Вести трудовые книжки на каждого работника является обязательным требованием для работодателей в России. С 1 января 2020 года предусмотрено ведение электронных трудовых книжек, а с 1 января 2024 года вступили в силу новые правила ведения и хранения трудовых книжек. В этой статье мы рассмотрим обновленные правила и требования по ведению трудовых книжек, а также ответим на вопросы о том, как вести книгу учета трудовых книжек и можно ли вести ее электронно.
Порядок ведения трудовых книжек
Трудовые книжки ведутся по каждому работнику, и в них вносятся записи о выполняемой работе, дате начала и окончания работы, а также о любых изменениях в трудовом договоре. Порядок ведения трудовых книжек определен Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 40.
Записи в трудовой книжке
В трудовую книжку вносятся следующие записи:
- Дата начала и окончания работы
- Выполняемая работа
- Любые изменения в трудовом договоре
- Причины увольнения
Хранение трудовых книжек
Трудовые книжки хранятся у работодателя, и за их хранение и учет отвечает кадровая служба. Трудовые книжки должны храниться в безопасном месте, и к ним должен быть ограничен доступ посторонних лиц.
Электронные трудовые книжки
С 1 января 2020 года предусмотрено ведение электронных трудовых книжек. Электронные трудовые книжки могут быть ведены в электронном виде, и к ним должен быть обеспечен доступ работодателю и работнику.
Новые правила ведения трудовых книжек с 2024 года
С 1 января 2024 года вступили в силу новые правила ведения и хранения трудовых книжек. Согласно новым правилам, работодатели должны:
- Вести трудовые книжки на каждого работника
- Хранить трудовые книжки в безопасном месте
- Обеспечить доступ к трудовым книжкам работодателю и работнику
- Вносить записи в трудовую книжку в течение 3 дней после возникновения соответствующего события
Оформление дубликата трудовой книжки
Если работник потерял или испортил свою трудовую книжку, он может оформить дубликат на бланке нового образца. Для этого работник должен подать заявление работодателю, и работодатель должен выдать дубликат в течение 3 дней.