Ведение трудовой книжки – один из ключевых кадровых процессов, регулируемый Трудовым кодексом РФ (статьи 66 и 66.1). С 2020 года в России активно развивается система электронных трудовых книжек (ЭТК). Программа 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) полностью поддерживает оба варианта – бумажный и электронный – а также их одновременное ведение.

В этой статье мы подробно разберём:

• Какие способы ведения трудовой книжки существуют;
• Как правильно отразить выбор сотрудника в 1С при приёме на работу;
• Как изменить способ ведения у уже принятых сотрудников;
• Какие документы необходимо печатать и отправлять в ПФР;
• Типичные ошибки и рекомендации.

Правовые основы

Согласно ТК РФ:

1. Статья 66 – позволяет вести трудовую книжку в бумажном виде.
2. Статья 66.1 – вводит возможность вести её в электронном виде (ЭТК) через ПФР.

Сотрудник имеет право самостоятельно выбрать способ ведения, а работодатель обязан отразить этот выбор в кадровой документации и в системе 1С.

Варианты ведения трудовой книжки

Где в 1С указывается способ ведения трудовой книжки?

В последних версиях 1С:ЗУП (8.3, редакция 3.1 и выше) данная информация располагается в документе «Приём на работу» и в справочнике «Сотрудники»:

• Откройте Кадры → Приём на работу (или Кадры → Приём на работу списком).
• В шапке документа найдите поле «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы».
• Установите галочку и выберите один из вариантов:
  • «Ведение бумажной трудовой книжки»;
  • «Ведение трудовой книжки в электронном виде»;
  • «Ведение обеих форм одновременно».
• Укажите дату подачи заявления – это дата, когда сотрудник официально сообщил о своём выборе.

После сохранения документа система автоматически сформирует:

• Заявление о ведении трудовой книжки (для печати и подписи сотрудника);
• Заполнение реквизита СпособВеденияТК в карточке сотрудника.

Пошаговый алгоритм при приёме нового сотрудника

Шаг 1. Создание заявления о выборе способа ведения

1. В документе «Приём на работу» в разделе «Основные сведения» нажмите кнопку «Создать заявление о ведении трудовой книжки».
2. Выберите нужный способ (бумажный, электронный, оба).
3. Установите дату подачи заявления (обычно – дата подписания заявления сотрудником).
4. Сохраните документ – система сформирует два заявления:
   • Для продолжения ведения бумажной трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ);
   • Для ведения в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).

Шаг 2. Печать и подпись заявления

Перейдите в «Печать» → «Заявление о ведении трудовой книжки». Распечатайте оба документа, подпишите их сотрудником и, при необходимости, руководителем.

Шаг 3. Передача данных в ПФР (для ЭТК)

1. В разделе «Кадры → Электронные трудовые книжки» откройте форму «Отправка сведений в ПФР (СЗВ‑ТД)».
2. Отметьте нового сотрудника, проверьте корректность реквизитов (ИНН, СНИЛС, дата начала работы).
3. Нажмите «Отправить». При успешной передаче в журнале появится отметка Отправлено.

Шаг 4. Завершение приёма

После выполнения всех пунктов нажмите кнопку «Провести» в документе «Приём на работу». Система автоматически обновит статус сотрудника и запишет выбранный способ ведения в его карточку.

Как изменить способ ведения у уже принятых сотрудников

Изменение способа может потребоваться в следующих случаях:

• Сотрудник решил перейти с бумажного формата на электронный (или наоборот);
• Организация переходит на полное использование ЭТК.

Алгоритм изменения:

1. Откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники → Выбрать сотрудника).
2. Перейдите на вкладку «Трудовая книжка» и нажмите кнопку «Изменить способ ведения».
3. Выберите новый способ и укажите дату изменения (обычно – дата подписания нового заявления).
4. Сохраните изменения – система автоматически сформирует новое заявление и, если выбран электронный способ, отправит СЗВ‑ТД в ПФР.

