Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В современных организациях в России и за рубежом существует несколько разновидностей трудовых книжек, каждая из которых имеет свою назначение и правила обращения. Ниже приведён подробный перечень всех видов трудовых книжек, их назначение, порядок заполнения, хранения и выдачи в 2026 году.
Основные типы трудовых книжек
- Основная трудовая книжка – документ, в котором фиксируются все сведения о трудовом стаже работника: дата приёма, должность, перевод, увольнение, основания прекращения трудового договора, награды и премии;
- Временная трудовая книжка – используется при приёме на работу, когда основной документ ещё не готов (например, при приёме в рамках испытательного срока). Временная книжка заменяется основной после подтверждения стажа.
- Дубликат трудовой книжки – выдается работнику в случае потери, повреждения или уничтожения основной книги; Дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – с 1 января 2020 г. в России введён электронный формат. Все сведения о трудовой деятельности фиксируются в электронном реестре, который доступен работодателю и работнику через портал «Работник.ру».
- Трудовая книжка застрахованного лица (Украина) – в Украине до 10 июня 2026 г. все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный реестр застрахованных лиц.
Кто отвечает за корректное заполнение трудовых книжек?
В организации обязанность за правильное ведение трудовых книжек возлагается на отдел кадров (или на специально назначенного сотрудника). Внутренний регламент обычно предусматривает следующие роли:
- Менеджер по кадрам – контролирует соблюдение сроков заполнения.
- Сотрудник отдела кадров – проводит фактическое внесение записей.
- Топ-менеджмент – подписывает и заверяет документы.
- Проверяющий (проверка на соответствие Трудовому кодексу РФ и приказу Минтруда 320н).
Порядок заполнения трудовой книжки (2026 г.)
Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ и приказу Минтруда 320н, записи в трудовой книжке делаются арабскими цифрами:
- число — двузначное (01‑31);
- месяц — двузначное (01‑12);
- год — четырёхзначное.
Пример записи: – дата приёма на работу.
В трудовую книжку вносятся сведения о:
- сотруднике (ФИО, дата рождения, паспортные данные);
- должности и выполняемой работе;
- переводах на другую постоянную работу;
- увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
- награждениях за успехи в работе (премии, бонусы, награды);
- других значимых событиях (например, участие в конкурсах).
Порядок оформления и выдачи
- При приёме на работу: работодатель обязан оформить трудовую книжку в присутствии работника не позднее недели со дня приёма.
- При увольнении: работник получает дубликат трудовой книжки, если оригинал утерян.
- При заявлении о предоставлении сведений о трудовой деятельности: работник может запросить копию трудовой книжки в отделе кадров.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – 2026 г.
С 1 января 2020 г. в России введена электронная трудовая книжка. Это новый формат, который исключает риск потери сведений о стаже. Основные моменты:
- Все кадровые изменения (приём, перевод, увольнение, награды) фиксируются в форме СЗВ‑ТД и отправляются в ПФР.
- ЭТК хранится в электронном реестре, доступном через портал «Работник.ру».
- При необходимости работник может получить печатную копию из реестра.
- Электронная форма полностью заменяет бумажную в России, но в некоторых случаях (например, при проверке в суде) может потребоваться оригинал.
Хранение и архивирование трудовых книжек (2026 г.)
Согласно приказу Минтруда 320н, трудовые книжки должны храниться в надёжном месте, защищённом от огня, влаги и кражи. Внутри организации обычно выделяеться отдельный шкаф с надёжной системой доступа.
- Оригиналы – хранить в закрытом шкафу, доступ к которому ограничен.
- Дубликаты – хранить в том же месте, но с отдельной маркировкой.
- Электронные записи – резервное копирование на облачные сервисы, защищённые паролями.
- Архивирование – после 10 лет хранения (или по истечении срока работы сотрудника) книги могут быть переданы в архив организации.
Порядок выдачи дубликата трудовой книжки
- Работник подаёт заявление в отдел кадров.
- Отдел проверяет наличие оригинала и подтверждает факт потери.
- Составляется дубликат, подписывается руководителем и заверяется печатью организации.
- Дубликат выдаётся работнику в течение 10 рабочих дней;
Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении
- При увольнении работник получает копию трудовой книжки с отметкой о прекращении трудового договора.
- Если оригинал утерян, выдаётся дубликат.
- В случае перехода работника в другую организацию, новая трудовая книжка оформляется в присутствии работника.
Порядок выдачи трудовой книжки по заявлению работника
- Работник подаёт письменное заявление в отдел кадров.
- Отдел проверяет данные и оформляет копию трудовой книжки.
- Копия выдаётся в течение 5 рабочих дней.
Особенности в Украине (2026 г.)
В Украине до 10 июня 2026 г. все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный реестр застрахованных лиц. Это позволяет:
- сократить бумажный документооборот;
- обеспечить доступ к сведениям о стаже для всех государственных органов;
- снизить риск потери документов.
Практические рекомендации для руководителей и кадровых специалистов
- Периодически проверяйте, что все записи в трудовых книжках соответствуют требованиям ТК РФ и приказу Минтруда 320н.
- Обучайте сотрудников отдела кадров новым правилам заполнения и электронному учёту.
- Внедряйте систему электронного архива, чтобы избежать потери данных.
- Убедитесь, что все работники знают, как получить копию трудовой книжки и что делать в случае её потери.
- Следите за сроками обновления кадровых данных в ПФР (форма СЗВ‑ТД) и в электронном реестре.
В 2026 г. в организациях России и Украины существует четкая система ведения трудовых книжек, включающая бумажные и электронные форматы. Правильное оформление, хранение и своевременное обновление сведений обеспечивают законность трудовых отношений, защищают права работников и упрощают работу с государственными органами.
Если вы хотите узнать больше о конкретных требованиях к трудовым книжкам в вашей организации, обратитесь к отделу кадров или к специалисту по трудовому праву.