Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Ведение трудовой книжки – обязательная функция кадровой службы, регламентированная Трудовым кодексом РФ, приказами Минтруда и нормативными актами, касающимися электронного документооборота. Ниже представлена пошаговая инструкция, актуальная на , которая поможет кадровикам правильно оформлять, хранить и использовать как бумажные, так и электронные трудовые книжки.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 65.1‑65.3);
Приказ Минтруда России № 322н от «О ведении трудовых книжек» (с изменениями на 2026 г.);
Федеральный закон «Об электронной подписи» (для ЭТК);
Приказ Минтруда России № 547н от «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (актуализирован в 2025‑2026 гг.);
Постановление Правительства РФ № 1406 от «О переходе на электронные трудовые книжки».

Виды трудовых книжек, применяемые в 2026 г.

Бумажная трудовая книжка (БТК) – традиционный документ на бумажном носителе. Ведётся в соответствии с прежними правилами, если сотрудник не подал заявление о переходе на электронный формат.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – запись в едином государственном информационном системе (ЕГИСЗ) через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в системе СФР. Оформляется после подачи заявления работником о выборе ЭТК.

Важно: организация обязана вести одновременно оба вида, если у неё есть сотрудники, выбравшие разные формы. При этом записи в БТК и ЭТК должны быть идентичными.

Порядок действий при приёме на работу

Получение заявления о выборе формы трудовой книжки

При приёме нового сотрудника кадровик выдаёт ему заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (образец можно скачать в справочной системе «Главбух»).
Сотрудник указывает, хочет ли он вести БТК, ЭТК или оба варианта одновременно.
Заявление подписывается и хранится в личном деле сотрудника (срок хранения – 75 лет после увольнения).

Оформление бумажной трудовой книжки (если выбрано)

Если у сотрудника нет БТК, выдаётся новый бланк (форма ТД‑1).
На титульном листе заполняются:

ФИО полностью;
Дата, место рождения;
Образование (по желанию);
Серия и номер документа, удостоверяющего личность;
Дата заполнения титульного листа.

Все записи делаются чёрной или синей пастой, разборчивым почерком.
После заполнения титульного листа ставится печать организации (круглая) и подпись ответственного лица (кадровик или руководитель кадровой службы).

Оформление электронной трудовой книжки (если выбрано)

Сотрудник подаёт заявление о переходе на ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в системе СФР.
Работодатель в течение трёх рабочих дней после получения заявления:

Передаёт сведения о приёме на работу в СФР (форма СЗВ‑ТД);
Выдаёт сотруднику бумажную трудовую книжку на руки (если она ранее не была выдана) – это требование сохраняется для обеспечения права на получение документа в бумажном виде;
Начинает вносить все последующие записи исключительно в электронном виде.

Подтверждение передачи сведений сохраняется в электронном архиве организации (скриншот или выписка из СФР).

Ведение записей в трудовой книжке

Основные типы записей

Приём на работу;
Перевод (внутри организации, на другую должность, структурное подразделение);
Изменение наименования организации или её реорганизация;
Увольнение (по различным основаниям);
Изменение фамилии, имени, отчества;
Совместительство (если ведётся по основному месту работы);
Вахтовый метод работы;
Переход на электронную трудовую книжку (запись о переходе).

Правила оформления записи

Запись делается в строгом соответствии с Приказом Минтруда № 322н:

В колонке «Дата» указывается день, месяц, год (dd.mm.yyyy);
В колонке «Наименование организации» – полное наименование работодателя;
В колонке «Должность, профессия, специальность» – точно как в трудовом договоре;
В колонке «Основание» – номер и дата приказа (или иного документа), например: «Приказ № 123 от о приёме на работу»;
В колонке «Подпись» – подпись ответственного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и расшифровка;
В колонке «Печать» – ставится печать организации.

