В условиях современного кадрового и бухгалтерского учета вкладыши в трудовые книжки играют ключевую роль как дополнительный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника. С 2023 года введены новые бланки трудовых книжек и вкладышей, утвержденные Приказом Минфина России от № 55н, а с 2021 года — обновленный порядок ведения учета, установленный Приказом Минтруда России от № 320н. В 2026 году требования к учету, выдаче и оформлению вкладышей остались неизменными, но требуют повышенной внимательности со стороны кадровых служб.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку — это отдельный бланк, который выдается сотруднику в случае, когда все страницы основной трудовой книжки заполнены. Вкладыш является юридически равнозначным документом и прикрепляется к основной трудовой книжке с помощью специального штифта или скрепки. Он имеет ту же силу, что и сама трудовая книжка, и содержит записи о трудовой деятельности сотрудника, аналогичные тем, что вносятся в основной документ.

Вкладыш выдается только по заявлению работника и исключительно при наличии свободного места в основной трудовой книжке, менее 5 свободных строк для записи.

Формы и бланки вкладышей: актуальные требования 2026 года

С 1 января 2023 года в обращении находятся только новые бланки вкладышей, соответствующие требованиям Приказа Минфина № 55н. Бланки старого образца, выпущенные до 2023 года, считаются недействительными для выдачи новым сотрудникам, но могут использоваться для дополнения уже имеющихся трудовых книжек, если они были выданы до введения новых форм.

Новый бланк вкладыша имеет следующие характеристики:

• Формат А5 (148 × 210 мм)
• Водяные знаки и защитные элементы (голографические полосы, микротекст, цветные волокна)
• Уникальный серийный номер, присвоенный при производстве
• Содержит 10 страниц для записей о работе
• На обложке указано: «ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ»

Бланки вкладышей изготавливаются только уполномоченными предприятиями и поставляются работодателям через официальные каналы. Закупать бланки у частных лиц или непроверенных поставщиков запрещено — это нарушение законодательства и может повлечь штрафы.

Учет бланков вкладышей: приходно-расходная книга

Все бланки вкладышей, поступившие в организацию, подлежат обязательному учету в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Эта книга утверждена Приказом Минтруда России № 320н и является обязательной для всех работодателей, независимо от формы собственности.

Как вести приходно-расходную книгу?

1. Пронумеровать и прошить книгу — все страницы должны быть пронумерованы, прошиты нитками и скреплены печатью организации (если она есть).
2. Подписать руководителем — книга должна быть подписана генеральным директором (или иным уполномоченным лицом).
3. Вести учет построчно — каждая операция (поступление, выдача, списание) фиксируется в отдельной строке.

В книге указываются следующие реквизиты:

• Дата поступления/выдачи
• Серийный номер бланка
• Количество бланков
• Основание выдачи (заявление работника, номер приказа)
• ФИО получателя (если выдается вкладыш)
• Подпись ответственного лица

Пример записи в приходно-расходной книге:

Выдача вкладыша: пошаговая инструкция

Процедура выдачи вкладыша строго регламентирована. Ниже — пошаговая инструкция для кадровика:

1. Получение заявления от работника — сотрудник подает письменное заявление на выдачу вкладыша. Образец заявления можно скачать на сайте Минтруда или использовать унифицированную форму.
2. Проверка основной трудовой книжки — кадровик убеждается, что в книжке осталось менее 5 свободных строк для записи.
3. Оформление записи в книге учета — в приходно-расходной книге делается запись о выдаче бланка с указанием серийного номера и основания.
4. Выдача вкладыша работнику — вкладыш выдается под расписку в книге учета трудовых книжек и вкладышей (форма по Приложению № 3 к Приказу № 320н).
5. Оформление вкладыша — на первой странице вкладыша указываются ФИО, дата рождения, номер трудовой книжки, дата выдачи вкладыша и подпись ответственного лица.
6. Скрепление вкладыша с трудовой книжкой — вкладыш прикрепляется к трудовой книжке с помощью металлического штифта или специальной скрепки, не допускается склеивание или использование степлера.

Образец заявления на выдачу вкладыша

Заявление пишется в произвольной форме, но должно содержать:

• Наименование организации
• ФИО и должность работника
• Номер трудовой книжки
• Просьба о выдаче вкладыша
• Дата и подпись

Пример:

Заявление
Руководителю ООО «Светлый путь»
от Иванова Ивана Ивановича, инженер-технолог, трудовая книжка № 123456

Прошу выдать вкладыш в трудовую книжку, так как все страницы основной книжки заполнены.

