Вопрос оформления документации при найме сотрудников на временной основе остается одним из самых актуальных в кадровом делопроизводстве. Многие работодатели и соискатели ошибочно полагают, что краткосрочность отношений освобождает от ведения бумажных или электронных документов. Однако законодательство Российской Федерации четко регламентирует этот процесс. В данной статье мы подробно разберем, нужна ли трудовая книжка при заключении срочного (временного) трудового договора, как вносятся записи и какие существуют исключения.
Что такое срочный трудовой договор?
Срочный трудовой договор — это соглашение между работником и работодателем, которое заключается на определенный срок (не более 5 лет) или для выполнения конкретной работы. Основания для его заключения строго прописаны в Трудовом кодексе РФ. Несмотря на временный характер работы, права работника в рамках такого договора практически идентичны правам сотрудника, работающего бессрочно.
Общее правило: запись вносится обязательно
Главный принцип трудового законодательства гласит: факт работы должен быть зафиксирован. Если временная работа является для сотрудника основным местом работы, то запись в трудовую книжку (бумажную или в форме сведений о трудовой деятельности) вносится в обязательном порядке.
Законодательные нормы не делают исключений для срочных договоров в части ведения учета стажа. В трудовой книжке указывается:
- Дата приема на работу.
- Должность и структурное подразделение.
- Основание приема (с указанием статьи ТК РФ, если это важно, но чаще просто констатируется факт приема).
- Срок действия договора (если он заключен на время выполнения определенных работ или замещения отсутствующего сотрудника).
Важно отметить, что особенность срочного характера работы никак не отражается на главном документе учета стажаным образом, кроме как указанием периода действия. Запись вносится в точном соответствии с Правилами ведения трудовых книжек и Инструкцией по их заполнению.
Когда трудовая книжка НЕ нужна или запись не вносится?
Существует ряд ситуаций, когда при оформлении по срочному договору трудовая книжка может не требоваться или запись в нее не вносится:
- Работа по совместительству. Если для сотрудника это не основное место работы, он имеет полное право не предоставлять трудовую книжку основному работодателю. В этом случае запись о временной работе вносится по желанию работника именно по месту основной работы на основании документов, подтверждающих работу по совместительству.
- Первое место работы. Если сотрудник трудоустраивается впервые, бумажная трудовая книжка ему не нужна, так как с 2020 года для впервые устраивающихся на работу они не заводятся. Вся информация фиксируется исключительно в электронном виде (СЗВ-ТД/ЕФС-1). Работодатель обязан зарегистрировать сотрудника в системе пенсионного страхования.
- Дистанционная работа и выбор формы книжки. Если работник ранее перешел на электронную трудовую книжку (написал соответствующее заявление до 2021 года или устраивается впервые), то бумажный документ ему не нужен. Работодатель вносит сведения только в электронный реестр.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году
На сегодняшний день (май 2026 года) электронная трудовая книжка является основным форматом учета стажа. При заключении временного трудового договора работник предоставляет работодателю:
- Либо бумажную трудовую книжку (если он не отказался от нее ранее).
- Либо сведения о трудовой деятельности (выписку из СТД-Р или СТД-СФР), если ведет только электронную.
Работодатель обязан в течение установленного срока (обычно до 15 числа месяца, следующего за месяцем приема) подать отчетность в Социальный фонд России (СФР), где и зафиксируется факт приема на временную работу.
Особенности заполнения при замещении отсутствующего сотрудника
Частая ситуация: сотрудник принят на время декретного отпуска основного работника или болезни. Нужно ли вносить запись?
Ответ: Да, нужно. Если эта работа является для нового сотрудника основной, запись вносится на общих основаниях. В графе «Основание» может быть указано, что договор заключен на время исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, с указанием фамилии отсутствующего и причины его отсутствия.
Что будет, если не сделать запись?
Отсутствие записи в трудовой книжке (или непредставление сведений в СФР) при фактическом допуске к работе несет риски для обеих сторон:
- Для работника: Проблемы с подтверждением стажа для пенсии, отпуска, больничных и получения кредитов. Восстановление информации потребует сбора справок и архивных документов.
- Для работодателя: Административная ответственность. За нарушение правил ведения трудовых книжек и учета стажа предусмотрены штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, могут возникнуть споры о признании отношений трудовыми в случае конфликта.
Хранение и выдача трудовой книжки
Важно помнить, что по закону запрещено выдавать трудовую книжку работнику на руки на период работы. Она должна храниться у работодателя как документ строгой отчетности. Если работник увольняется, трудовая книжка (или сведения о деятельности) выдается ему в день увольнения вместе с расчетом.
Если работник потерял бумажную трудовую книжку, ответственность за оформление дубликата несет предыдущий работодатель, потерявший документ, либо новый работодатель может помочь собрать данные, но обязанность восстановления лежит на тех, кто допустил утрату. Именно поэтому так важно бережное отношение к документу со стороны организации.
Единственные случаи, когда запись не вносится текущим работодателем или документ не требуется — это работа по совместительству (по желанию работника) или отсутствие бумажной книжки у сотрудника, перешедшего на электронный формат учета. Соблюдение этих правил гарантирует защиту прав работника и отсутствие проблем с проверяющими органами для работодателя.