Ведение трудовой книжки – обязательное условие для всех работодателей, которые берут на работу физических лиц. Правильное оформление первой записи о приеме позволяет избежать штрафов, упростить контроль со стороны Роструда и обеспечить сотрудникам корректные трудовые права.

Правовая основа

Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки для всех работников, проработавших у него более 5 (пять) календарных дней. Запись о приеме в трудовую книжку делается в течение 5 рабочих дней с даты фактического начала работы.

• Основанием для записи служит трудовой договор или приказ (распоряжение) о приеме на работу (ч. 1 ст. 68 ТК РФ).
• Если сотрудник работает менее 5 дней, запись в книжке не требуется, но работодатель всё равно должен оформить трудовую книжку (см. пункт 10 Порядка ведения трудовой книжки).

Что фиксируется в книжке

В разделе «Сведения о работе» вносятся данные, подтверждающие факт приема, а также сведения о последующих переводах и увольнениях.

Важно! Запись признаётся недействительной, если в ней указано наименование организации после записи о приеме. Правильный порядок – сначала наименование организации, затем запись о приеме.

Как правильно оформить запись о приеме

Шаблон записи

Пример 1. Запись о приеме на работу (вахтовым методом)
Организация: ООО «Строительный гигант»
Запись: Принят на работу года в качестве инженера-проектировщика.

В бумажной форме запись обычно проставляется штампом с наименованием организации (см. Пример 1 из материала КонсультантПлюс).

Пошаговый алгоритм

1. Соберите основания – трудовой договор, приказ о приеме, копию паспорта сотрудника.
2. Определите дату начала работы – фактическая дата начала выполнения обязанностей.
3. Заполните графу «Сведения о работе»:
   • В графе 3 указывается дата приема и сведения о приёме (постановка на работу).
   • В графе 4 – реквизиты приказа (№, дата, подпись).
4. Сделайте отметку в течение 5 рабочих дней – запись в книжку вносится не позднее 5‑го рабочего дня после начала работы.
5. Проверьте правильность – наименование организации должно идти первой, затем запись о приеме.

Частые ошибки

• Указание организации после записи о приеме.
• Запись в книжку позже 5‑го рабочего дня;
• Отсутствие реквизитов приказа (№, дата, подпись).
• Неуказание должности или подразделения.

Специальные случаи

Приём по договору подряда / совместительство

Если сотрудник привлекается по гражданско‑правовому договору подряда, запись в трудовую книжку делается только при условии, что такие работы считаются основной занятостью и продолжительность превышает 5 дней.

Переводы и перемещения

При переводе работника в другое подразделение или в другую организацию в графе «Сведения о работе» вносятся сведения о переводе, а не новая запись о приеме.

Увольнение

Увольнение фиксируется отдельной записью в том же разделе «Сведения о работе», где указывается дата увольнения и основание (по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.).

Электронные и бумажные формы

С 2023 года допускается вести электронную трудовую книжку. При этом порядок заполнения остаётся тем же, но запись о приеме в электронный документ вносится в течение 5 рабочих дней, как и в бумажном варианте.

Для бумажных форм используют штамп с наименованием организации, который считается эквивалентом записи. Пример штампа:

[Штамп] ООО «Строительный гигант»

Что делать, если запись была внесена неверно?

Если в книжке допущена ошибка, её необходимо признать недействительной и внести исправления в соответствии с Порядком ведения трудовой книжки. Обычно это делается путем:

• Получения письменного объяснения от сотрудника.
• Снятия неверной записи (черчкой) и внесения правильных данных.
• Подписи ответственного лица и отметки о дате исправления.

Краткое резюме

Чтобы правильно оформить запись о приеме в трудовую книжку, следуйте этим основным правилам:

1. Используйте основание – трудовой договор или приказ.
2. Записывайте данные в течение 5 рабочих дней.
3. Сначала указывайте наименование организации, затем запись о приеме.
4. Заполняйте графы «Сведения о работе» (дата, должность, реквизиты приказа).
5. Сохраняйте копию записи и удостоверьтесь в её соответствию требованиям ТК РФ.

Соблюдая эти рекомендации, вы избежите проблем с контролирующими органами и обеспечите корректное оформление трудовых отношений.

Автор статьи: кадровый консультант, 2026 г.