Ведение трудовых книжек — один из самых ответственных процессов в кадровом делопроизводстве․ Ошибки в записях могут создать серьезные проблемы для работника при подсчете стажа, оформлении пенсии или получении льгот․ В 2026 году, с учетом перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) и действия Приказа Минтруда России № 320н, правила оформления документов стали еще строже․ Ниже мы подробно разберем, как правильно вносить записи о приеме и увольнении, что делать, если предыдущий работодатель пропустил запись, и какие существуют нюансы заполнения․
Основные принципы ведения записей в 2026 году
Согласно действующему законодательству и Приказу Минтруда № 320н, все записи в трудовой книжке должны вноситься четко, разборчиво и без сокращений (за исключением случаев, предусмотренных правилами)․ Ключевые требования включают:
- Хронологический порядок: Записи вносятся по мере поступления документов, но допускается внесение записей блоками (одновременно о приеме и увольнении) после фактического увольнения из организации․
- Язык заполнения: Все записи должны быть сделаны на русском языке․
- Отсутствие исправлений: В трудовых книжках не допускаются подчистки, зачеркивания и исправления․ Неверная запись признается недействительной, и вносится новая запись об отмене․
- Основание записи: Каждая запись должна иметь документ-основание (приказ, распоряжение), номер и дата которого указываются в соответствующей графе․
Порядок внесения записи об увольнении
Запись об увольнении является финальным этапом работы сотрудника в организации․ Согласно п․ 15 Приказа Минтруда № 320н, информация о прекращении трудового договора вносится в раздел «Сведения о работе»․ Алгоритм действий кадровика выглядит следующим образом:
- Графа 1 (№ п/п): Указывается порядковый номер вносимой записи․
- Графа 2 (Дата): Вносится дата увольнения (последний рабочий день)․
- Графа 3 (Сведения о работе):
- Указывается причина увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ․
- Если работник увольняется по собственному желанию, но указывает в заявлении причину, дающую льготы (например, выход на пенсию, переезд к месту службы супруга), эта причина обязательно должна быть отражена в записи․
- Пример формулировки: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․
- Графа 4 (Документ-основание): Указывается наименование документа (приказ или распоряжение), его номер и дата издания․
Важно помнить: если работник увольняется по собственному желанию и эта причина дает ему определенные преимущества, игнорирование уточнения причины в трудовой книжке является нарушением прав работника․
Ситуация: Отсутствие записи об увольнении с предыдущего места работы
Одной из частых проблем при приеме нового сотрудника является отсутствие в его трудовой книжке записи об увольнении с предыдущего места работы․ Сотрудник может прийти с трудовой, где последняя запись — о приеме, а штампа об увольнении нет․
Обязан ли новый работодатель вносить эту запись?
Законодательство о труде не обязывает нового работодателя проверять трудовую книжку на наличие всех необходимых записей, которые должен был внести предыдущий работодатель, и тем более не дает права вносить такие записи самостоятельно․ Внесение записей за другую организацию новым работодателем запрещено․
Как решить проблему?
Существует два основных пути решения:
- Обращение к предыдущему работодателю: Работник должен обратиться в организацию, где он ранее работал, с просьбой внести недостающую запись․ Согласно разъяснениям, пропущенная запись может быть внесена прежним работодателем под порядковым номером, следующим за номером последней имеющейся в книжке записи (даже если с момента увольнения прошло много времени)․
- Внесение записи о приеме с указанием периода: Если предыдущий работодатель ликвидирован или отказывается вносить запись, новый работодатель вносит только запись о приеме на работу․ В графе 3 после наименования организации-заголовка сразу вносится запись о приеме․ Период работы у предыдущего работодателя в этом случае подтверждается справками, архивными данными или решением суда, но в саму трудовую книжку нового работодателя эти данные не дублируются задним числом․
Особенности заполнения при совместительстве
Записи о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по основному месту работы (по желанию работника)․ Здесь также действует правило блочного внесения:
«Записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и о прекращении данного трудового договора․»
Это означает, что работник может принести документы о работе по совместительству сразу после увольнения оттуда, и кадровик основного места работы внесет две записи подряд: о приеме и об увольнении․
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и бумажный формат
В 2026 году для большинства работников актуальна электронная трудовая книжка․ При увольнении работодатель обязан:
- Внести запись в бумажную трудовую книжку (если она ведется и работник не отказался от нее в пользу ЭТК до 2021 года)․
- Подать форму СЗВ-ТД в Социальный фонд России (СФР) не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении (или в сроки, установленные актуальным законодательством на момент 2026 года)․
Если работник ведет только электронную трудовую, запись в бумажный документ не вносится, но форма СЗВ-ТД подается в обязательном порядке․
Частые ошибки и как их избежать
Чтобы избежать проблем с пенсионным фондом и трудовыми спорами, избегайте следующих ошибок:
- Сокращения: Нельзя писать «ст․» вместо «статья», «п․» вместо «пункт» (если это не предусмотрено официальными сокращениями), «увол․» вместо «уволен»․
- Неверная ссылка на статью: Всегда проверяйте актуальность статьи ТК РФ на момент увольнения․
- Отсутствие печати (если применимо): Хотя с 2023 года требование о печати для ИП и некоторых организаций смягчено, для многих юрлиц наличие печати в записи об увольнении остается важным атрибутом подтверждения подлинности․
- Запись «задним числом»: Вносить записи о приеме и увольнении за прошлые периоды новым работодателем категорически запрещено․
Правильное внесение записей о приеме и увольнении — гарантия юридической чистоты трудовых отношений․ Работодателю важно строго следовать Приказу Минтруда № 320н, проверять основания для каждой записи и не брать на себя функции предыдущего работодателя․ Для работника же наличие корректных записей — это залог сохранности стажа и будущих пенсионных прав․ В случае обнаружения missing записей (пропусков), действовать нужно через обращение к предыдущему работодателю или в архив, но ни в коем случае не пытаясь исправить прошлое самостоятельно в новой организации․