Запись выполняется одной строкой, без переноса слов. Если требуется несколько строк (например, длинное наименование организации), каждая строка начинается с новой строки, но нумерация колонок сохраняется.
Исправления не допускаются. При ошибке запись аннулируется путем перечёркивания одной тонкой линии, сверху пишется «Исправлено недействительно», ставится подпись и дата исправления, а затем делается правильная запись.

Особенности ведения ЭТК

Все вносимые сведения дублируются в личном кабинете сотрудника на портале «Госуслуги» (раздел «Трудовая деятельность»).
Кадровик загружает электронный документ (XML‑формат) в систему СФР через защищённый канал (ТКС или ЕГАИС).
После каждой записи формируется электронная выписка, которую можно предоставить сотруднику по его запросу (в течение трёх рабочих дней).
Хранение электронных записей обеспечивается оператором СФР; организация обязана сохранять копии входящих и исходящих сообщений не менее 50 лет.

Хранение и учёт трудовых книжек

Бумажные трудовые книжки

Хранятся в отдельном металлическом шкафу или сейфе с ограниченным доступом (только уполномоченные сотрудники кадровой службы и бухгалтерии).
Ведётся книга учёта движения трудовых книжек (форма ТД‑2), где фиксируются:

Дата получения/выдачи;
ФИО сотрудника;
Номер и серия книжки;
Цель движения (приём, увольнение, перевод, выдача на руки, возврат).

Периодическая инвентаризация проводится не реже одного раза в год.
Срок хранения БТК после увольнения сотрудника – 75 лет.

Электронные трудовые книжки

Оригиналы хранятся в информационной системе СФР; организация хранит только копии входящих/исходящих сообщений и выписок.
Доступ к копиям обеспечивается через защищённый корпоративный портал с ролевой моделью доступа (только кадровые специалисты, бухгалтеры, руководители).
Резервное копирование выполняется согласно внутренней политике ИБ (не реже одного раза в месяц).
Срок хранения электронных копий – 50 лет с момента последней записи.

Ответственность за нарушение правил ведения

Нарушение сроков внесения записей – административный штраф от 5 000 до 10 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Не выдача бумажной ТК при требовании сотрудника – штраф от 10 000 до 20 000 руб.
Разглашение сведений без согласия сотрудника – штраф от 30 000 до 50 000 руб. и возможные гражданско‑правовые иски.

Образцы записей (2026 г.)

Приём на работу (бумажная форма)

Наименование организации: ООО «ТехноСервис»
Должность: Инженер-программист
Основание: Приказ № 45 от о приёме на работу
Подпись: __________________ /Иванов И.И./
Печать: [круглая печать организации]

Перевод на другую должность (электронная форма)

В системе СФР формируется запись:

Наименование организации: ООО «ТехноСервис»
Должность: Старший инженер-программист
Основание: Приказ № 112 от о переводе
Подпись: электронная подпись ответственного лица (кадровик)

Запись о переходе на электронную трудовую книжку

Наименование организации: ООО «ТехноСервис»
Должность: — 
Основание: Заявление сотрудника о выборе электронной формы ведения трудовой книжки от 
Подпись: __________________ /Петрова А.С./
Печать: [круглая печать организации]

Полезные ссылки и ресурсы (2026 г.)

Справочная система «Главбух» – актуальные образцы заявлений, приказов и инструкций по ведению ТК (glavbuh.ru).
Портал «Госуслуги» – личный кабинет для подачи заявления о переходе на ЭТК и получения выписки (gosuslugi.ru).
Система СФР – электронный обмен данными с организацией (frs.ru).
Приказ Минтруда России № 322н от (с изменениями на 2026 г.) – mintrud.ru/doc/322n_2026.

Следуя данной инструкции, организация обеспечит корректное ведение трудовых книжек, соблюдёт требования законодательства и minimизирует риски штрафов и споров с сотрудниками. При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к юристу компании или в службу поддержки справочной системы «Главбух».