Ведение трудовой книжки — одна из ключевых обязанностей работодателя, закреплённая статьёй 66 Трудового кодекса Российской Федерации. Независимо от того, заключён ли трудовой договор на неопределённый срок или является срочным, запись в трудовую книжку должна быть сделана строго в соответствии с установленными правилами. Ошибки в оформлении могут привести к нарушению прав работника на учёт трудового стажа, начислению пенсии, а также к административной ответственности работодателя.

Общие правила заполнения трудовой книжки при приёме на работу

При оформлении нового сотрудника по трудовому договору (как бессрочному, так и срочному) в трудовую книжку вносятся записи в следующем порядке:

1. Графа 1 — порядковый номер записи: присваивается последовательно, начиная с первой записи о приёме на работу. Нумерация ведётся без пропусков и перескоков.
2. Графа 2 — дата приёма на работу: указывается число, месяц и год, когда работник приступил к исполнению своих обязанностей. Эта дата должна совпадать с датой начала действия трудового договора.
3. Графа 3 — основание приёма на работу и сведения о работе: здесь указывается:
   • наименование структурного подразделения (если это предусмотрено трудовым договором);
   • должность (работа), которую выполняет работник;
   • специальность, профессия с указанием квалификации (если требуется по закону или по условиям договора).

   Пример: «Принят на работу в отдел маркетинга на должность менеджера по продажам с квалификацией «специалист первой категории».»

4. Графа 4 — основание для записи: указываются дата и номер приказа (распоряжения) работодателя о приёме на работу. Приказ должен быть издан в соответствии с ТК РФ (ст. 68) и содержать все реквизиты: наименование организации, ФИО работника, должность, дата начала работы, основание (трудовой договор № ___ от ___).

Особенности записи при срочном трудовом договоре

Многие работодатели ошибочно полагают, что при срочном трудовом договоре запись в трудовую книжку не обязательна. Это заблуждение. Согласно Трудовому кодексу РФ и Инструкции по заполнению трудовых книжек, записи в трудовую книжку вносятся независимо от срока действия договора, если только работник не является внешним совместителем и не работает у работодателя исключительно как временный сотрудник без основного места работы.

Запись о приёме по срочному договору

Формулировка в графе 3 должна точно соответствовать условиям трудового договора. Например:

• «Принят на работу в отдел логистики на должность водителя-экспедитора по срочному трудовому договору на срок 6 месяцев» — не допускается опускать указание на срочность договора, так как это может повлиять на трактовку стажа.
• Если в договоре указано, что работа связана с выполнением временных задач (например, замена отсутствующего сотрудника), это также должно быть отражено: «Принят на работу на должность бухгалтера вместо отпускающейся сотрудницы на период с по «.

В графе 4 указывается приказ о приёме, например: «Приказ № 45-п от «.

Запись об увольнении по истечении срока трудового договора

При окончании срока действия договора работодатель обязан внести запись об увольнении в трудовую книжку. Это обязательное условие, даже если работник не требует её оформления.

Формулировка записи должна быть точной и соответствовать пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ:

• Графа 2: дата окончания срока договора (например, ).
• Графа 3: «Трудовой договор прекращён по истечении срока действия, п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ».
• Графа 4: дата и номер приказа об увольнении (например, «Приказ № 87-у от «).

Важно! Не допускается использовать формулировки вроде «договор не продлён», «работник не подошёл», «по собственному желанию» — это искажает основание увольнения и может повлиять на права работника при получении пособий, пенсии или при трудоустройстве в будущем.

Что делать, если работник устраивается сразу после увольнения?

Если работник был уволен, а на следующий день (или в тот же день) вновь принят на ту же или другую должность в той же организации, записи в трудовой книжке делаются последовательно, без пропусков. Каждая запись оформляется отдельно, с указанием даты и основания.

Пример:

1. Запись 1: — принят на должность менеджера по продажам (приказ № 12-п от ).
2. Запись 2: — уволен по собственному желанию (приказ № 15-у от ).
3. Запись 3: — принят на должность старшего менеджера по продажам (приказ № 16-п от ).

Такой порядок не нарушает закон, но требует чёткого документального оформления: каждый приём и увольнение должны быть оформлены отдельными приказами, а в трудовой книжке, отдельными записями.

Частые ошибки при заполнении и как их избежать

• Ошибка 1: Не указывается ссылка на закон при увольнении по истечении срока. → Исправление: всегда указывать «п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ».
• Ошибка 2: В графе 3 пишется «работник по срочному договору» без указания должности. → Исправление: должность и структурное подразделение, обязательны.
• Ошибка 3: Запись вносится от руки карандашом или нечитаемым шрифтом. → Исправление: записи ведутся только чёрными чернилами, разборчивым почерком или с использованием печатающих устройств (в электронной форме — при наличии соответствующего разрешения).
• Ошибка 4: Не вносятся записи при срочном договоре, потому что «работа временная». → Исправление: закон не делает исключений для срочных договоров, запись обязательна, если это основное место работы.

Ответственность работодателя

Нарушение правил ведения трудовой книжки влечёт административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, при судебных спорах о трудовом стаже, начислении пенсии или компенсаций отсутствие или некорректная запись в трудовой книжке может привести к проигрышу дела работодателем.

Запись в трудовую книжку при заключении трудового договора, не формальность, а важнейший элемент правового регулирования трудовых отношений. Независимо от того, является ли договор бессрочным или срочным, запись должна быть сделана в полном соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и Инструкции по заполнению трудовых книжек. Точность, полнота и своевременность оформления, залог защиты прав работника и избежания рисков для работодателя.

Рекомендуем работодателям:

• создать внутренний регламент по ведению трудовых книжек;
• назначить ответственного сотрудника (кадровика или бухгалтера);
• проводить регулярные проверки правильности заполнения;
• использовать утверждённые образцы записей (например, из КонсультантПлюс или Бух.1С).

Помните: трудовая книжка — это история профессиональной жизни человека. Её нужно вести с уважением, вниманием и строгим соблюдением закона.