Ведение трудовых книжек — это критически важный процесс для любого работодателя, требующий максимальной внимательности и знания законодательства. В 2026 году, когда система электронных трудовых книжек (ЭТК) уже стала стандартом, бумажный документооборот сохранился для тех, кто подал соответствующее заявление или чьи данные требуют уточнения. В этой статье мы подробно разберем, как правильно делать записи, рассмотрим образцы для различных ситуаций и узнаем, как избежать распространенных ошибок.
Общие правила заполнения трудовой книжки
Прежде чем приступать к конкретным примерам, необходимо помнить о базовых требованиях, актуальных на текущую дату (май 2026 года):
- Чернила: Записи вносятся шариковой, гелевой или перьевой ручкой черного, синего или фиолетового цвета.
- Язык: Все записи делаются на русском языке.
- Сокращения: Не допускается использование сокращений (например, нельзя писать «пр;», «пост.», «зав.»).
- Нумерация: Каждая запись должна иметь свой порядковый номер.
- Основание: Любая запись вносится на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя.
Запись о приеме на работу (Образец 2026)
При приеме сотрудника на работу важно правильно заполнить графы раздела «Сведения о работе». Согласно актуальным нормам, запись делается следующим образом:
Структура записи:
- Графа 1: Порядковый номер записи.
- Графа 2: Дата приема на работу (число, месяц, год).
- Графа 3: Наименование организации (если не указано в заголовке), затем текст о приеме: «Принят в [название отдела] на должность [название должности]». Если работа вахтовая, обязательно делается отметка: «Принят на работу вахтовым методом».
- Графа 4: Дата и номер приказа о приеме на работу.
Пример: Если сотрудник Иванов И.И. принят 15 мая 2026 года менеджером в отдел продаж на основании приказа № 12-к от , запись будет выглядеть соответствующим образом с указанием всех реквизитов;
Переход на электронную трудовую книжку
Один из самых частых вопросов в 2025–2026 годах — как зафиксировать выбор сотрудником электронной трудовой книжки (ЭТК). Точной законодательной формулировки нет, но эксперты рекомендуют использовать следующий алгоритм для бумажной версии:
Порядок действий:
- Графа 2: Указывается дата подачи сотрудником письменного заявления о выборе формы трудовой книжки.
- Графа 3: Вносится запись: «Подано письменное заявление (Фамилия И.О.) о представлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)».
- Графа 4: Указываются реквизиты приказа или регистрационного номера входящего заявления.
Важно помнить: после этой записи ведение бумажной трудовой книжки для данного сотрудника прекращается (за исключением случаев восстановления данных или исправления ошибок).
Изменение наименования организации и переводы
Если в процессе работы изменилось название компании или сотрудника перевели на другую должность, это также требует фиксации.
Переименование организации
Запись делается отдельной строкой в графе 3:
«Предприятие [старое название] с [дата] переименовано в [новое название]».
В графе 4 указывается основание: приказ о переименовании, его дата и номер.
Перевод на другую работу
Перевод на другую постоянную работу оформляется в том же порядке, что и прием на работу:
- Проставляется порядковый номер.
- Указывается дата перевода.
- В графе 3 пишется: «Переведен в [название отдела] на должность [название должности]».
- В графе 4 — реквизиты приказа о переводе.
Исправление ошибок в трудовой книжке
Ошибки случаются, и важно знать, как их исправить legally. Зачеркивания в трудовых книжках категорически запрещены.
Алгоритм исправления:
- Вносится новая запись с следующим порядковым номером.
- В графе 2 указывается текущая дата внесения исправления.
- В графе 3 пишется: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна».
- Тут же (или следующей строкой) вносится правильная запись.
- В графе 4 указываются реквизиты приказа, которым вносится исправление.
Если ошибка обнаружена в дате приема или наименовании должности, действует тот же принцип: сначала признаем запись недействительной, затем пишем верную.
Особые случаи: ИП и вкладыши
Индивидуальные предприниматели: ИП обязан вести трудовые книжки на своих сотрудников. Однако запись о приеме на работу самого себя (ИП сам себе) в трудовую книжку не вносится, так как предпринимательская деятельность не является работой по трудовому договору в классическом понимании для самого себя.
Вкладыш: Если в трудовой книжке закончились страницы для записей, заводится вкладыш. На ьном листе основной книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
Правильное ведение трудовой книжки в 2026 году требует сочетания знаний классического трудового права и новых правил работы с электронными форматами. Используйте штампы там, где это разрешено (например, для заверения копий или отметки о вкладыше), строго следуйте нумерации и никогда не используйте корректирующие средства. Соблюдение этих правил защитит права работников и обезопасит работодателя от штрафов.