Печать и отправка заявлений

Для печати используйте готовый шаблон:

• В меню «Отчёты → Печатные формы → Заявление о ведении трудовой книжки» выберите нужный тип (бумажный/электронный).
• В настройках шаблона можно добавить реквизиты организации (ОГРН, ИНН) и подписи ответственных лиц.

После печати подпишите заявление, приложите к личному делу сотрудника (для бумажного варианта) и отправьте в ПФР (для ЭТК) через форму «СЗВ‑ТД».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1. Нужно ли фиксировать выбор способа ведения у нового работодателя, если сотрудник уже выбрал его у прежнего места работы?

Да. По статье 66.1 ТК РФ каждый работодатель обязан отразить в своей кадровой системе (в т.ч. в 1С) способ, выбранный сотрудником, даже если он уже использовался у предыдущего работодателя. Это делается в документе «Приём на работу» – поле «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы».

Вопрос 2. Можно ли вести одновременно бумажную и электронную книжку?

Да. В 1С:ЗУП есть опция «Ведение обеих форм одновременно». При этом в ПФР будет передаваться электронная запись, а в организации – бумажный документ. Это удобно в переходный период.

Вопрос 3. Что делать, если сотрудник впервые принимается без трудового стажа?

Для новых сотрудников без стажа в 1С:ЗУП по умолчанию предлагается вести трудовую книжку только в электронном виде (это требование ПФР). Приём на работу следует оформить с выбранным способом «Электронная трудовая книжка».

Вопрос 4. Как отследить статус отправки СЗВ‑ТД?

В разделе «Кадры → Электронные трудовые книжки → Журнал отправки СЗВ‑ТД» отображаются все попытки отправки, их статус («Отправлено», «Ошибка», «Отказ ПФР») и дату.

Вопрос 5. Можно ли изменить способ ведения после того, как данные уже отправлены в ПФР?

Да, но необходимо оформить новое заявление, повторно отправить СЗВ‑ТД и, при переходе с электронного на бумажный, предоставить бумажную трудовую книжку сотруднику. При этом в ПФР будет отражена актуальная информация.

Типичные ошибки и как их избежать

• Не указана дата заявления. Без даты система не может сформировать корректный документ СЗВ‑ТД.
• Отсутствие галочки «Способ ведения, выбранный по прежнему месту работы». В этом случае 1С будет считать, что выбор не был зафиксирован, и не отправит данные в ПФР.
• Неправильный тип договора. Для сотрудников с «неполным» трудовым договором (например, договор подряда) электронная книжка не применяется.
• Не обновлён справочник «Код ОКЗ». При работе с электронными книжками в СЗВ‑ТД требуется корректный код ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий).
• Отсутствие подписи руководителя в заявлении. ПФР отклонит документ без подписи уполномоченного лица.

Практический пример

Рассмотрим ситуацию, когда Иванов И.И. в 2020 году подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, а в 2023 году решил перейти на электронный формат.

1. Открываем карточку Иванова в 1С.
2. На вкладке «Трудовая книжка» нажимаем «Изменить способ ведения».
3. Выбираем «Электронная трудовая книжка», указываем дату – .
4. Сохраняем – система генерирует новое заявление.
5. Печатаем заявление, подписываем обе стороны.
6. В разделе «Электронные трудовые книжки → СЗВ‑ТД» отправляем данные в ПФР.
7. Проверяем статус в журнале отправки – статус «Отправлено».

После выполнения всех пунктов в ПФР у Ивана И.И. появится запись о ведении трудовой книжки в электронном виде, а в организации сохраняется копия бумажного заявления.

Выбор способа ведения трудовой книжки в 1С:ЗУП – процесс, который требует внимательного отношения к юридическим требованиям и правильной настройке программы. Следуя описанному алгоритму, вы сможете:

• Корректно фиксировать выбор сотрудника при приёме на работу;
• Автоматически формировать и печатать необходимые заявления;
• Отправлять сведения в ПФР без ошибок;
• Лёгко менять способ ведения в дальнейшем.

Помните, что правильное ведение трудовой книжки – это не только соблюдение закона, но и показатель профессионализма вашего отдела кадров.