Дата публикации: 23 мая 2026 года
Актуальность: С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек в России. Это означает‚ что все работодатели должны быть готовы к работе с новыми правилами ведения и хранения трудовых книжек.
⚠️ Важно! Ведение трудовых книжек — это не просто формальность‚ а обязанность работодателя‚ закреплённая законодательно. Неправильное ведение может привести к административной ответственности и проблемам с подтверждением трудового стажа работников.
Что означает «ведение трудовых книжек»?
В соответствии с Толковым словарём русского языка Ушакова‚ термин «ведение» в официально-деловом контексте означает:
- Заведование — управление‚ распоряжение чем-либо;
- Осуществление контроля — выполнение определённых действий по документальному оформлению;
- Руководство процессом — организация работы с трудовыми книжками на предприятии.
В контексте трудового законодательства ведение трудовых книжек включает:
- Правильное оформление при приёме на работу;
- Ведение учёта движения трудовых книжек;
- Своевременное внесение записей о трудовой деятельности;
- Хранение и обеспечение сохранности документов;
- Передачу сведений в Пенсионный фонд РФ;
- Соблюдение всех нормативных требований.
Нормативная база
Ведение трудовых книжек регулируется следующими нормативными актами:
Основные документы:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66‚ 67‚ 84.1);
- Правила ведения и хранения трудовых книжек‚ утверждённые Постановлением Правительства РФ от № 225;
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 320н);
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от № 69);
- Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части совершенствования регулирования вопросов‚ связанных с ведением трудовых книжек».
Обязанности работодателя по ведению трудовых книжек
При приёме на работу
При заключении трудового договора работодатель обязан:
- Ознакомить работника с Правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами;
- Завести трудовую книжку на нового сотрудника‚ если он проработал более 5 дней;
- Внести в трудовую книжку запись о приёме на работу в течение недели со дня подписания трудового договора;
- Ознакомить работника с внесённой записью под подпись;
- Выдать трудовую книжку на руки работнику (кроме случаев‚ когда ведение электронной трудовой книжки).
⚠️ Важно! Если у работника нет трудовой книжки (например‚ при первичном трудоустройстве)‚ работодатель обязан завести её. Если трудовая книжка утеряна или испорчена‚ работник должен представить дубликат или справку из предыдущего места работы.
Ведение учёта движения трудовых книжек
Согласно пункту 40 Порядка ведения трудовых книжек‚ работодатель обязан вести:
Две книги учёта:
- Книга по учёту движения трудовых книжек и вкладышей в них — содержит информацию о:
- Приёме‚ переводе‚ увольнении работников;
- Выдаче дубликатов;
- Уничтожении испорченных бланков;
- Сведений о работниках‚ не имеющих трудовой книжки.
- Книга по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей — содержит информацию о:
- Поступлении бланков;
- Выдаче бланков ответственным лицам;
- Остатках на руках;
- Уничтожении испорченных бланков.
⚠️ Важно! Эти книги должны вестись на бумажном носителе (Минтруд в письме от 5 апреля 2023 года).
Внесение записей о трудовой деятельности
Все записи в трудовую книжку должны:
- Содержать точные и достоверные сведения;
- Вноситься ручкой с пастой чёрного‚ синего или фиолетового цвета;
- Быть чёткими и разборчивыми;
- Не иметь подчисток‚ помарок и исправлений;
- Содержать дату внесения записи и подпись ответственного лица;
- Быть заверены печатью организации (если она есть).
Типовые записи:
| Событие | Пример записи |
|---|---|
| Приём на работу | Принят на должность менеджера по продажам с |
| Перевод на другую должность | Переведён на должность старшего менеджера по продажам с |
| Увольнение | Уволен по собственному желанию‚ пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ |
| Награждение | Награждён Почётной грамотой за добросовестный труд |
Хранение трудовых книжек
Трудовые книжки должны храниться:
- В металлическом шкафу или сейфе;
- В отдельном помещении‚ доступ к которому имеют только уполномоченные лица;
- Соблюдая правила пожарной безопасности;
- В течение 50 лет после увольнения работника;
- При ликвидации организации — передача в архив или вышестоящую организацию.
Передача сведений в Пенсионный фонд РФ
С 1 января 2026 года все сведения о трудовой деятельности должны передаваться в Пенсионный фонд РФ в электронном виде. Это включает:
- Сведения о приёме и увольнении;
- Записи о трудовой деятельности;
- Сведения о стаже;
- Информацию об электронных трудовых книжках.
