Ведение трудовых книжек – одна из ключевых обязанностей работодателя‚ связанная с документальным фиксированием трудовой деятельности сотрудника. На практике эта функция часто передаётся сторонним организациям (кадровым агентствам‚ бухгалтерским сервисам и др.). В статье рассматриваются правовые основы‚ требования к оформлению‚ подписи‚ хранению и архивированию трудовых книжек‚ а также особенности их ведения сторонними структурами.

Кто подписывает записи в трудовых книжках?

Согласно Постановлению Госкомтруда СССР № 162 от 20 июня 1974 г. и современным нормативным актам‚ каждое введённое в трудovую книжку обозначение должно быть подтверждено подписью:

• работодателя;
• лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек;
• или уполномоченного им представителя.

Если индивидуальный предприниматель назначил конкретное лицо для ведения кадрового учёта‚ то эта подпись считается подписью работодателя.

Можно ли передать функцию ведения трудовых книжек сторонней организации?

Трудовое законодательство не запрещает аутсорсинг данной функции‚ однако:

1. Передача обязанностей должна быть оформлена соответствующим договором.
2. Сторона‚ принимающая функции‚ обязана обладать необходимыми квалификационными требованиями и полномочиями.
3. Все записи в книжке продолжают быть юридически значимыми и подлежат контролю трудовой инспекции.

Таким образом‚ ведение трудовых книжек сторонней организацией возможно‚ но только при условии полной юридической ответственности перед работодателем.

Требования к оформлению и форме ведения

В 2025 году действует приказ Минтруда России № 320н‚ который уточняет:

• Форму ведения трудовых книжек (бумажный бланк‚ электронный документ или их комбинацию).
• Требования к оформлению вкладышей и дополнительных листов.
• Порядок подписи и заверения записей.

Записи в книжке должны быть сделаны на официальном языке территории нахождения организации (русском‚ белорусском и т.д.) и заверены подписью ответственного лица.

Хранение и архивирование

По требованиям Приказа Минтруда № 320н:

• Оригиналы трудовых книжек хранятся в организации в течение всего срока действия трудовых отношений и не менее 5 лет после увольнения сотрудника.
• Копии могут быть переданы сторонней организации‚ но оригиналы остаются у работодателя.
• При прекращении деятельности организации книжки передаются в архив или в соответствующий государственный орган.

Электронные трудовые книжки‚ внедрённые в рамках ЕИСОТ (Единая общероссийская система охраны труда)‚ также подлежат тем же требованиям к хранению‚ однако их можно хранить в защищённой информационной системе.

Особенности оформления записей о наградах сторонних организаций

Согласно материалам ALX – сайт для современного бухгалтера‚ в трудовые книжки необходимо вносить сведения о награждении сотрудника Почётной грамотой любой сторонней организации‚ если:

• награждение было официально подтверждено;
• оно связано с профессиональными заслугами сотрудника;
• это требование самого работодателя или стороны‑награждающей.

Таким образом‚ запись о награде оформляеться так же‚ как любые другие сведения‚ но подпись ответственного лица должна подтверждать факт награждения.

Практические рекомендации при аутсорсинге

Для организации‚ передающей функции ведения трудовых книжек сторонней компании‚ рекомендуется:

1. Сформировать внутренний регламент‚ определяющий порядок передачи и контроля данных.
2. Утвердить список ответственных лиц в сторонней организации‚ которые будут подписывать записи.
3. Обеспечить регулярный аудит соответствия оформленных записей требованиям трудового законодательства.
4. Хранить копии всех подписанных страниц в архиве организации для возможного контроля инспекции.

Важно помнить‚ что ответственность за точность и законность записей не переходит к сторонней организации; она остаётся на работодателе.

Электронные трудовые книжки

С 2023 года в России активно внедряется Электронная трудовая книжка. Её особенности:

• Ведение в защищённой базе данных‚ доступной только уполномоченным лицам.
• Подпись записей осуществляется электронной подписью ответственного лица.
• Хранение осуществляется в соответствии с требованиями Министерства труда и социальной защиты РФ.

Электронный формат упрощает передачу данных сторонним сервисам‚ однако все требования к подписи‚ хранению и архивированию остаются прежними.

Ведение трудовых книжек сторонней организацией – законный и часто используемый способ оптимизации кадрового обслуживания. Главное условие – чёткое оформление передачи функций‚ соблюдение требований к подписи‚ хранению и архивированию‚ а также постоянный контроль со стороны работодателя. При правильной организации процесса стороны могут обеспечить соответствие законодательству‚ сократить административные нагрузки и повысить эффективность работы с персоналом.

Автор: кадровый консультант‚ 2025 год.