Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. В 2026 году законодательство РФ обязывает работодателей вести и хранить трудовые книжки в соответствии с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, а также последующие изменения, внесённые Постановлениями Правительства РФ от  № 51,  № 132,  № 373,  № 257 и др.). Ниже приведён подробный разбор всех этапов, которые должен соблюдать работодатель, а также работник, при ведении трудовой книжки в 2026 году.

Общие положения

• Трудовая книжка оформляется в соответствии с установленными бланками, которые выдаёт работодатель.
• Ведение трудовой книжки осуществляется в присутствии работника, но с учётом новых правил, которые позволяют вносить данные и без его присутствия, если он подписал заявление о ведении в электронном виде.
• Все записи в трудовой книжке заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
• При наличии индивидуального предпринимателя, назначающего ответственного за трудовые книжки, работодатель не обязан лично подтверждать каждую запись.

Порядок заполнения трудовой книжки

Первичная запись

При приёме на работу впервые работник получает трудовую книжку, в которой в первой странице фиксируется:

1. ФИО, дата рождения, паспортные данные.
2. Дата начала работы и должность.
3. Сведения о месте работы (наименование организации, адрес, код ОКПД).
4. Указание о том, что запись будет вноситься в электронный формат (если работник согласен).

Внесение последующих записей

Каждая новая позиция работы, изменение должности, увольнение, перевод в другую организацию – все это фиксируется в отдельной строке трудовой книжки. Важно соблюдать порядок:

1. Дата начала новой работы.
2. Должность и место работы.
3. Дата окончания предыдущей работы (если применимо).
4. Подпись работодателя и печать (или электронный сертификат).

Вкладки и вкладыши

Вкладки в трудовой книжке (первый, второй, третий и т.д.) используются для фиксации различных видов трудовой деятельности:

• Вкладка 1 – основная работа.
• Вкладка 2 – совместительство.
• Вкладка 3 – стаж работы в армии, в гражданской службе и т.п.

Дубликаты трудовой книжки

В случае потери, кражи или повреждения трудовой книжки работник имеет право на получение дубликата. Для этого необходимо:

1. Подать заявление в отдел кадров.
2. Предоставить копию паспорта и оригинал/копию документа, подтверждающего потерю.
3. Получить дубликат, который будет иметь ту же дату выдачи, но с отметкой «дубликат».

Хранение трудовой книжки

Трудовая книжка должна храниться в надёжном месте, защищённом от огня, влаги и кражи. Работодатель обязан:

• Хранить оригинал трудовой книжки в течение 10 лет после увольнения работника.
• Обеспечить доступ к документу только уполномоченным лицам.
• При необходимости предоставить копию в органы труда и занятости.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года работники могут выбрать ведение трудовой книжки в электронном виде. В 2026 году правила уточняют:

• Если работник не подал заявление о переходе на ЭТК, то в его присутствии ведётся бумажная версия.
• Для перехода на ЭТК необходимо подписать электронную форму согласия.
• ЭТК хранится в ЕИСОТ (Единая общероссийская справочно‑информационная система по охране труда).
• При необходимости работник может запросить печатную копию из ЭТК.

Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек

Нарушения правил ведения трудовых книжек влечёт за собой:

• Административную ответственность для работодателя (штрафы, предупреждения).
• Возможность отказа в предоставлении трудовой книжки при проверке со стороны органов труда.
• Потерю права работника на получение пособий по безработице и другие социальные выплаты.

Изменения в 2026 году

1. Упрощённый порядок внесения записей без присутствия работника при наличии электронного согласия.
2. Внедрение единого шаблона бланка трудовой книжки, доступного через портал «Мой персональный кабинет».
3. Обязательное указание в трудовой книжке даты перехода на электронный формат.
4. Расширение перечня видов деятельности, которые можно фиксировать в вкладках (например, дистанционная работа, фриланс).

Практические советы работодателю

• Периодически проверяйте наличие всех бланков и вкладышей в отделе кадров.
• Обучайте сотрудников правилам заполнения трудовой книжки.
• Ведите журнал регистрации всех изменений, чтобы избежать конфликтов при проверках.
• Убедитесь, что все записи заверены подписью руководителя или лица, уполномоченного вести трудовые книжки.
• При переходе на электронный формат обязательно обновите данные в ЕИСОТ.

Правильное ведение трудовой книжки – это не только соблюдение законодательства, но и защита прав работников. В 2026 году правила стали более гибкими, но при этом сохраняют строгий контроль за достоверностью данных. Работодатели и работники должны внимательно следовать установленным процедурам, чтобы избежать штрафов и потери важных правовых гарантий;