Одним из самых распространённых вопросов при трудоустройстве в 2026 году остаётся: может ли новый работодатель увидеть мою электронную трудовую книжку (ЭТК) без моего участия? Ответ прост, но требует подробного объяснения, нет, новый работодатель не видит вашу электронную трудовую книжку автоматически. Доступ к ней строго ограничен, и он возможен только при вашем активном участии.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка, это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся все сведения о вашей трудовой деятельности: места работы, должности, периоды трудоустройства и увольнения. Ведётся она Пенсионным фондом России (ПФР) на защищённых серверах, доступ к которым имеют только уполномоченные лица и сам работник.

С 2021 года все новые сотрудники, впервые устраивающиеся на работу, автоматически получают ЭТК. Бумажные книжки по-прежнему действительны, но их ведение постепенно сворачивается.

Как работает доступ к электронной трудовой книжке?

Ключевой принцип работы ЭТК — принцип личного согласия и инициативы работника. Ни один работодатель, даже при оформлении нового сотрудника, не имеет автоматического доступа к базе ПФР для просмотра ЭТК.

Вот как это работает на практике:

• Работник сам решает, как предоставить данные о трудовом стаже: через распечатку ЭТК, через личный кабинет на Госуслугах или через бумажную трудовую книжку.
• Работодатель не может запросить ЭТК напрямую из ПФР без вашего согласия и подтверждения.
• Даже если вы ранее работали в компании, которая вела ЭТК, новый работодатель не получает эти данные автоматически.

Что видит работодатель при приёме на работу?

Новый работодатель видит только ту информацию, которую вы сами ему предоставите. Это может быть:

1. Распечатанная выписка из ЭТК — вы можете скачать её из личного кабинета на Госуслугах и распечатать. Документ заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и имеет юридическую силу.
2. Электронная выписка, вы можете передать её в электронном виде (PDF или через портал Госуслуг), если компания использует цифровые системы кадрового учёта.
3. Бумажная трудовая книжка — если у вас есть старая книжка, вы можете предоставить её. В ней содержится вся история трудовой деятельности до перехода на ЭТК.

Важно: Работодатель не может получить доступ к вашей ЭТК через ПФР, даже если вы уже устроены у него. Он может только внести новые сведения о вашем трудоустройстве в ЭТК — но только после того, как вы подпишете заявление о переходе на ЭТК (если у вас ещё есть бумажная книжка) или подтвердите, что вы уже на ЭТК.

Как новый работодатель узнает, что у вас есть ЭТК?

Новый работодатель узнаёт о наличии у вас ЭТК только тогда, когда вы:

• Предоставляете распечатку или электронную выписку из ЭТК;
• Сообщаете, что ранее работали на условиях ЭТК и не имеете бумажной книжки;
• Подписываете заявление о переходе на ЭТК (если у вас ещё есть бумажная книжка).

Если вы не предоставите никаких сведений — работодатель не сможет узнать о вашей трудовой истории. В этом случае он может попросить вас предоставить бумажную трудовую книжку или оформить новую ЭТК с нуля (что невозможно, ЭТК ведётся ПФР и не создаётся заново).

Что делать, если у вас есть и бумажная, и электронная трудовая книжка?

Если вы ранее работали по бумажной книжке, а затем перешли на ЭТК, то:

• Бумажная книжка остаётся вашим документом — её нужно хранить, так как она содержит историю до перехода на ЭТК.
• ЭТК содержит только сведения с момента перехода — то есть, если вы перешли на ЭТК в 2023 году, то все записи до этого — только в бумажной книжке.
• Новый работодатель должен получить оба источника, чтобы иметь полную картину вашего трудового стажа.

Работодатель обязан вести учёт трудовой деятельности на основе предоставленных вами документов. Он не может «достать» данные из ПФР без вашего согласия — это нарушение закона о персональных данных (ФЗ-152).

Как проверить, есть ли у вас ЭТК?

Чтобы убедиться, что у вас есть электронная трудовая книжка, зайдите на портал Госуслуги:

1. Авторизуйтесь в личном кабинете.
2. Перейдите в раздел «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка».
3. Если у вас есть ЭТК — вы увидите список всех мест работы с датами.
4. Если раздел пуст — значит, у вас пока нет ЭТК, и вы работаете по бумажной книжке.

Также вы можете получить выписку из ЭТК в любом отделении ПФР или МФЦ — просто предъявите паспорт.

Можно ли работодателю запросить ЭТК у ПФР?

Нет, нельзя. Согласно законодательству РФ, работодатель не имеет права запрашивать сведения из электронной трудовой книжки напрямую у ПФР. Даже при оформлении кандидата на должность он не может подать запрос в ПФР на получение данных о вашей трудовой истории.

Единственный законный способ получить информацию — это вы сами предоставите её. Это обеспечивает:

• Конфиденциальность персональных данных;
• Защиту от несанкционированного доступа;
• Соблюдение прав работника на приватность.

Что происходит после трудоустройства?

После того как вы устроились на новую работу и предоставили сведения о трудовом стаже:

• Работодатель вносит данные о вашем трудоустройстве в ЭТК через систему ЕФС-1 (форма СЗВ-ТД).
• Эти данные автоматически попадают в ПФР и становятся частью вашей электронной трудовой книжки.
• Ваша предыдущая трудовая история не передаётся автоматически — она остаётся в вашем личном кабинете на Госуслугах или в бумажной книжке.

Таким образом, новый работодатель видит только то, что вы ему показали. Он не видит вашу историю до приёма на работу — только то, что вы сами решили ему сообщить.

Подведём итоги в виде чёткого списка:

Самое главное помнить:

Электронная трудовая книжка, это ваш личный документ. Только вы решаете, кто и когда его увидит. Новый работодатель не имеет автоматического доступа к вашей ЭТК. Без вашего согласия и предоставления данных — он ничего не увидит.

Поэтому при трудоустройстве всегда имейте при себе:

• Распечатку ЭТК с Госуслуг (с УКЭП);
• Бумажную трудовую книжку (если есть);
• Паспорт для подтверждения личности.

Так вы обеспечите себе прозрачность, безопасность и полное соответствие закону. Электронная трудовая книжка — это удобство, а не угроза. Она защищает ваши данные — и только вы решаете, кому их показать.