Подпись: _____________
И.И. Иванов

Заполнение вкладыша: правила и ошибки

Заполнение вкладыша осуществляется по тем же правилам, что и основной трудовой книжки, согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда РФ от № 69).

Что указывается в вкладыше?

• На ьной странице, ФИО, дата рождения, номер трудовой книжки, дата выдачи вкладыша.
• В разделе «Сведения о работе» — все записи о приеме, переводе, увольнении, наградах, повышениях.
• Все записи должны быть сделаны чернилами черного цвета, разборчиво, без помарок и исправлений.
• Каждая запись заверяется печатью организации и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).

Частые ошибки при заполнении:

• Использование карандаша или цветных чернил, недопустимо.
• Отсутствие подписи и печати — запись считается недействительной.
• Неправильное указание номера трудовой книжки — вкладыш должен содержать номер основной книжки.
• Записи о работе, не подтвержденные приказами — такие записи не имеют юридической силы.

Отчет о наличии бланков вкладышей

По окончании каждого месяца ответственное лицо (как правило, кадровик или бухгалтер) обязано составить отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Этот отчет сдается в бухгалтерию для сверки с приходными ордерами и учетом расходов.

Отчет содержит:

• Начальное количество бланков на начало месяца
• Поступившие бланки (с указанием даты и номеров)
• Выданные бланки (с указанием ФИО работников)
• Остаток на конец месяца
• Сумма, полученная за выданные вкладыши (если организация взимает плату за выдачу — по внутреннему приказу)

Отчет подписывается ответственным лицом и руководителем кадровой службы. Форма отчета утверждается внутренним приказом организации и может быть оформлена в виде таблицы в Excel или Word.

Где купить бланки вкладышей в 2026 году?

Бланки вкладышей можно приобрести только у официальных поставщиков, имеющих лицензию на производство и поставку бланков строгой отчетности. Среди надежных поставщиков:

• ООО «Канцмир» — Москва, официальный партнер ФНС и Минтруда
• ООО «Бланк-Сервис» — Санкт-Петербург
• ФГУП «Гознак» — производитель бланков строгой отчетности

Заказ осуществляется через сайт поставщика с предоставлением:

• ИНН и ОГРН организации
• Копия приказа о назначении ответственного лица
• Заявка на поставку с указанием количества и серийных диапазонов

Поставка осуществляется с накладной и актом приема-передачи. Все бланки должны быть пронумерованы и иметь маркировку ФНС.

Ответственность за нарушения

Нарушение правил учета и выдачи бланков вкладышей влечет административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ — наложение штрафа:

• На должностное лицо — от 1 000 до 5 000 рублей
• На юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей

Также возможны проверки трудовой инспекции, которые могут привести к признанию трудовых записей недействительными, что влечет за собой пересчет стажа, пенсий и компенсаций работников.

Скачать бланки и образцы в 2026 году

Все актуальные формы документов, включая:

• Приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей
• Отчет о наличии бланков
• Заявление на выдачу вкладыша
• Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей

можно бесплатно скачать на официальных сайтах:

• Минтруд России
• КонсультантПлюс
• Моё дело
• Портал Бланки Онлайн

Все бланки представлены в форматах Word и PDF, с примерами заполнения и рекомендациями по использованию.

Важно!

Не используйте устаревшие формы 2020–2022 годов. С 2023 года все бланки должны соответствовать новому ГОСТу и иметь защитные элементы. Использование старых бланков — основание для признания трудовой книжки недействительной.

Бланки вкладышей в трудовые книжки — это не просто дополнительный лист бумаги, а юридически значимый документ, который напрямую влияет на права работника на пенсию, отпуск, компенсации и другие льготы. Правильный учет, своевременная выдача и безошибочное заполнение вкладышей — обязанность каждого работодателя. Соблюдение требований Приказа № 320н и Приказа Минфина № 55н позволит избежать штрафов, проверок и юридических рисков.

Рекомендуем ежеквартально проводить внутренний аудит учета трудовых книжек и вкладышей, а также обучать кадровых сотрудников новым правилам. Помните: точность в документах — залог стабильности и доверия в отношениях с работниками.