Электронные трудовые книжки (ЭТК): новые правила с 2026 года
С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Теперь все работодатели обязаны:
Основные требования к ЭТК:
- Вести учёт в единой информационной системе Пенсионного фонда РФ;
- Обеспечивать доступ работников к их электронным трудовым книжкам через личный кабинет на сайте ПФР;
- Своевременно вносить изменения и уведомлять работников о внесённых записях;
- Соблюдать требования к защите персональных данных;
- Обеспечивать возможность перехода между бумажной и электронной формами.
Преимущества электронных трудовых книжек:
- Удобство — доступ из любой точки;
- Надёжность — защита от потери или порчи;
- Автоматизация, сокращение бумажной работы;
- Прозрачность — работник всегда видит свои записи.
⚠️ Важно! Работники могут выбрать‚ в каком формате хранить свою трудовую книжку: бумажном или электронном. Если работник не сделал выбор‚ работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку.
Ответственность за нарушения
За нарушения правил ведения трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:
| Вид нарушения | Ответственность | Нормативный акт |
|---|---|---|
| Неведение трудовой книжки | Административный штраф от 1 000 до 5 000 рублей | ст. 5.27 КоАП РФ |
| Неправильное оформление записей | Административный штраф от 3 000 до 5 000 рублей | ст. 5.27 КоАП РФ |
| Непередача сведений в ПФР | Административный штраф от 5 000 до 10 000 рублей | ст. 15.33 КоАП РФ |
| Нарушение правил хранения | Административный штраф от 3 000 до 5 000 рублей | ст. 5.27 КоАП РФ |
| Непредоставление информации работнику | Административный штраф от 1 000 до 3 000 рублей | ст. 5.27 КоАП РФ |
Рекомендации по организации ведения трудовых книжек
Как правильно организовать процесс:
- Назначьте ответственное лицо — кадровика или бухгалтера‚ который будет отвечать за ведение трудовых книжек;
- Разработайте локальные нормативные акты — положение о ведении трудовых книжек‚ инструкцию для ответственных лиц;
- Обучите сотрудников — проведите инструктаж по правилам ведения и хранения;
- Используйте современные средства — программы для автоматизации учёта‚ сканеры для копирования;
- Регулярно проверяйте — проводите аудит трудовых книжек не реже 1 раза в год;
- Соблюдайте сроки — своевременно вносите записи и передавайте сведения в ПФР;
- Документируйте всё — ведите книги учёта‚ составляйте акты приёма-передачи.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде?
Да‚ с 2026 года можно вести электронные трудовые книжки. Однако работник может выбрать бумажный формат. Если он не сделал выбор‚ работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку.
Что делать‚ если у работника нет трудовой книжки?
Работодатель обязан завести новую трудовую книжку. Если она утеряна‚ работник должен представить дубликат или справку с предыдущего места работы.
Можно ли исправлять ошибки в трудовой книжке?
Да‚ но только одной чертой и с обязательным указанием причины исправления. Запись должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации.
Как часто нужно передавать сведения в Пенсионный фонд?
Сведения передаются ежемесячно не позднее 15-го числа следующего месяца. При увольнении — в течение 3 дней.
Что делать при ликвидации организации?
Трудовые книжки передаются в архив или вышестоящую организацию. Работники должны быть уведомлены о месте хранения их трудовых книжек.
Ведение трудовых книжек, это важная обязанность работодателя‚ которая требует внимательности‚ ответственности и соблюдения всех нормативных требований. С 2026 года в России активно внедряются электронные трудовые книжки‚ что требует от работодателей перехода на новые технологии и соблюдения дополнительных правил.
Следуя рекомендациям этой статьи‚ вы сможете:
- Правильно оформлять трудовые книжки;
- Вести учёт движения;
- Соблюдать сроки и требования законодательства;
- Избежать административной ответственности;
- Обеспечить сохранность документов.
Помните: Правильное ведение трудовых книжек — это не только обязанность‚ но и забота о ваших сотрудниках‚ их правах и будущем!
📌 Полезные ресурсы:
- Роструд — официальный сайт;
- Пенсионный фонд РФ;
- Минтруд России;
- Госуслуги, портал для работодателей.
Если у вас остались вопросы по ведению трудовых книжек‚ обратитесь к специалистам по трудовому праву или в территориальное управление Роструда.