой книжке через личный кабинет на сайте ПФР;
• Автоматическое обновление: Информация о трудовой деятельности обновляется автоматически;
• Защита от подделок: Электронный формат исключает возможность подделки;
• Экономия ресурсов: Снижение расходов на бумагу и хранение документов.

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?

Для подтверждения наличия ЭТК работник может:

• Обратиться в Пенсионный фонд России;
• Использовать личный кабинет на сайте ПФР;
• Обратиться к работодателю для предоставления информации;
• Получить выписку из электронной трудовой книжки.

Совместное ведение бумажной и электронной трудовой книжки

С 2020 года работодатели обязаны вести трудовую книжку как в бумажном, так и в электронном виде, если работник не подал заявление об отказе от бумажной версии. Это означает, что:

• Работодатель вносит записи в обе версии;
• Электронная версия дублирует бумажную;
• Работник может выбрать, какую версию использовать для подтверждения трудового стажа;
• При увольнении работник получает бумажную трудовую книжку с последними записями.

Как перейти с бумажной на электронную трудовую книжку?

Шаг 1: Подача заявления

Работник должен подать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки своему работодателю. Форма заявления утверждена Приказом Минтруда России от 10 октября 2016 г. № 557н.

Шаг 2: Внесение записи в бумажную трудовую книжку

Работодатель должен сделать запись в бумажной трудовой книжке о том, что с такого-то числа ведется электронная трудовая книжка. Запись заверяется подписью и печатью.

Шаг 3: Ведение электронной трудовой книжки

После подачи заявления работодатель начинает вести электронную трудовую книжку. Все записи о трудовой деятельности вносятся в ЭТК.

Ответственность работодателя за ведение трудовой книжки

Работодатель несет ответственность за:

• Правильное и своевременное ведение трудовой книжки;
• Сохранность бумажной трудовой книжки;
• Своевременное внесение записей в электронную трудовую книжку;
• Предоставление информации о трудовой книжке по требованию работника;
• Соблюдение требований законодательства при ведении трудовой книжки.

За нарушение правил ведения трудовой книжки работодатель может быть привлечен к административной ответственности в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли восстановить утерянную трудовую книжку?

Ответ: Да, восстановление утерянной трудовой книжки возможно. Для этого необходимо обратиться к последнему работодателю с заявлением о восстановлении. Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки.

Вопрос 2: Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Ответ: Выписку из ЭТК можно получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или обратившись лично в отделение ПФР.

Вопрос 3: Можно ли работать без трудовой книжки?

Ответ: Нет, трудовая книжка является обязательным документом для подтверждения трудового стажа. Однако с 2020 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки, что позволяет подтверждать стаж в электронном виде.

Ведение трудовой книжки — это важная обязанность работодателя, которая требует соблюдения всех правил и норм законодательства. С 1 января 2026 года все работодатели обязаны перейти на ведение электронных трудовых книжек, если работник не подал заявление об отказе от бумажной версии.

Важно помнить, что:

• Бумажная трудовая книжка продолжает действовать параллельно с электронной;
• Все записи должны быть своевременными и правильно оформлены;
• Работодатель несет ответственность за ведение трудовой книжки;
• Работник может выбрать, какую версию использовать для подтверждения трудового стажа;
• Электронная трудовая книжка исключает риск потери данных и обеспечивает удобный доступ к информации.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете правильно вести трудовую книжку как на бумаге, так и в электронном виде, избегая ошибок и нарушений законодательства.