Ведение кадров – это критически важная функция любой организации, обеспечивающая эффективное управление персоналом и соблюдение законодательства. Особое внимание в этой сфере уделяется оформлению и ведению трудовых книжек, а также организации делопроизводства. В данной статье мы подробно рассмотрим основные аспекты ведения трудовых книжек и делопроизводства, актуальные на 2026 год, с учетом последних изменений в законодательстве.

Трудовая книжка: оформление и ведение

Трудовая книжка – это документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Она является обязательным документом для всех работников, занятых трудовой или творческой деятельностью.

Оформление трудовой книжки

• Обязанность работодателя: Работодатель обязан оформить трудовую книжку работнику в день приема на работу.
• Содержание трудовой книжки: Трудовая книжка должна содержать сведения о работнике (ФИО, дата рождения, место рождения, гражданство, образование, квалификация), сведения о работодателе (наименование организации, юридический адрес), сведения о приеме на работу (дата приема, должность), сведения о периодах работы (дата начала и окончания работы, должность), сведения об увольнении (дата увольнения, причина увольнения), а также записи о награждениях, поощрениях, взысканиях и других событиях, имеющих отношение к трудовой деятельности работника.
• Форма трудовой книжки: Используется утвержденная форма трудовой книжки, которая может быть бумажной или электронной.
• Электронная трудовая книжка: В настоящее время активно внедряется электронная трудовая книжка. Оформление электронной трудовой книжки происходит через портал Госуслуг или через специализированные сервисы. С 2026 года наблюдается рост популярности электронных трудовых книжек, особенно в регионах, таких как Челябинская область и Коми.

Ведение трудовой книжки

• Порядок ведения: Ведение трудовой книжки осуществляется работодателем. Записи в трудовую книжку производятся на основании документов, подтверждающих трудовую деятельность работника (приказы, распоряжения, листки нетрудоспособности, заявления и т.д.).
• Сроки ведения: Работодатель обязан вести трудовую книжку в течение всего срока трудовой деятельности работника.
• Хранение трудовой книжки: Трудовая книжка хранится у работодателя. Работник имеет право ознакомиться со своей трудовой книжкой и получить ее по запросу.
• Запрет на изменения: Изменения в трудовую книжку вносятся только работодателем, и только на основании документов, предусмотренных Трудовым кодексом РФ. Запрещается вносить изменения, не основанные на документах, подтверждающих трудовую деятельность работника.
• Увольнение: При увольнении работника в трудовой книжке делается запись об увольнении. Запись производится в день увольнения на основании приказа об увольнении.

Делопроизводство в организации

Делопроизводство – это систематизированный процесс создания, регистрации, хранения и уничтожения документов. Эффективное делопроизводство обеспечивает сохранность информации, облегчает поиск документов и повышает эффективность работы организации.

Основные принципы делопроизводства

• Систематичность: Документы должны быть организованы в соответствии с определенной системой, обеспечивающей их легкий поиск.
• Полнота: Документы должны содержать всю необходимую информацию.
• Достоверность: Документы должны быть достоверными и соответствовать действительности.
• Актуальность: Документы должны быть актуальными и отражать текущее состояние дел.
• Безопасность: Документы должны быть защищены от несанкционированного доступа, повреждения и уничтожения.

Основные виды документов

• Входящие документы: Письма, запросы, заявления, уведомления и другие документы, поступающие в организацию из других источников.
• Исходящие документы: Письма, запросы, ответы, уведомления и другие документы, отправляемые организацией другим лицам.
• Внутренние документы: Приказы, распоряжения, протоколы, отчеты, акты и другие документы, используемые внутри организации.

Порядок ведения делопроизводства

• Регистрация документов: Все входящие документы должны быть зарегистрированы в журнале регистрации.
• Организация хранения документов: Документы должны быть организованы в соответствии с определенной системой хранения (например, по темам, по датам, по ответственным лицам).
• Уничтожение документов: Документы, срок хранения которых истек, должны быть уничтожены в соответствии с установленным порядком.

Изменения в законодательстве и рекомендации на 2026 год

• Внедрение электронных трудовых книжек: Продолжается активное внедрение электронных трудовых книжек. Рекомендуется использовать электронные трудовые книжки для всех новых работников.
• Упрощение правил ведения трудовых книжек: Минтруд предлагает упростить правила ведения трудовых книжек, исключив из них избыточные требования. Ожидается, что эти изменения будут приняты в ближайшее время.
• Обязательное заверяние записей в трудовой книжке печатью: Работодателю предлагается при увольнении работников заверять записи в трудовой книжке не только печатью, но и подписью руководителя организации.
• Актуализация программного обеспечения: Необходимо своевременно обновлять программное обеспечение, используемое для ведения делопроизводства и электронных трудовых книжек.
• Обучение персонала: Необходимо обучать персонал правилам ведения трудовых книжек и делопроизводства.

Ведение кадров, включая оформление и ведение трудовых книжек и организацию делопроизводства, требует внимательного отношения и соблюдения законодательства. Внедрение электронных трудовых книжек и упрощение правил ведения трудовых книжек – это положительные тенденции, которые облегчают работу работодателей и повышают удобство работников. Своевременное обновление знаний и программного обеспечения, а также обучение персонала – залог эффективного управления персоналом и соблюдения законодательства.

Ресурсы

• Трудовой кодекс Российской Федерации
• Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от [указать номер и дату]
• Постановление Совета Министров СССР и ВЦСПС от 06.09.73 № 656
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденная [указать дату]
• Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации: [https://mintrud.gov.ru/](https://mintrud.gov.ru/)
• Портал Госуслуг: [https://www.gosuslugi.ru/](https://www.gosuslugi.ru/)

Важно помнить: Информация в данной статье актуальна на 23 мая 2026 года. Рекомендуется проверять актуальность информации в официальных источниках.