Ведение трудовых книжек, одна из важнейших кадровых процедур, требующая предельной внимательности. В 2026 году действуют актуальные правила, регулирующие порядок внесения записей, в т.ч. при работе временных сотрудников, временном переводе или исполнении обязанностей отсутствующего работника. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформлять такие записи, чтобы избежать нарушений законодательства.
Общие правила ведения трудовых книжек в 2026 году
С 2026 года трудовые книжки можно вести как в бумажном, так и в электронном виде (ЭТК). При этом принципы внесения сведений о работе остаются едиными. Записи должны вноситься аккуратно, без помарок, на основании распорядительных документов (приказов), а их формулировки строго соответствовать трудовому законодательству.
Нужно ли вносить запись о временном исполнении обязанностей?
Один из самых частых вопросов у кадровиков: нужно ли вносить в трудовую книжку запись об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника?
Согласно действующему законодательству и разъяснениям профильных систем (таких как КонсультантПлюс), запись о временном исполнении обязанностей (временном замещении) в трудовую книжку не вносится. Это связано с тем, что временное замещение не является переводом в классическом понимании, а лишь расширением зоны обслуживания или совмещением. Такая работа оплачивается дополнительно, но сам факт временного замещения в разделе «Сведения о работе» не фиксируется.
Особенности приема временного работника
Прием на работу по срочному трудовому договору (например, временного работника на период отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком основного сотрудника) имеет свои нюансы. В трудовой книжке такого сотрудника делается стандартная запись о приеме на работу, без указания на срочный характер договора.
Формулировка должна звучать так: «Принят в отдел продаж на должность менеджера». Указывать фразу «на время декретного отпуска» не нужно. А вот при увольнении в связи с истечением срока трудового договора запись будет содержать ссылку на соответствующую статью ТК РФ.
Временный перевод, который стал постоянным
Отдельного внимания заслуживает ситуация, когда временный перевод по инициативе сторон или в других установленных законом случаях становится постоянным. Согласно пункту 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России № 320н), в этом случае в трудовую книжку вносится соответствующая запись.
Пошаговая инструкция заполнения
При признании временного перевода постоянным, заполнение граф в разделе «Сведения о работе» выглядит следующим образом:
- Графа 1: Ставится порядковый номер вносимой записи.
- Графа 2: Указывается дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (именно та дата, когда сотрудник фактически приступил к новой работе, а не дата признания перевода постоянным).
- Графа 3: Вносится сама запись о переводе. Формулировка должна отражать суть: «Переведен(а) на должность [название должности]». Признание перевода постоянным именно в этой графе отдельными словами не фиксируется, это отражается через реквизиты приказов.
- Графа 4: Указываются реквизиты двух приказов: и о временном переводе, и о признании этого перевода постоянным.
Образец заполнения (схема)
- В графе 1: 12
- В графе 2: (дата начала временного перевода)
- В графе 3: Переведен на должность старшего инженера
- В графе 4: Приказ от № 45-к (о временном переводе); Приказ от № 89-к (о признании перевода постоянным)
Установление второй и последующей профессии
Если в рамках временной работы или перевода работнику была установлена вторая или последующая профессия, специальность или квалификация, это также подлежит отражению в трудовой книжке. В графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись об установлении профессии с обязательным указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий и уровней квалификации.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году
В 2026 году электронные трудовые книжки продолжают функционировать параллельно с бумажными. Если работник перешел на ЭТК, работодатель обязан представлять сведения о его трудовой деятельности в пенсионный фонд (СЗВ-ТД) в установленные сроки. При этом:
- В графе 1 электронной формы ставится номер вносимой записи.
- В графе 2, дата выдачи трудовой книжки (или дата события).
Логика внесения записей о временном переводе, ставшем постоянным, для ЭТК сохраняется той же, что и для бумажного варианта.
Внесение записей в трудовую книжку при работе временного сотрудника требует четкого понимания кадровых терминов. Главное правило: временное исполнение обязанностей не фиксируется, а вот временный перевод, перешедший в статус постоянного, подлежит обязательному отражению с указанием двух приказов и даты фактического начала работы. Соблюдение актуальных правил 2026 года позволит избежать штрафных санкций и обеспечит корректный стаж для работника.