С 1 января 2023 года в России применяется новая форма трудовой книжки и соответствующего ей вкладыша. Это изменение вызвало множество вопросов у работников и кадровиков. В данной статье подробно разберем‚ что такое вкладыш нового образца‚ как и когда его правильно оформить‚ а также ответим на ключевые практические вопросы.
Ключевые изменения: что такое вкладыш нового образца?
Вкладыш — это дополнительный лист (или блок листов)‚ который вклеивается в трудовую книжку‚ когда основная часть заполнена. С 2023 года действует новый бланк‚ утвержденный приказом Минтруда России от № 320н.
- Новый вкладыш (с ): Имеет 12 разворотов (24 страницы) в разделе «Сведения о работе» и 5 разворотов (10 страниц) в разделе «Сведения о награждениях». Оформляется на бумаге с водяными знаками «ТРУДОВАЯ КНИЖКА».
- Старый вкладыш (до 2023 г.): Имел меньшее количество страниц и другой дизайн.
Важно! Заполненные трудовые книжки старого образца (2004 г.) продолжают действовать и не подлежат обязательному обмену на новые. Они остаются полностью действительными.
Когда и кто должен оформить вкладыш?
Оформлением вкладыша занимается работодатель‚ у которого закончилось место в трудовой книжке. Это ключевое правило.
- Если у сотрудника закончились свободные строки в разделе «Сведения о работе» (или «О награждениях»)‚ текущий работодатель обязан оформить новый вкладыш.
- Вкладыш заполняется по тем же правилам‚ что и основная книжка: указываются дата и основание приема на работу‚ перевод‚ увольнение и т.д.
- Дату на ьном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения‚ а не по дате первоначального заведения самой трудовой книжки.
- Оформленный вкладыш заверяется печатью текущего работодателя.
Как правильно оформить запись о выдаче вкладыша?
В самой трудовой книжке (в разделе «Сведения о работе») после последней записи делается отметка о выдаче вкладыша. Пример формулировки:
«Выдан вкладыш (бланк № ___) в связи с отсутствием свободных строк для внесения сведений о работе. Подпись работника: _____________».
Эта запись обязательна и служит доказательством легитимности вкладыша.
Особенности использования и учета бланков
Работодатель обязан вести строгий учет всех бланков трудовых книжек и вкладышей (как старого‚ так и нового образца) в специальном журнале или книге‚ форма которого разрабатываеться самостоятельно (п. 39 Приказа № 320н).
- Бланки старого образца в запасе: Их можно продолжать использовать без ограничения срока. Нет необходимости списывать или утилизировать только из-за смены формы.
- Порча бланка: Если испорчен новый бланк вкладыша (до его заполнения)‚ его списывают и утилизируют. Если испорчена уже заполненная трудовая книжка (старая или новая)‚ необходимо оформить дубликат.
- Недействительные вкладыши: Дополнительные листы‚ отделенные от самой книжки‚ не имеют юридической силы. Вкладыш должен быть прошит и скреплен печатью работодателя.
Где взять бланк нового образца?
Бланки новых трудовых книжек и вкладышей изготавливает Государственный знак (Гознак) и его уполномоченные партнеры. Их можно приобрести у официальных поставщиков. При заказе необходимо указывать точное наименование: «Вкладыш к трудовой книжке (новый образец‚ с )».
Частые вопросы и ответы
Вопрос: Обязательно ли обменивать старую книжку на новую?
Ответ: Нет. Трудовая книжка старого образца (2004 г.) является полностью действительной. Обмен не требуется.
Вопрос: Можно ли использовать старый вкладыш в новой книжке?
Ответ: Технически можно‚ если он физически вклеивается. Однако для единообразия и во избежание вопросов рекомендуется использовать вкладыш того же образца‚ что и основная книжка. Если книжка новая (с 2023 г.)‚ лучше использовать и новый вкладыш.
Вопрос: Что делать‚ если в новой книжке закончилось место‚ а под рукой только старый вкладыш?
Ответ: Можно оформить старый вкладыш‚ так как бланки старого образца остаются действительными. Главное — правильно его заполнить‚ заверить печатью и сделать соответствующую запись в книжке о его выдаче;
Вопрос: Кто оплачивает вкладыш?
Ответ: Бланк вкладыша и его оформление, это обязанность и расходы работодателя. Работник не должен за это платить.
Вкладыш нового образца — это простое‚ но важное дополнение к трудовой книжке. Главные правила‚ которые нужно запомнить:
- Оформляет текущий работодатель‚ у которого закончилось место.
- Дата на вкладыше — дата его заполнения.
- В книжке обязательно делается запись о выдаче вкладыша.
- Старые книжки и бланки действуют без ограничений.
- Вкладыш должен быть прошит и скреплен печатью.
Соблюдение этих правил гарантирует‚ что запись о стаже и трудовой деятельности сотрудника будет юридически корректной и не вызовет проблем при трудоустройстве в будущем или назначении пенсии.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется обращаться к актуальным редакциям нормативных актов (Приказ Минтруда № 320н‚ Приказ Минфина № 55н) или консультироваться с юристом.