Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина и служащий основанием для начисления пенсии. Иногда страницы книжки заканчиваются раньше, чем требуется внести новую запись о приёме, переводе, увольнении или награждении. В таких случаях законодательство предусматривает специальный порядок действий – оформление вкладыша и продолжение нумерации записей.

Нормативная база

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (далее – Правила).
• Постановление Правительства Республики Казахстан от 14 октября 2011 г. № 1167 (если речь идёт о казахстанском законодательстве – аналогичные положения).
• Информационные разъяснения Роструда (Онлайнинспекция.рф, вопрос № 175964 от ) и другие официальные источники.

Согласно пункту 41 Правил, если в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки заполнены все страницы, допускается вшить вкладыш и продолжать вести записи в нём, сохраняя непрерывную нумерацию.

Что такое вкладыш и когда его нужно оформлять

Вкладыш – это дополнительный лист (обычно формата А5), изготовленный из той же бумаги, что и трудовая книжка, и имеющий те же реквизиты (номер серии, номер документа, фамилия, имя, отчество). Он вшивается между последними заполненными страницами раздела «Сведения о работе» и первой пустой страницей следующего раздела (например, «Сведения о награждении»).

Вкладыш оформляется в следующих ситуациях:

• Все страницы раздела «Сведения о работе» заполнены;
• Обнаружена пропущенная запись (например, о переводе) после уже сделанной записи об увольнении;
• Требуется внести запись о приёме на новую работу, а места в книжке больше нет.

Пошаговая инструкция по оформлению вкладыша и продолжению записи

1. Подготовка бланка вкладыша
   • Взять бланк трудовой книжки того же образца, что и основная книжка.
   • Отрезать лист нужного размера (обычно половина листа формата А4).
   • На листе воспроизвести «Трудовая книжка» и заполнить реквизиты владельца (ФИО, дата рождения, серия и номер документа).
2. Вшивание вкладыша
   • Открыть трудовую книжку на последней заполненной странице раздела «Сведения о работе».
   • Вставить вкладыш так, чтобы его первая страница следовала сразу после последней записи.
   • Прошить книжку и вкладыш ниткой в местах, предусмотренных конструкцией (обычно два стежка по левому краю).
3. Нумерация записей во вкладыше
   • Нумерация продолжается без перерыва: если последняя запись в основной книжке имеет номер N, то первая запись во вкладыше получает номер N+1.
   • Номер записи указывается в колонке «№ п/п» (или «№») в соответствии с образцом заполнения.
4. Внесение записи
   • Заполняются все обязательные поля: дата приёма (или перевода, увольнения), название организации, должность, основание (приказ, договор и т.д.), подпись ответственного лица и печать организации.
   • Если запись касается перевода, в колонке «Перевод» указывают прежнюю и новую должность, дату перевода и основание.
5. Проверка и завершение
   • Убедиться, что все поля заполнены чётко, без исправлений и помарок.
   • При необходимости сделать заверяющую надпись «Вкладыш вшит» на внутренней стороне обложки трудовой книжки (не обязательно, но допускается по внутренним инструкциям организации).
   • Выдать трудовую книжку сотруднику под расписку.

Особенности внесения пропущенной записи после увольнения

Иногда работодатель обнаруживает, что запись о переводе сотрудника была пропущена, а запись об увольнении уже внесена. Согласно разъяснениям Роструда и практике применения Правил:

• Трудовой кодекс РФ и Порядок № 320н не требуют строгой хронологической последовательности записей.
• Поэтому пропущенную запись о переводе можно внести после последней имеющейся записи (в данном случае – после записи об увольнении), присвоив ей следующий порядковый номер.
• При этом важно указать реальную дату перехода и основание (приказ о переводе), даже если эта дата предшествует дате увольнения.

Что делать, если и вкладыш заполнен

Если после вшивания первого вкладыша все его страницы также заполнены, допускается:

1. Вшить второй вкладыш (и т.д.), продолжая нумерацию.
2. Либо оформить новую трудовую книжку, перенеся в неё все сведения из старой (в этом случае нумерация начинается заново, но в новой книжке делается отметка о переносе данных из предыдущей).

Выбор способа зависит от внутренних нормативных актов организации и предпочтений отдела кадров.

Пример заполнения записи во вкладыше

В данном примере последняя запись в основной книжке имела номер 11, поэтому во вкладыше нумерация начинается с 12.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли просто начать новую трудовую книжку, не вшивая вкладыш?

Нет. Начало новой книжки без сохранения прерывности стажа считается нарушением Правил ведения трудовых книжек и может повлечь отказ в признании периода работы для начисления пенсии.

Нужно ли ставить печать на вкладыш?

Печать ставится только на саму запись (в колонке «Основание»), а не на сам лист вкладыша. Вкладыш оформляется как часть трудовой книжки, поэтому отдельная печать не требуется.

Можно ли исправить ошибку в уже внесённой записи во вкладыше?

Да. Исправление производится согласно пункту 31 Правил: ошибочная запись зачёркивается одной линией, сверху пишется правильная информация, делается ссылка на исправление и подпись ответственного лица.

Где взять бланк для вкладыша?

Бланк можно распечатать из официального шаблона трудовой книжки (доступен на сайтах Минтруда, Роструда или в специализированных магазинах канцелярии). Главное – соблюсти формат и наличие всех requisites (серия, номер, ФИО).

Когда страницы трудовой книжки заканчиваются, закон не оставляет работодателя без выхода: достаточно оформить вкладыш, правильно пронумеровать его и продолжить внесение записей в общем порядке. Соблюдение установленной процедуры гарантирует сохранность трудового стажа, корректность пенсионных начислений и защищает как работника, так и работодателя от возможных споров и штрафов.

Следуйте представленной пошаговой инструкции, опирайтесь на нормативные акты и официальные разъяснения Роструда – и ваша трудовая книжка будет всегда актуальна и соответствовать требованиям законодательства.