Ведение трудовых книжек — это процесс, требующий от кадровика максимальной внимательности и знания актуального законодательства. Один из самых частых вопросов, возникающих при заполнении документа: можно ли вносить запись не с новой строки? Особенно это касается ситуаций, когда необходимо дополнить информацию об образовании или исправить ошибку в наименовании организации. В этой статье мы разберем правила внесения записей, актуальные на май 2026 года, и ответим на вопрос, что делать, если места для записей не хватает.
Общие правила заполнения трудовых книжек в 2026 году
Порядок внесения записей в трудовую книжку работника регулируется Постановлением Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» и Приказом Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек». Эти документы устанавливают строгие требования к оформлению, однако некоторые нюансы требуют детального разъяснения.
Главное правило: все записи должны вноситься разборчиво, чернилами черного или синего цвета, без сокращений. Каждая новая запись о приеме на работу, переводе или увольнении обычно начинается с новой строки. Однако существуют исключения, касающиеся ьного листа и исправления ошибок.
Когда запись вносится не с новой строки?
Существует несколько ситуаций, когда информация вносится в уже существующие строки или продолжается в них без перехода на новую:
Дополнение сведений об образовании на ьном листе
Когда работник получает новый уровень образования (например, после техникума оканчивает университет), сведения в трудовой книжке нужно дополнить. Согласно пункту 8 Порядка ведения и хранения трудовых книжек:
- Ранее внесенные записи работодатель не зачеркивает.
- Новую информацию указывают через запятую после предыдущей записи в той же строке.
- Если в строке «Образование» не осталось места для новых сведений, их указывают в этой же строке выше предыдущей записи (в свободном поле строки), но не переходят на следующую строку, предназначенную для других данных.
Пример: Если в строке написано «Среднее профессиональное», а работник получил высшее образование, запись будет выглядеть так: «Среднее профессиональное, высшее».
Исправление ошибок в наименовании организации
Если при приеме на работу была допущена ошибка в написании названия компании, исправление производится следующим образом (без зачеркивания ошибочной строки целиком):
- В графе 1 ставится порядковый номер следующей записи.
- В графе 2 указываеться дата внесения исправления.
- В графе 3 пишется текст: «Наименование организации допущена ошибка».
- Ниже, в следующей строке (или продолжая логику раздела), вносится правильная запись: «Наименование организации должно читаться: ООО «Ромашка»».
Важно отметить, что в данном случае мы не пишем правильное название поверх старого в одной строке, а делаем уточняющую запись ниже, но в рамках одного логического блока исправления.
Проблема пустых строк: оставлять или заполнять?
Один из самых дискуссионных вопросов — можно ли оставлять пустые строки между записями?
Существует письмо Минтруда от № 14-2/ООГ-17410, в котором говорится, что не допускается оставлять пустые строки между записями в разделе «Сведения о работе». Это сделано для предотвращения внесения несанкционированных записей мошенниками.
Однако, по мнению Роструда, если пустая строка все же образовалась (например, из-за ошибки кадровика или особенностей бланка), признавать запись недействительной из-за этого не нужно. Чиновники указывают, что пропуск строк сам по себе не требует сложных действий по признанию записей недействительными, если нет признаков подделки.
Что делать, если места не хватило?
- Если на основном бланке раздела «Сведения о работе» закончились страницы, необходимо завести вкладыш.
- Запись о выдаче вкладыша вносится в саму трудовую книжку.
- Начинать новую запись на полях или через две строки после окончания блока запрещено.
Алгоритм действий при нехватке места в строке
Если вы столкнулись с ситуацией, когда нужно внести данные, но место в конкретной графе или строке ограничено, действуйте по следующему алгоритму:
- Оцените ситуацию: Действительно ли место закончилось, или можно использовать мелкий, но читаемый почерк?
- ьный лист: Допишите данные в свободное поле той же строки. Если строка переполнена полностью, допускается использование оборотной стороны ьного листа со ссылкой «Смотри оборотную сторону», хотя практика рекомендует стараться уместить данные в пределах строки.
- Раздел «Сведения о работе»: Здесь каждая новая запись (прием, перевод, увольнение) должна начинаться с новой строки. Продолжать запись о приеме на работу на следующей строке без нового номера и даты нельзя. Если текст не помещается в графу 3, он переносится на следующую строку внутри той же графы, но без изменения номера записи и даты.
Частые ошибки и как их избежать
В 2026 году правила остаются строгими. Ошибки могут привести к проблемам при назначении пенсии. Вот чего делать нельзя:
- Зачеркивать записи в разделе «Сведения о работе». Это допускается только на ьном листе (фамилия, имя, образование). В разделе о работе ошибочная запись признается недействительной путем внесения новой записи ниже.
- Использовать корректирующие жидкости (замазку). Такие документы могут быть признаны недействительными.
- Оставлять пустые строки между записями намеренно. Если строка осталась пустой случайно, лучше не пытаться её «занять» печатью или прочерками, если это не предусмотрено инструкцией, а просто аккуратно продолжить ведение книжки, соблюдая хронологию.
Правильное ведение трудовой книжки — залог спокойствия и работника, и работодателя. Помните, что запись не с новой строки допустима в основном при дополнении данных на ьном листе (образование) или при переносе длинного текста внутри одной графы. В разделе «Сведения о работе» важно соблюдать последовательность и нумерацию.
Если вы сомневаетесь, как поступить в конкретной ситуации, обратитесь к актуальным нормативным актам или проконсультируйтесь с юристом, так как ошибки в этом документе могут иметь долгосрочные последствия для стажа и пенсии сотрудника.