Ведение трудовых книжек остается одним из ключевых процессов кадрового делопроизводства, несмотря на активный переход на электронные форматы; В 2026 году правила заполнения бумажных трудовых книжек (в т.ч. вкладышей и дубликатов) строго регламентируются Порядком № 320н. Любая ошибка в записи о приеме на работу может создать проблемы сотруднику при подтверждении стажа или получении пенсии. В этой статье мы подробно разберем, как правильно внести запись о приеме, какие существуют нюансы и как избежать распространенных ошибок.

Когда необходимо вносить запись о приеме?

Согласно действующему законодательству и разъяснениям Роструда, работодатель обязан вносить запись в трудовую книжку только при соблюдении определенных условий:

• Срок работы: Запись вносится, если сотрудник проработал в организации более 5 дней. Если работник отработал 5 дней или меньше и уволился, трудовую книжку ему возвращают без внесения каких-либо записей.
• Основное место работы: Запись вносится, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной. Для работы по совместительству запись вносится только по желанию работника.
• Категория работодателя: Обязанность вести трудовые книжки есть у организаций и индивидуальных предпринимателей. Работодатели, физические лица, не являющиеся ИП, записи не вносят.

Важно: Если запись о приеме уже была внесена, но сотрудник не отработал и 5 дней и решил уволиться, запись об увольнении все равно необходимо добавить в общем порядке, чтобы не нарушать непрерывность записей.

Правила заполнения: общие требования

При внесении сведений о приеме на работу необходимо руководствоваться следующими принципами:

1. Основание: Каждая запись вносится строго на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу.
2. Язык и почерк: Записи ведутся на русском языке, разборчиво, без сокращений (кроме общепринятых).
3. Инструменты: Использовать можно только чернила (черного, синего или фиолетового цвета) или печатающие устройства. Шариковые ручки не рекомендуются, так как такие записи могут выцвести.
4. Ознакомление: После внесения записи администрация обязана ознакомить с ней владельца трудовой книжки под расписку в личной карточке (форма Т-2), где также дублируется точная запись из трудовой.

Пошаговая инструкция: как заполнить графы при приеме

Раздел «Сведения о работе» заполняется построчно. Рассмотрим содержание каждой графы на примере приема сотрудника:

Графа 1: Номер записи

Здесь указывается порядковый номер вносимой записи. Нумерация ведется сквозная в пределах раздела «Сведения о работе» (не начинается заново каждый год).

Графа 2: Дата приема

Указывается дата приема на работу в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ). Эта дата должна совпадать с датой, указанной в приказе о приеме.

Графа 3: Сведения о приеме

В этой графе делается сама запись. Она должна содержать:

• Наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации (точно так, как в штатном расписании и приказе).
• Наименование структурного подразделения (если оно указано в приказе).
• Указание на то, что работник принят (например: «Принят в отдел продаж на должность менеджера»).

Если сотрудник принят в порядке перевода от другого работодателя, это обязательно указывается: «Принят в порядке перевода из ООО «Ромашка» в отдел логистики на должность кладовщика».

Графа 4: Документ-основание

Здесь указываются дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Важное правило: Сокращения не допускаются. Нельзя писать «пр.» вместо «приказ» или «расп.» вместо «распоряжение».

Пример правильной записи: «Приказ от № 45-к».

Особенности новых бланков и изменения 2026 года

Хотя новые бланки трудовых книжек сотрудникам уже не оформляются (так как основной формат стал электронным), они могут потребоваться для выдачи дубликатов или ведения бумажных версий для тех, кто подал соответствующее заявление ранее. В новых бланках увеличено количество страниц в разделе «Сведения о работе», что позволяет вместить больше записей. Также на ьном листе появились уточнения regarding печати: она ставится только при ее наличии у работодателя.

Как исправить ошибку в записи о приеме?

Если при внесении записи о приеме была допущена ошибка (неверная должность, дата или номер приказа), зачеркивать или замазывать текст категорически запрещено. Исправление производится следующим образом (согласно п. 12 Порядка 320н):

1. В следующей свободной строке в графе 1 ставится новый порядковый номер.
2. В графе 2 указывается дата внесения исправления.
3. В графе 3 пишется: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна». Ниже делается правильная запись.
4. В графе 4 повторяется ссылка на правильный приказ (или указывается новый приказ об исправлении, если применимо).

Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу — это ответственность работодателя, которая требует внимательности к деталям. Соблюдение правил нумерации, запрет на сокращения, точное указание дат и должностей гарантируют юридическую чистоту документа. Помните, что даже в 2026 году бумажная трудовая книжка остается важным документом, и ошибки в ней могут потребовать сложной процедуры исправления или выдачи дубликата.

Всегда проверяйте записи перед тем, как отдать трудовую книжку на руки сотруднику, и не забывайте знакомить работника с внесенными данными под роспись.