В 2026 году система учета трудовой деятельности в Российской Федерации окончательно закрепилась в гибридном формате, сочетая традиционные бумажные документы и современные цифровые решения. Для кадровых специалистов и работодателей критически важно соблюдать баланс между требованиями законодательства РФ и практическими аспектами работы с данными в Социальном фонде России (СФР). Ниже представлен подробный разбор того, как правильно вести, хранить и оформлять трудовые книжки в текущих условиях.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): основной формат работы
С 1 января 2020 года, согласно Федеральному закону, в России внедрена электронная трудовая книжка (ЭТК). К 2026 году этот формат стал доминирующим. Все основные сведения о работнике, его трудовой деятельности и стаже формируются работодателем в электронном виде и передаются в СФР.
Ключевые особенности работы с ЭТК:
- Передача данных: Работодатель обязан своевременно (не позднее следующего рабочего дня после издания приказа) передавать сведения в СФР через системы электронного документооборота (например, Контур.Экстерн, СБИС).
- Заявления работников: Организация должна принимать и обрабатывать заявления сотрудников о выборе формы ведения трудовой книжки (электронная или бумажная) и отправлять их в СФР.
- Отслеживание статусов: Важно регулярно проверять статусы принятых мероприятий и заявлений в личном кабинете страхователя, чтобы исключить ошибки в стаже сотрудников.
Если сотрудник принял решение перейти на электронную трудовую книжку, работодатель делает соответствующую запись в бумажном документе (если он велся) и возвращает бумажную трудовую книжку на руки работнику. С этого момента ответственность за ее хранение и дальнейшее ведение с работодателя снимается.
Бумажная трудовая книжка: когда и как вести в 2026 году
Несмотря на цифровизацию, бумажные трудовые книжки не упразднены полностью. Они продолжают вестись для тех сотрудников, которые до 31 декабря 2020 года подали письменное заявление о сохранении бумажной формы, а также для лиц, поступающих на работу впервые после этой даты (по их желанию или в силу переходных положений, если применимо).
Правила заполнения бумажного документа:
- Сроки внесения записей: Запись о приеме на работу вносится работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня фактического приема на работу.
- Точность данных: Все записи должны вноситься аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Сокращения слов не допускаются.
- Новые бланки: В 2026 году действуют обновленные требования к бланкам трудовых книжек и вкладышей. Работодатель должен убедиться, что использует актуальные формы документов.
Важно помнить: если работник впоследствии устроится к другому работодателю, право на ведение его бумажной трудовой книжки сохраняется, и новый работодатель обязан продолжить вносить в нее записи наряду с электронной передачей данных.
Учет, хранение и ответственность работодателя
Организация правильного документооборота — залог отсутствия штрафов при проверках. Согласно правилам, утвержденным Минтрудом, каждый работодатель обязан обеспечить надлежащий учет бланков.
Необходимые журналы учета:
- Книга учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее: для фиксации поступления и расходования чистых бланков.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: для регистрации выдачи трудовых книжек работникам при увольнении и их приема при трудоустройстве.
Ответственность за правильное ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначенное приказом (распоряжением) работодателя. Обычно это сотрудник отдела кадров или бухгалтерии. В случае утери документа или ошибки в записях именно работодатель несет материальную и административную ответственность, а также обязан выдать работнику дубликат.
Особенности для организаций с обособленными подразделениями
Если у компании есть филиалы, трудовые книжки работников филиала могут вестись как самим филиалом (если он наделен такими полномочиями), так и головной организацией. В любом случае, сведения в СФР должны передаваться от имени юридического лица, и за корректность данных отвечает руководитель организации или уполномоченное лицо.
Ведение трудовых книжек в 2026 году требует от работодателя высокой внимательности и знания актуальных нормативных актов. Переход на электронные форматы не отменяет необходимости грамотной работы с бумажными документами там, где они сохранились. Соблюдение сроков передачи данных в СФР, правильное заполнение бумажных дубликатов и ведение книг учета — обязательные условия для легальной и прозрачной кадровой политики любой организации.
Помните: ошибка в трудовой книжке может стать причиной проблем для работника при назначении пенсии, поэтому принцип «семь раз отмерь» здесь актуален как никогда.